§ 4.1.2.2.3. Проведение пресс-конференций и брифингов

  Другой важной формой практического использования методов и технологий паблик рилэйшнз в издательском бизнесе является проведение пресс-конференций и брифингов.
  Согласно классической точке зрения, «пресс-конференция - это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте».
  Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение «информации из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов. Некоторые специалисты выделяют в процессе подготовки и проведения пресс-конференции несколько этапов, каждый из которых имеет характерные особенности.
  В издательском мире на пресс-конференцию приглашаются журналисты соответствующих ведущих изданий, чтобы изложить им историю/версию развития событий. Пресс-конференции стоит проводить только тогда, когда есть значимый информационный повод. Если созвать пресс- конференцию и не сообщить на ней ничего нового, то в следующий раз журналисты станут настороженно относиться к подобным приглашениям.
  Для проведения пресс-конференции необходим ведущий, который будет координировать вопросы и следить, чтобы были затронуты все ключевые темы. Идеальными кандидатурами могут быть автор или редактор книги. Также можно пригласить человека, работающего в той же области, чье имя имеет значение само по себе. Если председательство на пресс-конференции свяжет его имя с темой, которой он занимается, он может сделать для издателя очень хорошую работу.
  Существуют несколько подходов к определению ключевых моментов при проведении специальных мероприятий: время, место, участники, приглашенные, программа и т.д.
  Например, А. Н. Чумиков в своей книге «Связи с общественностью» полагает, что в российских условиях лучшее время для проведения такого рода мероприятий можно определить следующим образом. В идеале лучшие дни - вторник, среда и четверг. Пятница плоха лишь тем, что если ваш материал не попал в субботние газеты, то следующий выпуск (вторничный, поскольку в воскресенье и понедельник газеты не выходят) он, скорее всего, тоже не попадет, так как «состарится». Иногда у понедельника наряду с известными минусами имеются свои плюсы: в условиях относительного информационного голода, образовавшегося за выходные дни, СМИ идут на информационные контакты в начале недели довольно охотно.
  Время проведения: если вы хотите увидеть материл о пресс-конференции в утренних газетах, начинайте пресс-конференцию в 11.00, 12.00 или максимум в 13.00; если вы ориентируетесь на телевидение, радио, еженедельники и ежемесячники, часы проведения пресс- конференции не имеют значения; если же у вас в руках действительно «горячая новость», проводите пресс-конференцию в любое время (утром, вечером, ночью, в субботу, воскресенье и т.д. - СМИ все равно соберутся), при промедлении новость «остынет».
  Оповещать СМИ следует предварительно за несколько дней. Распространение анонса менее чем за сутки до пресс-конференции приведет к сложностям с явкой журналистов. Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять вечером и ночью (когда каналы связи наиболее свободны) в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте. Не позднее чем за стуки до пресс-конференции целесообразно сделать контрольный обзвон СМИ по телефону для выяснения вопросов: Получено ли приглашение? Планируется ли явка? Не нужна ли какая-то дополнительная информация? Волне допустимо приглашать на пресс-конференцию людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблематике, это лишь поднимет статус пресс-конференции и увеличит выход материалов в СМИ.
  При проведении самой пресс-конференции следует придерживаться следующей схемы:
  • сбор журналистов и участников;
  • вступительное слово ведущего;
  • выступление участников с изложением своей позиции в отношении темы пресс-конференции;
  • вопросы журналистов.
  Проводить пресс-конференцию должен опытный специалист, способный вовремя отразить нежелательный вопрос и направить беседу в нужное русло. Как правило, этим занимается пресс- секретарь издательской компании или профессионал из PR-агентства.
  Еще одной распространенной формой взаимодействия специалиста по PR и журналиста является брифинг. От пресс-конференции он отличается меньшим масштабом, темой (здесь внимание уделяется более специализированным сюжетам), соответственно, продолжительностью проведения и количеством участников. Тем не менее, это не означает, что к организации брифинга следует подходить с меньшей ответственностью.
  Как и при проведении презентации, по окончании пресс-конференции и брифинга в обязательном порядке проводится мониторинг СМИ.