7.2.1. Система «малой автоматизации» документооборота

  Учитывая огромный документооборот и достаточно значительные сроки, необходимые для выполнения полной автоматизации деятельности образовательного учреждения, облегчения в работе особенно по составлению различных отчетов, учебных планов, составлению типовых приказов и т.п. можно добиться средствами «малой автоматизации» документооборота.
  «Малая автоматизация» документооборота предполагает централизованную подготовку шаблонов электронных документов и распространение их в электронном виде по e-mail, на дискетах по тем подразделениям и организациям, которые находятся в подчинении органов управления образования, куда должны «стекаться» отчетные материалы в электронном виде. Главное в этом достаточно простом подходе к упрощению системы сбора отчетов и подготовке итогового отчета - использование электронных шаблонов документов, разработанных одним центральным управляющим звеном. При подготовке электронных шаблонов документов необходимо очень тщательно продумать структуры необходимых документов и представить в электронном виде все формы отчетности для вышестоящих организаций, министерства образования для чего необходимо:
  - разработать шаблоны основного пакета документов;
  - подготовить электронные шаблоны документов;
  - сформировать пакет электронных шаблонов документов на каком- либо носителе информации, размножить по тем учреждениям, которые не имеют выхода в компьютерную сеть или передать по e-mail, разместить на сайте для доступа пользователям;
  - обучить правильному заполнению шаблонов и использованию документов общего доступа, заполнение и передачу документов обеспечить только в формате разработанного электронного шаблона;
  - выделить место на сервере для размещения документов и их шаблонов;
  - выделить технически оснащенную группу для ведения сбора и дальнейшей обработки информации.
  Рассмотренный подход к автоматизации подготовки и использования документов достаточно прост и не требует значительных затрат на его реализацию, значительно облегчает подготовку первичных документов и составление отчетов, но имеет существенные ограничения для повышения эффективности системы управления.