РЖНФОРМАЦРЖЙНА СИСТЕМА ОБЛРЖКУ РЖ АНАЛРЖЗУ РОЗРАХУНКРЖВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ РЖ ПРЖДРЯДНИКАМИ (на прикладi ПП Бiомед)
Мiнiстерство освiти i науки Украiни
Тернопiльська академiя народного господарства
РЖнститут комптАЩютерних iнформацiйних технологiй
Кафедра моделювання та оптимiзацii економiчних систем i процесiв
РЖНФОРМАЦРЖЙНА СИСТЕМА ОБЛРЖКУ РЖ АНАЛРЖЗУ РОЗРАХУНКРЖВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ РЖ ПРЖДРЯДНИКАМИ
(на прикладi ПП ВлБiомедВ»)
Дипломний проект
Спецiальнiсть 7.050207 "РЖнформацiйнi системи в менеджментi"
студент групи РЖСМ-51 ________ Г. Конiв
Керiвник к.т.н.,
доцент ________ РЖ. Бiлоусов
Зав. кафедри МОЕСП
К.е.н., доцент ________ Г. Гладiй
2000
АНОТАЦРЖЯ
дипломного проекту Конiва Григорiя Борисовича
"РЖнформацiйна система облiку i аналiзу розрахункiв з постачальниками i пiдрядниками"
(на прикладi ПП тАЬБiомедтАЭ)
ТАНГ, IКIТ, кафедра РЖРЖТ, група IСМ- 51, 2000 рiк.
Обсяг дипломного проекту 104 сторiнки.
В даному дипломному проектi проведено дослiдження процесу облiку i аналiзу розрахункiв з постачальниками i пiдрядниками. Наведено модель системи та ii детальний опис, розроблено та використано математичне та iнформацiйне забезпечення. Здiйснено програмну реалiзацiю спроектованоi системи.
Результати даного дипломного проекту можуть бути застосованi як на пiдприiмствах, що займаються медикаментами, так i на пiдприiмствах iншого профiлю.
ANNOTATION
degree project of Konev Gregory Borysovych
"The information system of account and analysis of accounts with the suppliers"
(on an example of the private enterprise тАЬBiomedтАЭ)
TANE, ICIТ, Department IIT, group ISM- 51, 2000.
Volume of degree project 104 of pages.
In the given degree project the research of methods of account and analysis of accounts with the suppliers. The model of system model and it's detail description is given, mathematical and dataware have been designed and used. Programmed realization system was designed.
Results of given degree project can be aplied as at the enterprises occupied medical preparations, and at the enterprises of other structure.
Змiст
Вступ............................................. 6
1. Аналiз потреб ПП тАЬБiомедтАЭ в створеннi КРЖС облiку i аналiзу розрахункiв з постачальниками i пiдрядниками...................... 7
1.1. Характеристика ПП тАЬБiомедтАЭ i опис дiючоi системи облiку розрахункiв з постачальниками i пiдрядниками...................... 7
1.2 РЖснуючi шляхи розвтАЩязку задачi облiку розрахункiв з постачальниками i пiдрядниками..................................... 13
1.3 Постановка задачi на проектування............... 14
2. Розробка загальносистемних рiшень................ 16
2.1 Загальна структура розроблюваноi системи........ 16
2.2 Математично-алгоритмiчне забезпечення.......... 20
2.3 РЖнформацiйне забезпечення..................... 26
3. Програмно-технiчна реалiзацiя системи.............. 42
3.1. Структура програмного забезпечення............ 42
3.2. Розробка програмних модулiв.................. 53
3.3 Практична реалiзацiя системи................... 55
Висновки......................................... 63
Лiтература....................................... 65
Додаток 1........................................ 67
Додаток 2........................................ 68
Додаток 3........................................ 69
Додаток 4........................................ 70
Додаток 5........................................ 71
Додаток 6........................................ 72
Додаток 7........................................ 73
Додаток 8........................................ 76
Додаток 9........................................ 77
Додаток 10....................................... 78
Додаток 11....................................... 79
Додаток 12....................................... 80
Додаток 13....................................... 81
Додаток 14....................................... 82
Додаток 15....................................... 83
Додаток 16....................................... 84
Додаток 17....................................... 85
Додаток 18....................................... 86
Додаток 19....................................... 87
Додаток 20....................................... 88
Додаток 21....................................... 90
Додаток 22....................................... 91
Додаток 23....................................... 95
Додаток 24тАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж.99
Додаток 25тАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж.100
Додаток 26тАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж.101
Додаток 27тАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж.102
Додаток 28тАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж.103
Додаток 29тАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж.104
Додаток 30тАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж.105
ВСТУП
На сучасному етапi розвитку народного господарства проходить подальше вдосконалення управлiнськоi дiяльностi пiдприiмств. Змiни, якi проходять в економiцi Украiни, потребують пiдвищення ефективностi та якостi управлiнськоi працi. Це викликано всезростаючим науково-технiчним прогресом, впровадженням на промислових пiдприiмствах досягнень науки i технiки.
