Делопроизводство в компании ООО Юнипродуктс СНГ

ООО ВлЮнипродуктс СНГВ» являются филиалом компании Uniproducts в Голландии. Филиал в России имеет свой завод в г. Москве и занимается производством и продажей продуктов питания, таких как маргарин, майонез и кетчуп, на территории г. Москвы и Российской Федерации.

В Москве компания существует с 1996 года и является крупным оптовым поставщиком с отличной репутацией. Наши клиенты: сеть супермакетов ВлСедьмой континентВ», ВлПерекрестокВ», сеть гипермаркетов ВлРамсторВ», ЗАО ВлТандерВ» (Краснодар), Торговый дом Элю (Нижний Новгород) и другие.

Являясь международной компанией, Uniproducts уделяет большое внимание качеству производимого товара. Качество товара тАУ это приоритет номер один. Это понятие включает в себя не только функциональные качества товара, но и вкус, содержание, легкость и удобство использования, что делает работу с нами тАУ удовольствием, а покупку наших продуктов тАУ радостью.

Постоянные маркетинговые исследования помогают нам постоянно быть в курсе нужд и пожеланий клиентов. В соответствии с этим мы изменяем, дополняем или создаем что-то новое и привлекательное, учитывая все вкусы различных слоев населения.

Имея большой опыт работы в международном бизнесе Uniproducts заработала репутацию компании, которая уважает интересы своих партнеров и своих сотрудников, и, поэтому, соблюдает, и требует соблюдать и от своих партнеров, все правила ведения честного, открытого бизнеса.

ООО тАЬЮнипродуктс СНГтАЭ имеет в своем штате 100 сотрудников и 6 отделов: отдел кадров (5 человек), Отдел продаж (40 человека), бухгалтерия (10 человек), Отдел информационных технологий (10 человек), маркетинг (20 человек), юридический отдел (11 человек), 2 водителя и 2 человека работающих на ресепшн.

Структура каждого из отделов примерно одинакова:

Пример: Структура отдела продаж (Менеджеры и сотрудники среднего звена):

На примере одного человека из каждого отдела рассмотрим его ежедневные обязанности, что покажет чем занимаются в том или ином подразделении компании.

1. ОтделтАУ продаж. Позиция тАУ Специалист по работе с клиентами (CSS).

Обязанности: поддерживать развитие компании в городе с помощью постоянного контроля настоящих дистрибьюторов, увеличивать объем продаж за счет внедрения новых клиентов в сотрудничество.

Постоянно быть в курсе количества и типов розничных и оптовых магазинов по тАЬпокрытиютАЭ на данной территории, что требуется для развития и роста вторичных продаж, также как и для достижения личных планов.

Резервировать заказы ключевых клиентов для поставки Дистрибьюторами. Помогать развиваться Дистрибьюторским сотрудникам приглашая их на тренинги и решая возникающие общие вопросы связанные с сотрудничеством с ООО тАЬЮнипродуктс СНГтАЭ.

Задачи и цели:

1. развивать и контролировать базу данных по клиентам,

2. устанавливать отношения с новыми Дистрибьюторами и развивать с существующими,

3. увеличивать вторичные продажи,

4. конролировать продажи на открытых рынках и в розничных магазинах,

5. Информировать о новостях компании с помощью отдела маркетинга существующих и новых клиентов,

6. Брать на себя проведение тренингов для представителей отдела продаж Дистрибьюторов.

2. ОтделтАУ бухгалтерия. Позиция тАУ Кассир-бухгалтер.

Обязанности:

Ø Ежедневные отчеты о проходящих наличных деньгах,

Ø Выплаты в соответствии с авансовыми отчетами сотркдников,

Ø Организация переправки денег из банка в оффис,

Ø Лимит-контроль выдачи денег,

Ø Координация работы кассиров на заводе,

Ø Заполнение банковских документов,

Ø Создание плана наличных денег для банка,

Ø Резервирование авансовых отчетов для региональных сотрудников,

Ø Обеспечивание получение наличных денег.

3. ОтделтАУ отдел кадров. Позиция тАУ Администратор отдела продаж.

Обязанности: Предоставлять требуемые бумаги, исполнять рекрутменские обязанности; обновлять, поддерживать и утверждать рабочие обязанности на той или иной позиции.

Основные задачи:

1. Проверка и ведение всей документации поступаемой от сотрудников компании (заявки на отпуск, работа с медицинскими страховками и больничными листами, расчет средств на командировки, обновление базы отпусков, подготовка статистических форм требуемых законом РФ);

2. Вести процесс рекрутмента (объявления о вакансиях, проведение интервью, предложения работы, проверка резюме, а также проверка всех счетов от рекрутменских компаний);

3. Поддерживать контакты с агенствами по подбору персонала, университетами, всеми сотрудниками компании.

4. ОтделтАУ юридический отдел. Позиция тАУ юрист.

