7.2.2. Информационная система управления учреждением
Информационной автоматизированной системой (ИАС) называется система управления, ориентированная на широкое и комплексное применение экономико-математических методов и технических средств сбора, обработки и передачи информации для решения информационных задач управления.
Информация - один из главных компонентов системы управления. Информация - это ценность, актив любого учреждения, она должна быть проанализирована на предмет достоверности, приоритета и прав доступа для использования. Информация может иметь коммерческую ценность, определять политику учреждения. Неоправданная задержка информации или желание ее засекретить в личных целях, поставить под жесткий централизованный контроль - все это осложняет работу отдельного учреждения и системы управления в целом. Доступ должен быть обеспечен к любой информации при соответствующем контроле приоритетов.
Главной целью структуры информационной автоматизированной системы управления является эффективное использование информации. Структура, препятствующая свободному течению информации, не обеспечит гибкости, эффективности развития и использования информационной аналитической системы в управлении образовательным (любым) учреждением.
При проектировании ИАС любого учреждения или системы управления ошибочно начинать разработку отдельных ее частей без анализа всего комплекса документооборота. Такой подход к разработке ИАС может привести к усложнению в управлении, еще большей путанице, увеличению трудоемкости выполнения разработок и снижению общей производительности работ (принцип «островной автоматизации» - разработка программ, не связанных единой логикой). От такой автоматизированной системы управления больше вреда, чем пользы.
Причинами внедрения автоматизированных систем управления жизнедеятельностью организации, учреждения, вуза, предприятия могут быть следующие:
1) сокращение различных бюрократических барьеров между подразделениями;
2) устранение необоснованного дублирования работ, выполняемых различными подразделениями одного учреждения;
3) уменьшение влияния заинтересованности отдельных личностей (руководителей подразделений) на ход выполнения каких-либо работ (принятия решений) в пользу своего подразделения, причем достаточно часто от такого вмешательства страдает результат общего дела;
4) устранение субъективистских, волюнтаристских решений со стороны отдельных руководителей подразделений и снижение отрицательного влияния такого стиля руководства на общий ход управления;
5) наконец, сокращение времени принятия решений или простое прохождение обычных дел без необоснованных задержек (оформление приказов, утверждение планов, рассмотрение и принятие заявок, различных справок, другое);
6) повышение квалификации персонала подразделений;
7) перераспределение кадров и профессиональная переориентация избыточной части персонала управления.
При разработке систем управления образовательными учреждениями выделяют следующие уровни автоматизации управления:
- автоматизация управления всей системой образования страны;
- автоматизация управления образовательными учреждениями области/района;
- автоматизация управления отдельным образовательным учреждением (школа).
Более подробно рассмотрим самый низкий 3-й уровень системы автоматизации управления.
ИАС школы позволяет решить следующие задачи:
1) обеспечить единое информационное пространство школы с учетом наиболее важных информационных потоков;
2) иметь возможность сосредоточить информацию обо всех сторонах образовательных, хозяйственных и других процессов в едином банке данных;
3) создать условия для быстрой обработки поступающей информации, ее отслеживания и дальнейшего анализа с помощью ЭВМ;
4) обеспечить возможность оперативного руководства образовательным процессом по результатам деятельности разных структур учреждения;
5) организовать ведение внутри школьного контроля и инспектирования деятельности как учреждения в целом, так и кадрового состава учреждения на основе анализа объективных данных.
Созданная и внедренная информационно-аналитическая система школы позволяет:
- администрации: вести управление по результатам деятельности; принимать эффективные управленческие решения; четко прослеживать динамику происходящих в школе изменений; объективно оценивать деятельность учителей, другого персонала школы; повысить уровень организации управленческого труда;
- учителям: управлять учебной деятельностью учеников; отслеживать результаты обучения и воспитания учеников; принимать обоснованные и целесообразные меры по повышению уровня обученности и качества знаний учеников; целенаправленно совершенствовать методическое мастерство педагогов и организаторов обучения; получать доступ к информации школы;
- представителям учредителя, методическим службам: получать информацию о деятельности школы и ее развитии; обсуждать итоги образовательного процесса, консультировать администрацию и учителей по конкретным объективным данным в вопросах принятия оперативных управленческих решений;
- ученикам и их родителям, представителям общественности: иметь доступ к информации о деятельности школы и результатах образовательного процесса; оказывать влияние на формирование образовательного спроса, развитие школы и качество обучения и воспитания.
В связи с тем, что ИАС оказывает влияние на все службы и подразделения, в интересах конкретного учреждения или органов управления совершенно необходимо, чтобы руководители всех подразделений были хорошо ознакомлены с основными возможностями, аспектами внедрения и эксплуатации ИАС.
При разработке и для успешного внедрения ИАС в школы необходимо выделить ряд важных моментов:
1) должна быть заинтересованность в реорганизации управления учреждением со стороны высшего руководства - директора, завуча;
2) необходимо провести предварительно анализ работы всех видов деятельности/отделений образовательного учреждения (административная, кадровая, информационно-методическая, учебная, воспитательная, хозяйственная, дополнительные виды деятельности школы);
3) определить основные задачи подразделений и выявить необходимые функции последних, изучить движение информационных потоков между всеми подразделениями ОУ, определить задачи статистической обработки информации, определить выходные формы всех основных документов;
4) разработать в соответствии с проведенным анализом и полученными результатами оптимизацию движения информационных потоков, их подчиненность (вертикаль) и соподчиненность (горизонталь). Именно этот этап работы над проектом дает массу информации для улучшения структуры управления учреждением;
5) представить результаты анализа работы учреждения 1-му ответственному лицу с предложениями возможной реструктуризации системы управления учреждения;
6) после получения принципиального согласия со стороны первого ответственного лица на необходимую реструктуризацию учреждения начинается этап разработки проекта ИАС.
Одной из самых серьезных ошибок, как показывает анализ литературы и ранее выполненных разрозненных работ по автоматизации делопроизводства, является решение автоматизировать процессы управления в рамках традиционно существующей организационной структуры управления/школы/другой организации, которая сложилась до появления компьютеров, и как правило, содержала много иерархий, отдельных несвязанных задач и специфических процедур связи. Именно поэтому разработка ЕДИНОГО проекта ИАС и его реализация должна быть одобрена и постоянно курируема одним из первых руководителей организации.
Организационная структура управления/учреждения должна дать четкое определение роли подразделений, их взаимосвязи и иерархию. Новая структура системы управления должна обеспечить отсутствие или устранение барьеров прохождения информации между различными подразделениями.
Анализ структур управления организации показывает, что удаление барьеров приводит к расширению конкретных рабочих заданий, причем процесс взаимодействий идет как по горизонтали, так и по вертикали, последнее приведет к перераспределению конкретных видов работ между различными подразделениям и уровнями управления. На рисунке 35 представлена в общем виде структура подчиненности подсистем управления объектов разного уровня.
Рисунок 35. Структура автоматизированной системы управления образовательным учреждением
Разработка хорошо продуманной целостной структуры ИАС повышает производительность труда и оперативность обмена информацией, а значит и оперативность принятия решений. Освоение работы информационноаналитической системы управления позволяет на порядок поднять качество и культуру управленческой деятельности, создать резервы любого учреждения и системы в целом для работы в режиме развития.
За последнее время накоплено значительное программное обеспечение для диагностики, анализа, организации образовательного процесса и делопроизводства в образовательных учреждениях. Критерием правильности выбора новой структуры управления организацией является соответствие результатов работы системы заданным целям.