Завданням переддипломноi практики i ознайомлення iз структурою приватного пiдприiмства тАЬБiомедтАЭ, оцiнка комплексу технiчних i програмних засобiв, аналiз технологii збору, обробки та передачi iнформацii, а також виявлення недолiкiв у функцiонуваннi системи облiку розрахункiв з постачальниками i пiдрядниками.
Метою практики i удосконалення iснуючоi в приватному пiдприiмствi тАЬБiомедтАЭ системи облiку розрахункiв з постачальниками i пiдрядниками та насичення ii елементами аналiзу i контролю. Це допоможе ефективнiше управляти пiдприiмством, приймати вiдповiднi рiшення на рiзних рiвнях управлiння та, як наслiдок, забезпечить отримання очiкуваного прибутку.
1 АНАЛРЖЗ ПОТРЕБ ПП тАЬБРЖОМЕДтАЭ В СТВОРЕННРЖ КРЖС ОБЛРЖКУ РЖ АНАЛРЖЗУ РОЗРАХУНКРЖВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ РЖ ПРЖДРЯДНИКАМИПриватне пiдприiмство тАЬБiомедтАЭ засноване у 1994 роцi (фактично дii з жовтня 1998 року) для здiйснення господарськоi дiяльностi, скерованоi на виконання для обтАЩiднань, пiдприiмств, виробничих колективiв та громадян, послуг та робiт у вирiшеннi медичних, медико-бiологiчних, науково-технiчних, виробничих та соцiальних проблем, а також з метою одержання прибуткiв вiд основних видiв дiяльностi.
В своiй дiяльностi пiдприiмство керуiться Законами Украiни тАЬПро пiдприiмництвотАЭ, тАЬПро пiдприiмства УкраiнитАЭ, та iншими актами та нормативами з врахуванням особливостей, що передбаченi в статутi пiдприiмства.
Предметом дiяльностi пiдприiмства i:
- проведення фундаментальних наукових дослiджень в областi медицини та створення для цих цiлей вiдповiдноi апаратури;
- розробка i реалiзацiя програмних засобiв обчислювальноi технiки, в тому числi iх адаптацiя до проблем дiагностики та лiкування;
- розробка, виготовлення, i впровадження програмно-апаратних медичних систем, включаючи поставку та сервiсне обслуговування;
- навчання користувачiв для роботи з програмно-апаратними медичними системами;
- виконання iнформацiйно-обчислювальних послуг;
- проведення маркетингових дослiджень в областi медицини;
- виконання науково-методичноi i рекламноi дiяльностi, в тому числi видавничоi дiяльностi в сферi медико-бiологiчних технологiй, промислового виробництва медичноi апаратури та лiкарських засобiв;
- навчання, пiдготовка кадрiв та пiдвищення квалiфiкацii в галузi медицини;
- органiзацiя i проведення виставок, семiнарiв, конкурсiв, конференцiй по питаннях дослiдження, розробки i використання апаратних i програмних засобiв в галузi медицини та бiологii;
- розробка i впровадження заходiв, виготовлення приладдя, iнструментiв та пристроiв, скерованих на охорону працi, навколишнього середовища та оздоровлення населення;
- надання посередницьких послуг з основних видiв дiяльностi;
- надання медичноi допомоги та послуг;
- видавництво газет, журналiв, бюлетнiв, бланкiв медичноi документацii, методичних розробок, арактичних рекомендацiй, iонографiй, довiдникiв, книг, пiдручникiв в галузi бiологii i медицини;
- здiйснення внутрiшнiх i мiжнародних перевезень автомобiльним транспортом;
- здiйснення роздрiбноi торгiвлi лiкарськими засобами та медикаментами.
Структуру пiдприiмства зображено в до
д
ат
ку
1.
На даний момент основним видом дiяльностi пiдприiмства i роздрiбна торгiвля медикаментами. Це передбачаi, зокрема, ведення бухгалтерського облiку.
