§ 4.1.2.2.2. Организация и проведение презентаций
Эти широко используемые во всем мире формы работы со СМИ приобрели в последнее время особое значение в связи с развитием рыночных отношений в экономике и демократизацией общества. На таких встречах в полной мере проявляется умение менеджеров и специалистов по связям с общественностью преподнести достижения своего издательства, продемонстрировать выпускаемую книжную продукцию, представить новые, оригинальные проекты и наладить связи с прессой, спонсорами, банковскими структурами, торговыми посредниками.
Особое место в программе информационно-рекламного сопровождения издательского проекта занимает презентация выпускаемой книги. Обычно целью презентации является получение желаемого освещения в СМИ, ведущее к увеличению сбыта. В ходе таких мероприятий журналисты и редактора получают возможность познакомиться с автором и побольше узнать о самой книге. Все это попадает на страницы печати, публика читает и чаще посещает книжные магазины. Даже если проведенная презентация не привела к появлению отдельной статьи или не попала в колонку новостей, можно распространить о ней слух или устную молву и поддержать популярность автора.
Как правило, такие мероприятия организуются по поводу какого-либо примечательного события и служат для улучшения имиджа компании. В этом свете весьма показательным примером может служить презентация серии книг «Современные консалтинговые технологии», проведенная 20 апреля 2001 г. в Москве в Центральном Доме Литераторов.
Презентация как одна из форм практической реализации методов паблик рилейшнз имеет свои характерные черты.
Во-первых, на презентациях фигурирует информация, «материализованная» в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия, закона, премии, фестиваля и т.д. Презентуется то, что можно увидеть, потрогать или попробовать: в издательском бизнесе - это книга
Во-вторых, презентации чаще всего устраивают не только для журналистов, но и для потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих и т.п., которые должны воспринимать презентуемое не только через СМИ, но и непосредственно.
В-третьих, полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции и требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат.
Следует остановиться подробнее на организационных моментах проведения презентации книг.
Большое значение играет время проведения. Среди западных специалистов по паблик рилейшнз общепринятой считается следующая практика. Если необходимо, чтобы статья появилась в воскресных газетах, то не стоит проводить презентацию в понедельник (у большинства воскресных журналистов в этот день выходной). Во вторник - рановато, новость успеет устареть до следующего воскресенья. Что касается времени суток, то наиболее удобно проводить презентацию в обеденное время или во второй половине дня.
Необходимо пригласить соответствующих журналистов и обозревателей, статьи которых о проведенной презентации хотелось бы видеть. Важно проследить, чтобы запланированная акция не совпадала по времени с другим значимым событием в профессиональной среде.
Кого еще может заинтересовать мероприятие, посвященное книгам? Членов Парламента, «капитанов индустрии», телевизионных «личностей» - всех можно пригласить. Если есть известный человек, который хотел бы прийти, но не может, попросите его поддержать вас и прислать приветствие, которое вы могли бы зачитать. В то же время, российская практика показывает, что обычно 80-90% из числа приглашенных игнорируют запланированную акцию.
Приглашения следует рассылать заблаговременно (примерно за неделю до презентации), приложив к ним пресс-релиз с более подробной информацией о представляемом издании. Необходимо указать ответственных лиц и способы связи (телефон, факс, электронная почта).
В обязательном порядке необходимо составить список приглашенных (фамилии в алфавитном порядке). На входе оборудуется специальное место для аккредитации гостей. По возможности желательно иметь рядом компетентного человека, знающее в лицо всех приглашенных, чтобы не спрашивать у председателя крупной компании, как его зовут. Все сотрудники издательства или специально нанятого для этого PR-агентства должны иметь нагрудные карточки с именами и должностями. Дополнительное преимущество этого в том, что они станут меньше разговаривать друг с другом. Если ожидается визит VIP-персоны, то необходимо, чтобы ее кто-нибудь встретил и не давал скучать во время всего мероприятия. Даже очень известные люди часто чувствуют себя неуютно в незнакомом обществе.
Само собой разумеющимся следует считать приглашение фотографа, чтобы делать снимки гостей. Впоследствии эти фотографии можно будет разослать журналистам, которых не было на презентации, но которые хотели бы о ней написать. Стоит попытаться предложить фотографию какой-нибудь газете на правах первой публикации при условии, что она будет помещена на выигрышном месте. Фотографии являются не просто иллюстрациями к тексту, хорошая фотография с удачной подписью сама по себе может быть интересным газетным материалом. Посылая фотографии, следует снабдить их удачной надписью на обороте, это будет иметь решающее значение при решении о публикации снимка. Эту надпись стоит повторить в прилагаемом пресс-релизе.
Место проведения должно соответствовать представляемому изданию. Если тема презентации представляет интерес для определенной части прессы, следует выбрать место, куда журналистам было бы удобно добираться. Если же выбрано очень удачное и специфическое место проведения встречи, но до него трудно добраться, необходимо позаботиться о доставке приглашенных (например, заказать автобус, который в оговоренное время в условленном месте заберет приглашенных, а затем доставит их обратно).
Презентацию книжного проекта можно построить следующим образом:
1. Вступительное слово известного представителя издательского или профессионального сообщества.
2. Выступление автора с рассказом о книге и ее истории создания.
3. Выступление научного или главного редактора.
4. Выступление 2-3 представителей профессионального сообщества.
5. Вручение экземпляров презентуемой книги представителям библиотек и VIP-персонам.
6. Вопросы журналистов.
7. Вручение книг всем присутствующим.
8. Фуршет.
Для всех приглашенных, помимо экземпляров представляемых изданий, должны быть подготовлены информационные (пресс) папки, в которых содержится пресс-релиз и информация об издательском проекте. Также сюда можно включить документы о других проектах, развиваемых компанией-издателем.
После презентации следует позвонить журналистам, которые не смогли прийти, и предложить им фотографии и рассказ о проведенном мероприятии. Необходимо чтобы те, кто обещал написать статью о вышедшей книге, сделали это. Если не все журналисты считают, что мероприятие прошло гладко и раздумывают писать материал, то нужно постараться их уговорить.
Разумеется, после презентации проводится мониторинг СМИ для отслеживания отзывов о проекте. Сроки проведения и охват СМИ определяются целями организатора и масштабностью проекта, характером представляемой книги, а также интересом со стороны СМИ и общества.