Обязанности:

Ø Обеспечивать юридическую поддержку сотрудникам компании (проверка контрактов, проверка наличия необходимых юридических докуменктов при подписании новых контрактов с Дистрибьюторами, юридическая помощь в деятельности специалистов по работе с клиентами);

Ø Помощь в разрешении вопросов в рекламных, маркетинговых правах и правах покупателей;

Ø Предоставление необходимых документов, касательно юридических корпоративных вопросов;

Ø Проведение восстановления долгов (составление требований, открытие судебных исков);

Ø Помощь в тяжбе других типах дел (гражданских, трудовых и т. д.)

5. ОтделтАУ отдел информационных технологий. Позиция тАУ Старший IT менеджер.

Обязанности:

Ø Координация работы пресональных компьютеров (антивирусные и защитные программы, обновление сайта, координация работы e-mail почты) компании и телефонной связи;

Ø Проверка инвентаря компании (закупка/обновление аппаратных средств ЭВМ, программного обеспечения и т. п.);

Ø работа и поддержка с обслуживанием, обеспеченное сетями компании;

Ø планирование бюджета для отдела.

6. ОтделтАУ маркетинг. Позиция тАУ Брэнд - менеджер.

Обязанности:

Ø Анализ рынка потребителей и выявление потенциальных направлений развития брэнда компании;

Ø Исследование покупательского спроса, покупателей, их желаний и пристрастий;

Ø На основе анализа тАУ изобретение и реализация/развитие новых брэндов, улучшение старых;

Ø ВлПродвижениеВ» товара на рынок, проведение рекламный кампаний.

ООО тАЬЮнипродуктс СНГтАЭ Утверждаю

Ген. Директор

Номенклатура дел

На 2001 г. ____________И.А. Сопин

____№__________

г. Москва

Индекс Дела	Наименование дела	Срок хранения	Количество томов	Примечание
	01 Отдел кадров
01 тАУ 01 01 тАУ 02	Личные дела сотрудников Кадровые приказы	2 года после увольнения постоянно	2 2
	02 Юридич. отдел
02 тАУ 01 02 тАУ 02 02 тАУ 03	Устав Пакеты документов дистрибьюторов Учредительные документы (налоговые справки, постановления и т.д.)	Постоянно 2-3 года после уведомления о расторжении постоянно	1 3 2
	03 Отдел продаж
03 - 01	Помесячные отчеты результатов продаж	постоянно	2
	04 Отдел маркетинга
04 тАУ 01 04 тАУ 02	Ежегодные исследования рынка потребителей Информация о конкурентах	постоянно постоянно	2 1
	05 Бухгалтерия
05 тАУ 01 05 - 02	Отчетные документы (на списание) Счета, платежки	5 лет 5 лет	3 5
	06 Отдел IT
06 - 01	Копии счетов и договоров на покупку оборудования, зап. частей и т.п.	3 года	2

Документооборот за 2001 год.

Расчет документов проходящих через каждый отдел в среднем в день:

Бухгалтерия:

Входящие письма тАУ 45, исходящие тАУ 30, счета тАУ 65, платежные документы тАУ 30, факсы тАУ 5, договора тАУ 20;

Отдел продаж:

Входящие письма тАУ 50, исходящие тАУ 25, факсы тАУ 20, оригиналы контрактов тАУ 5, акты тАУ 6, счета тАУ 20;

Юридический отдел:

Входящие письма тАУ 20, исходящие тАУ 10, налоговые документы тАУ 5, пакеты документов с Дистрибьюторами тАУ 15, нотариальные документы тАУ 15;

Отдел IT:

Входящие письма тАУ 5, исходящие тАУ 5, информационные факсы тАУ 5, счета на оплату тАУ 13, факсы - 3;

Отдел Маркетинга:

Входящие письма тАУ 30, исходящие тАУ 15, факсы тАУ 10, рекламные буклеты тАУ 15, договора с рекламными, издательскими и др. компаниями тАУ 5, акты по оказанию услуг или накладные на товар тАУ 10

Отдел кадров:

Входящие письма тАУ 25, исходящие тАУ 20, резюме тАУ 5, Личные дела сотрудников тАУ 6, Информационные письма/факсы и договора с образовательными, тренинговыми, рекламными, издательскими, страховыми и др. организациями - 10, Приказы по л/с тАУ 3.

Итого в среднем в день в компании: 571

Итого документооборот в среднем в год: 571 x 24 x 12 = 164 448

Содержание:

1. Описание компании ООО тАЬЮнипродуктс СНГтАЭ тАжтАжтАжтАжтАж.стр.1

2. Схема компани .тАжтАжтАжтАжтАжстр.2

3. Обязанности сотрудников компании тАжтАжтАжтАжтАж стр.3

4. Должностная инструкция тАжтАжтАж.стр.5

5. Номенклатура дел тАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжстр.7

6. Документооборот за 2001 г. тАжтАжтАжтАжстр.8

7. Формы документов компании тАжтАжтАжтАж.стр.9

Российский Новый Университет

Дисциплина: Делопроизводство