На пiдприiмствi вже автоматизовано задачi бухгалтерського облiку тАЬСкладтАЭ та тАЬРеалiзацiя товарутАЭ. Це здiйснено засобами СУБД Microsoft Visual FoxPro 5.0. Для цього на пiдприiмствi i такi технiчнi засоби:
- комптАЩютер на базi процесора Pentium з тактовою частотою 133 мегагерца, оперативною памяттю в 32 мегабайта, жорстким диском обтАЩiмом 3,2 гiгабайта, монiтором 14тАЭ SVGA з роздiльною здатнiстю 800х600 пiкселiв;
- принтер Hewlett Packard DeskJet 400.
Задача тАЬОблiк розрахункiв з постачальниками i пiдрядникамитАЭ вирiшуiться на пiдприiмствi у торговому вiддiлi i не i автомвтизована. Призначення задачi тАУ видача фiнансовоi iнформацii про дiяльнiсть пiдприiмства i формування звiтних документiв.
Порядок облiку товарообороту на пiдприiмствах роздрiбноi торгiвлi наступний. Товари вiд мiсця виробництва до роздрiбноi торговельноi органiзацii доставляi оптова торгiвля. Роздрiбна органiзацiя реалiзуюi товари безпосередньо споживачам. Товари поступають до магазинiв (або роздрiбних торговельних органiзацiй) у порядку децентралiзованих закупок самого магазину. Деякi товари надходять з мiсць виробництва безпосередньо у роздрiбну торговельну мережу, обминаючи оптову ланку. Через оптовi ланки проходять товари, що потребують комплектування iх у широкий торговельний асортимент, необхiдний для безперебiйного i рiвномiрного постачання роздрiбних торговельних пiдприiмств. Облiк розрахункiв з постачальниками ведеться на рахунку № 60 тАЬРозрахунки з постачальниками i пiдрядникамитАЭ. Оприбуткування товарiв вiд постачальникiв оформляiться записом в дебетi рахунка № 41 тАЬТоваритАЭ (субрахунок 01 чи 02) та в кредитi рахунка № 60 тАЬРозрахунки з постачальниками i пiдрядникамитАЭ. При оплатi рахунка робиться запис в дебетi рахунка № 60 тАЬРозрахунки з постачальниками i пiдрядникамитАЭ та в кредитi рахунка № 52 тАЬВалютний рахуноктАЭ, або № 51 тАЬРозрахунковий рахуноктАЭ, або № 66 тАЬВекселi виданiтАЭ. Оприбуткування товарiв оформляiться по цiнах реалiзацii [].
Окрiм вищенаведених бухгалтерських проводок, якi i найчисленiшими у пiдприiмствi роздрiбноi торгiвлi, можливi i наступнi варiанти: кредит рахунка № 60 тАУ дебет рахунка № 03, 05, 06, 07, 08, 12, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 50, 55, 61, 62, 63, 78, 79, 84, 87, 93, 96, дебет рахунка № 60 тАУ кредит рахунка № 42, 46, 49, 50, 52, 55, 61, 62, 66, 68, 76, 78, 90, 93, 96.
Отже, облiк розрахункiв з постачальниками i пiдрядниками стосуiться бухгалтерських операцiй з рахунком № 60. Практично задача вирiшуiться шляхом виконання наступних дiй.
На першому етапi ведеться облiк надходження товарiв i облiк оплати. Облiк надходження товарiв здiйснюiться на основi розхiдних накладних, якi надаi постачальник, шляхом записiв в журналi операцiй вiдповiдних бухгалтерських проведень, що вiдображаiться по кредиту рахунка № 60. Проведення мiстить данi про вiдповiдного партнера, суму (в якостi якоi вказуiться загальна сума в розхiднiй накладнiй) i дату здiйснення операцii. При облiку оплати рахунка вхiдними документами служать платiжнi доручення, одержанi з банку як документи, що засвiдчують здiйснення оплати. В журналi операцiй робляться записи, змiст яких i протилежний записам при оприбуткуваннi товарiв. Надходження грошей фiксуiться на дебетi рахунка № 60. При цьому проведення також мiстить iнформацiю про партнера, суму, яку проплачено i дату здiйснення операцii.
Другий етап включаi в себе формування звiтних документiв, а саме: оборотно-сальдовоi вiдомостi i журналу-ордеру. Вони формуються на основi журналу операцiй. Оборотно-сальдова вiдомiсть мiстить iнформацiю про сальдо (залишок) на рахунку № 60 на початок i кiнець мiсяця по дебету, кредиту, та згорнуте. Журнал-ордер мiстить iнформацiю про суми обороту по дебету i кредиту рахунку № 60 в розрiзi рахункiв, i загальнi суми обороту по дебету i кредиту.
Технологiчна схема процесу вирiшення задачi облiку з постачальниками наведена в
до
д
ат
к
у 2.
Рiшення даноi задачi вимагаi аналiзу великоi кiлькостi паперовоi iнформацii i включаi в себе видачу рiзноманiтних звiтiв. При цьому дуже висока ймовiрнiсть допущення помилки, яку важко вiдшукати. Це вимагаi надзвичайних витрат робочого часу та ручноi працi, що не може забезпечити високоi продуктивностi. До того ж, ручна обробка iнформацii у вирiшеннi задач такого типу i морально застарiлим пiдходом.
Тому доцiльно реалiзувати задачу облiку розрахункiв з постачальниками i пiдрядниками на ЕОМ, щоб спростити та прискорити ii розвтАЩязання.
1.2 РЖснуючi шляхи розв
тАЩязку задачi облiку розрахункiв з постачальниками i пiдрядниками
Оскiльки методика бухгалтерського облiку iдина i стандартизована, вибiр шляху розвтАЩязку даноi задачi зводиться до вибору програмного середовища, в якому доцiльнiше ii розвтАЩязувати. Тут можливi два альтернативнi напрямки тАУ встановлення готовоi спецiалiзованоi бухгалтерськоi системи i розробка власноi. З спецiалiзованих систем можна видiлити росiйський тАЬ1СтАЭ та вiтчизняний тАЬX-DoorтАЭ Запорiзькоi фiрми тАЬSoftTaxiтАЭ. Цi обидва пакети i досить потужними i гнучкими (особливо тАЬ1СтАЭ). Зокрема, одним iз шляхiв вирiшення проблеми мiг би бути вибiр компонента тАЬ1СтАЭ тАУ тАЬ1С: БухгалтерiятАЭ, який можна додатково налаштувати на виконання деяких функцiй оперативного облiку. Але на сьогоднi всi спецiалiзованi системи, якi вартi уваги, мають один суттiвий недолiк тАУ вiдносно високу вартiсть (в першу чергу це стосуiться дрiбних пiдприiмств). Очевидно, що якщо пiдприiмство маi на метi одержання прибутку, то так чи iнакше всi управлiнськi рiшення повиннi бути економiчно обгрунтованими. А для обгрунтування такого рiшення, як вибiр системи комптАЩютеризованого облiку повиннi враховуватись такi фактори, як економiчна ефективнiсть та цiна системи, i на основi аналiзу цих факторiв вже повинен робитись висновок про доцiльнiсть тiii чи iншоi системи [].
З огляду на те, що приватне пiдприiмство тАЬБiомедтАЭ не i великим пiдприiмством, займаiться одним видом дiяльностi i маi порiвняно просту структуру, (поки що), зараз воно не маi потреби у великiй i дорогiй системi. Адже, наприклад, лише один компонент системи тАЬ1СтАЭ тАЬ1С: БухгалтерiятАЭ (на момент написання проекту) коштуi 1309 грн. (245 у.о.), а мережева версiя тАУ 5200 грн. (972 у.о.). Очевидно, що придбання фiрмою такого пакету не i оптимальним шляхом.
Як ще один спосiб вирiшення проблеми може бути вибiр нелегальних копiй програмного забезпечення, якi значно дешевшi за оригiнал. Це i на даний час досить поширеним, але цьому способу притаманнi своi недолiки. Один з них полягаi в слiдуючому. Метою впровадження на пiдприiмствi автоматизованого бухгалтерського облiку i поступовий перехiд на повнiстю комптАЩютеризовану систему i замiна нею iснуючоi паперовоi системи. Це дасть змогу оперативно одержувати рiзноманiтнi звiти про дiяльнiсть фiрми, як в розрiзах, зручних для аналiзу, так i документiв, що являються необхiдними звiтними документами, навiть баланс всього пiдприiмства. А як вiдомо, для того, щоб така система працювала на пiдприiмствi, вона повинна бути лiцензована. Звiсно, лiцензування нелегальних копiй програмних продуктiв (наприклад, тАЬ1СтАЭ) неможливе. Отже, окрiм iнших аспектiв, використання нелегального програмного забезпечення для автоматизацii бухгалтерського облiку не i прийнятним ще й тому, що це не дасть можливостi для розвитку системи в майбутньому [].
Вагомим аргументом на користь створення власноi системи (наприклад, засобами Visual FoxPro) також i те, що в такiй системi можна передбачити всi тонкощi i особливостi, якi повтАЩязанi з торгiвлею медикаментами, для здiйснення оперативного облiку i елементiв аналiзу.
Щодо вибору конкретного iнструментарiю для створення системи, вiн цiлком виправдано падаi на Microsoft Visual FoxPro, оскiльки на пiдприiмствi на даний момент вже працюють двi системи облiку (тАЬСкладтАЭ та тАЬРеалiзацiя товарутАЭ), якi створенi на основi цiii СУБД. Це створить можливостi для iнтеграцii всiх компонентiв в iдину систему, модернiзацii iснуючих та створення нових компонентiв по мiрi розвитку пiдприiмства.
2 РОЗРОБКА ЗАГАЛЬНОСИСТЕМНИХ РРЖШЕНЬ
2.1
Загальна структура розроблюваноi системи
Для розгляду структури розроблюваноi системи облiку i аналiзу розрахункiв з постачальниками та взаiмозвтАЩязку iз зовнiшнiми обтАЩiктами зручно представити систему у виглядi DFD-дiаграм. В дода
тку 3 подано контекст-дiаграму розроблюваноi системи, яка вiдображаi звтАЩязки з зовнiшнiми обтАЩiктами i визначаi вхiднi та вихiднi потоки iнформацii []. Для даноi системи можна умовно видiлити три зовнiшнi обтАЩiкти: постачальники, банк i бухгалтерiя пiдприiмства. На вхiд системи вiд постачальникiв надходять розхiднi накладнi, а з банку тАУ проплаченi платiжнi доручення. В процесi роботи системи формуються наступнi результатнi документи:
- оборотнi вiдомостi;
- узагальненi оборотнi вiдомостi;
- сальдовi вiдомостi;
- узагальненi сальдовi вiдомостi;
- журнал-ордер;
- акт звiрки.
Всi цi документи надходять до бухгалтерii пiдприiмства для здiйснення оперативного, синтетичного облiку, проведення аналiзу тощо.
За допомогою дiаграми 1-го рiвня, яку подано в додатку 4, проведено декомпозицiю системи на окремi процеси. В результатi можна видiлити наступнi процеси:
- ведення журналу операцiй (процес 1);
- формування результатних документiв (процес 2);
- друк i передача результатних документiв (процес 3).
Для процесу 1 тАЬВедення журналу операцiйтАЭ вхiдними i данi, отриманi з розхiдних накладних, що надходять вiд постачальника i данi, отриманi з проплачених платiжних доручень, якi надходять з банку. В результатi ведення журналу операцiй утворюються данi про операцii, якi i вхiдними для процесу 2 тАЬФормуванння результатних документiвтАЭ. Цей процес також використовуi вхiднi данi для процесу 1 для звiрки i виявлення помилок. На виходi процесу 2 формуються в електронному виглядi тi ж самi документи, якi будуть вихiдними документами для всiii системи. За допомогою процесу 3 цi документи роздруковуються i передаються в бухгалтерiю пiдприiмства.
Розглянемо детальнiше процес 1 тАЬВедення журналу операцiйтАЭ за допомогою дiаграми другого рiвня, що наведена в до
датку 5. Даний процес складаiться з наступних дрiбнiших процесiв:
- ввiд i контроль iнформацii (процес 1.1);
- запис на магнiтний носiй (процес 1.2);
- звiрка i корекцiя БД (процес 1.3).
РЖнформацiя з розхiдних накладних i платiжних доручень i вхiдною для процесiв 1.1 тАЬВвiд i контроль iнформацiiтАЭ та 1.3 тАЬЗвiрка i корекцiя БДтАЭ. Пiсля процесу 1.1 введена iнформацiя про операцii записуiться на магнiтний носiй (вiнчестер) в файл операцiй. Записана iнформацiя використовуiться в процесi 1.3 при звiрцi i корекцii БД. На виходi процесу 1.3 (i всього процесу 1) тАУ данi про операцii.
Деталiзацiя процесу 2 тАЬФормування результатних документiвтАЭ за допомогою дiаграми другого рiвня наведена в додатку 6.
В результатi декомпозицii даного процесу одержуiмо наступнi дрiбнiшi процеси:
- формування оборотних вiдомостей (процес 2.1);
- формування узагальнених оборотних вiдомостей (процес 2.2);
- формування сальдових вiдомостей (процес 2.3);
- формування узагальнених сальдових вiдомостей (процес 2.4);
- формування журнала-ордера (процес 2.5);
- формування акту звiрки (процес 2.6).
Данi про операцii i вхiдними для процесiв 2.1, 2.3, 2.5 та 2.6, на виходi яких формуються вiдповiдно оборотнi вiдомостi, сальдовi вiдомостi, журнал-ордер та акт звiрки. Оборотнi i сальдовi вiдомостi i вхiдними даними вiдповiдно для процесiв 2.2 та 2.4, в яких формуються узагальненi вiдомостi.
Процес 3 тАЬДрук i передача результатних документiвтАЭ не вимагаi деталiзацii.
Для висвiтлення технологii рiшення даноi задачi у системi, що проектуiться i для порiвняння ii з iснуючою технологiiю, систему зручно представити у виглядi техпроцесу, який зображено в додатку 7. При оприбуткуваннi товару данi з накладних вводяться в памтАЩять ЕОМ. В процесi введення даних iдбуваiться iх перевiрка на правильнiсть, повiдомлення про помилки (якщо вони виявленi) виводяться на екран монiтора, i процедура вводу повторюiться. Пiсля того, як данi введенi i перевiренi, вони записуються на жорсткий диск ЕОМ в наступнi файли: тАЬЖурнал операцiйтАЭ, тАЬПартнертАЭ та тАЬТовартАЭ.
Аналогiчно здiйснюiться ввiд даних з платiжних доручень i корекцiя помилок при оплатi рахунку. В цьому випадку данi записуються на жорсткий диск ЕОМ у файли тАЬЖурнал операцiйтАЭ i тАЬПлатiжнi дорученнятАЭ.
В результатi наступних етапiв формуються результатнi документи, для чого використовуiться iнформацiя з файлу тАЬЖурнал операцiйтАЭ. Це етапи: тАЬФормування журнала-ордератАЭ, тАЬФормування оборотно-сальдових вiдомостейтАЭ i тАЬАналiз оплати i оприбуткуваннятАЭ.
При роботi система використовуi ряд показникiв, якi зручно представити у виглядi таблиць, видiливши реквiзити-основи i реквiзити-ознаки (див. таблицю 1 i таблицю 2).
Таблиця 1. Реквiзити-основи
| Показник | Назва реквiзиту | Позначення у файлi |
| R1 | Сальдо дебетове на початок мiсяця | SDP |
| R2 | Сальдо дебетове на кiнець мiсяця | SDK |
| R3 | Сальдо кредитове на початок мiсяця | SKP |
| R4 | Сальдо кредитове на кiнець мiсяця | SKK |
| R5 | Дебетовий оборот | OD |
| R6 | Кредитовий оборот | OK |
| R7 | Загальний дебетовий оборот | ZOD |
| R8 | Загальний кредитовий оборот | ZOK |
| R9 | Сума операцii | O |
| R10 | Сума операцiй | SO |
| R11 | Сума операцiй по дебету | SOD |
| R12 | Сума операцiй по кредиту | SOK |
| W1 | Сума | S |
| W2 | Загальна сума | SS |
| V1 | Кiлькiсть | K |
| V2 | Цiна | P |
| V3 | Проплачена сума | PS |
Таблиця 2. Реквiзити-ознаки
| Показник | Назва реквiзиту | Позначення у файлi |
| P1 | Товар | I |
| P2 | Постачальник | J |
| P3 | Дата | D |
| P4 | Номер накладноi | N |
| P5 | Дебетовий рахунок | RD |
| P6 | Кредитовий рахунок | RK |
| P7 | Дебет рахунка № 60 | RRD |
| P8 | Кредит рахунка № 60 | RRK |
| P9 | Мiсяць | M |
| P10 | Дата початку мiсяця | DP |
| P11 | Дата кiнця мiсяця | DK |
| P12 | Дата оплати | Z |
Граф взаiмозвтАЩязку показникiв зображений в додатку 8.
Розглянемо кожен з використовуваних в системi показникiв i наведемо формули, за якими вони обчислюються:
1) 
тАУ сума товару i, поставленого постачальником j на дату d за накладною n.
, (1)
де: 
тАУ кiлькiсть товару i, поставленого постачальником j на дату d за накладною ;
тАУ цiна товару i, поставленого постачальником j на дату d за накладною n.
2) 
тАУ загальна сума товару, поставленого постачальником j на дату d за накладною .
. (2)
3) 
тАУ сума операцii по дебету рахунка rd i по кредиту рахунка rk по накладнiй постачальника j на дату d.
; (3)
, (4)
де
тАУ сума, проплачена постачальнику j на дату z згiдно накладноi за дату d.
4) 
тАУ оборот по дебету рахунка №60 i кредиту рахунка rk по партнеру j на дату d. Показник формуiться шляхом вибiрки без арифметичних обчислень.
5) 
тАУ оборот по кредиту рахунка №60 i дебету рахунка rd по партнеру j на дату d. Формуiться шляхом вибiрки.
6) 
тАУ загальний оборот по дебету рахунка №60 по партнеру j за мiсяць m.
. (5)
7) 
тАУ загальний оборот по кредиту рахунка №60 по партнеру j за мiсяць m.
. (6)
8) 
тАУ сальдо на кiнець мiсяця m по дебету рахунка №60 по партнеру j.
. (7)
9) 
тАУ сальдо на кiнець мiсяця m по кредиту рахунка №60 по партнеру j.
. (8)
10) 
тАУ сальдо на початок мiсяця m по дебету рахунка №60 по партнеру j.
. (9)
11) 
тАУ сальдо на початок мiсяця m по кредиту рахунка №60 по партнеру j.
. (10)
12) 
тАУ сальдо на кiнець мiсяця m по дебету рахунка №60.
. (11)
13) 
тАУ сальдо на кiнець мiсяця m по кредиту рахунка №60.
. (12)
14) 
тАУ сальдо на початок мiсяця m по дебету рахунка №60.
. (13)
15) 
тАУ сальдо на початок мiсяця m по кредиту рахунка №60.
. (14)
16) 
тАУ сума операцiй по дебету рахунка №60 i по кредиту рахунка rk.
. (15)
17) 
тАУ сума операцiй по кредиту рахунка №60 i по дебету рахунка rk.
. (16)
18) 
тАУ сума операцiй по дебету рахунка №60.
. (17)
19) 
тАУ сума операцiй по кредиту рахунка №60.
. (18)
2.3 РЖнформацiйне забезпечення
До складу iнформацiйного забезпечення входить позамашинне та внутрiшньомашинне iнформацiйне забезпечення.
Позамашинне iнформацiйне забезпечення складаiться з вхiдних i результуючих документiв. Вхiднi документи служать для фiксацii iнформацii в мiсцi ii виникнення i передачi ii для обробки. В системi автоматичноi обробки економiчноi iнформацii з них формуються оперативнi масиви iнформацii. Результуючi документи - це документи, якi формуються системою в результатi розвтАЩязку задачi.
Для машинноi обробки iнформацii необхiдно провести класифiкацiю та кодування всiх реквiзитiв-ознак. Закодованi реквiзити представимо у таблицi 3.
Таблиця 3. Опис класифiкаторiв та систем кодування
| Назва кодованоi множини | Система кодування | Структура коду | Розшифрування розрядiв |
| Товар | Порядкова | ХХХХ | Порядковий номер товару |
| Постачальник | Порядкова | ХХХ | Порядковий номер постачальника |
| Дата | Позицiйна | ХХ.ХХ.ХХХХ | Число, мiсяць, рiк |
| Номер накладноi | Порядкова | ХХХ | Номер накладноi |
| Дебетовий рахунок | Позицiйна | ХХ.ХХ | Номер рахунка, номер субрахунка |
| Кредитовий рахунок | Позицiйна | ХХ.ХХ | Номер рахунка, номер субрахунка |
| Мiсяць | Позицiйна | ХХ.ХХХХ | Мiсяць, рiк |
| Дата початку мiсяця | Позицiйна | ХХ.ХХ.ХХХХ | Число, мiсяць, рiк |
| Дата кiнця мiсяця | Позицiйна | ХХ.ХХ.ХХХХ | Число, мiсяць, рiк |
| Дата оплати | Позицiйна | ХХ.ХХ.ХХХХ | Число, мiсяць, рiк |
Вхiдними документами для даноi задачi будуть:
- розхiдна накладна;
- платiжне доручення.
Документ тАЬРозхiдна накладнатАЭ мiстить iнформацiю про поставку товару (дата, найменування товару, цiна товару, кiлькiсть товару, загальна сума, назва та реквiзити постачальника, назва та реквiзити одержувача). Цей документ заповнюiться постачальником i i основним документом, що засвiдчуi факт поставки товару. Реквiзити з нього заносяться в базу даних, де мiститься iнформацiя про всi поставки товарiв. Форма документа наведена в додатку 9
. Табличний опис документа представлений в таблицi 4.
Таблиця 4. Табличний опис документа "Розхiдна накладна"
| Назва реквiзиту | Тип та значнiсть | Дiапазон змiн |
| Назва постачальника | C(40) | |
| Назва населеного пункту | C(15) | |
| Адреса | C(30) | |
| Номер телефону | C(10) | |
| Факс | C(10) | |
| Назва банку | C(45) | |
| Номер розрахункового рахунка | C(15) | |
| МФО | C(10) | |
| РЖндивiдуальний податковий номер | C(10) | |
| ЗКПО | C(15) | |
| Номер накладноi | C(5) | |
| Дата | D(8) | |
| Назва товару | C(30) | |
| Одиниця вимiру | C(5) | |
| Кiлькiсть | N(8.3) | 0.9999.999 |
| Вартiсть | N(8.4) | 0.9999.9999 |
| Сума | N(6.2) | 0.9999.99 |
| Загальна сума | N(7.2) | 0.99999.99 |
Документ тАЬПлатiжне дорученнятАЭ мiстить iнформацiю про оплату поставленого товару (дата оплати, сума, назва i реквiзити одержувача, призначення платежу). Цей документ заповнюiться платником, а пiсля того, як здiйснено оплату i банком проставлено на ньому печатки i пiдпис, одна його копiя потрапляi до одержувача, а iнша повертаiться до платника. Документ i засвiдченням факту оплати. Реквiзити з нього заносяться в базу даних, де мiститься iнформацiя про всi проведенi оплати. Форма документа наведена в додатку 10. Табличний опис документа представлений в таблицi 5.
Таблиця 5. Табличний опис документа "Платiжне доручення"
| Назва реквiзиту | Тип та значнiсть | Дiапазон змiн |
| Номер платiжного доручення | C(5) | |
| Дата оплати | D(8) | |
| Сума | N(6.2) | 0.9999.99 |
| Назва одержувача | C(40) | |
| Код одержувача за РДДРПОУ | C(9) | |
| Назва банку одержувача | C(45) | |
| Особистий код банку | C(7) | |
| Номер рахунку | C(15) | |
| Номер накладноi | C(5) | |
| Дата | D(8) | |
Всi необхiднi данi з вхiдних документiв заносяться у бази даних. На основi iнформацii з вхiдних документiв формуються результатнi документи.
Вихiдними документами для даноi задачi будуть:
- обороти по дебету;
- обороти по кредиту;
- загальний оборот по дебету;
- загальний оборот по кредиту;
- сальдо на початок мiсяця;
- сальдо на кiнець мiсяця;
- узагальнена сальдова вiдомiсть;
- журнал-ордер;
- акт звiрки.
Документ тАЬОбороти по дебетутАЭ формуiться при необхiдностi i мiстить данi про обороти по дебету рахунка №60 i кредиту будь-якого з рахункiв (вказуiться). Форма документа наведена в додатку 11. Табличний опис документа представлений в таблицi 6.
Таблиця 6. Табличний опис документа "Обороти по дебету"
| Назва реквiзиту | Тип та значнiсть | Дiапазон змiн |
| Дата | D(8) | |
| Сума | N(6.2) | 0.9999.99 |
| Назва постачальника | C(40) | |
| Номер накладноi | C(5) | |
| Номер кредитового рахунка | C(4) | |
Документ тАЬОбороти по кредитутАЭ формуiться при необхiдностi i мiстить данi про обороти по кредиту рахунка №60 i дебету будь-якого з рахункiв (вказуiться). Форма документа наведена в додатку 12. Табличний опис документа представлений в таблицi 7.
Таблиця 7. Табличний опис документа "Обороти по кредиту"
| Назва реквiзиту | Тип та значнiсть | Дiапазон змiн |
| Дата | D(8) | |
| Сума | N(6.2) | 0.9999.99 |
| Назва постачальника | C(40) | |
| Номер накладноi | C(5) | |
| Номер дебетового рахунка | C(4) | |
Документ тАЬЗагальний оборот по дебетутАЭ формуiться в кiнцi мiсяця i мiстить данi про оборот по дебету рахунка №60 в розрiзi постачальникiв. Форма документа наведена в додатку 13. Табличний опис документа представлений в таблицi 8.
Таблиця 8. Табличний опис документа "Загальний оборот по дебету"
| Назва реквiзиту | Тип та значнiсть | Дiапазон змiн |
| Сума | N(7.2) | 0.99999.99 |
| Назва постачальника | C(40) | |
| Звiтний мiсяць | D(6) | |
Документ тАЬЗагальний оборот по кредитутАЭ формуiться в кiнцi мiсяця i мiстить данi про оборот по кредиту рахунка №60 в розрiзi постачальникiв. Форма документа наведена в додатку 14. Табличний опис документа представлений в таблицi 9.
Таблиця 9. Табличний опис документа "Загальний оборот по кредиту"
| Назва реквiзиту | Тип та значнiсть | Дiапазон змiн |
| Сума | N(7.2) | 0.99999.99 |
| Назва постачальника | C(40) | |
| Звiтний мiсяць | D(6) | |
Документ тАЬСальдо на початок мiсяцятАЭ формуiться на початку мiсяця i мiстить данi про залишок на дебетi чи кредитi рахунка №60 в розрiзi постачальникiв. Форма документа наведена в додатку 15. Табличний опис документа представлений в таблицi 10.
Таблиця 10. Табличний опис документа тАЬСальдо на початок мiсяцятАЭ