Исследование информационной системы предприятия

Введение.

Любое предприятие, фирма, организация обладает своей организационной

структурой. Эта структура многомерна и может быть расчленена на несколько взаимосвязанных и взаимозависимых подструктур, которые можно рассматривать как самостоятельные структуры: структура управления производством, кадровая структура, маркетинговая, финансово-экономическая, информационная структуры. Все они находятся в тесном взаимодействии и именно их совокупность и создаёт организационную структуру предприятия. Одно из важнейших мест в этой структуре занимает информационная система.

В принципе, любую систему управления можно представить как информационную систему с различными информационными потоками в виде документов, распоряжений, запросов, обращающихся внутри организации, исходящих или входящих из внешней среды.

В последние десятилетия резко увеличился объём информации в обществе вообще и информации, используемой на предприятии в частности. Это связано с растущими темпами развития науки и техники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью. На рынках сырья и продукции сложились условия, требующие постоянного наблюдения за состоянием рынка, его изменениями, тенденциями его развития, необходимо уметь предвидеть дальнейшее развитие ситуации и быть готовым к смене стратегии, стиля деятельности, технологии производства для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям.

Всё это ведёт к тому, что в современных условиях руководителям предприятий приходиться иметь дело с таким большим количеством информации, она так быстро меняется, что её часто становится просто невозможно обработать ВлвручнуюВ». Кроме того, на больших предприятиях с большими оборотами продукции и численностью работников существует необходимость учёта и контроля большого объёма финансовой, производственной, кадровой, закупочно-сбытовой, маркетинговой информации.

В связи с этим появляется необходимость создания автоматизированных систем сбора, обработки, хранения информации. Они должны облегчить процесс работы с информацией, циркулирующей на предприятии.

Появление компьютерной техники позволяет создать подобные системы. На современных предприятиях практически вся работа с информацией автоматизирована, существуют специальные программы, позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт, документооборот, маркетинговые исследования, проводить прогнозирование и стратегическое планирование, а также многое другое.

Но кроме автоматизации актуальным остаётся вопрос о грамотном построении структуры информационной системы, оптимизации информационных потоков, отсеивания ненужной информации, упрощения поиска и получения необходимой.

Наличие хорошо отлаженной автоматизированной информационной системы на предприятии значительно упрощает процесс управления предприятием. Она позволяет вовремя собрать, отсортировать, обработать необходимую информацию и принять верное решение. Иногда, не вовремя принятое решение, из-за недостатка или несвоевременного поступления информации может привести к гибели предприятия. Поэтому необходимо уделять большое внимание созданию и поддержанию эффективного функционирования информационной системы предприятия.

История развития.

В истории создания автоматизированных информационных систем относительно неВнзависимо развивались два направления:

1. разработка автоматизированных информационных систем (АИС) как автоматизированных систем управления (АСУ);

2. разработка автоматизированных систем научно-технической инВнформации (АСНТИ).

Работы по их созданию начались практически одновременно в 60-е гг. Первое направление - разработка АИС и АСУ - было иниВнциировано научно-техническим прогрессом и возникшими в связи с этим проблемами организационного управления (рост количества информации, трудности с её обработкой ВлвручнуюВ»).

Зарубежная практика шла по пути разработки отдельных проВнграммных процедур, например, для бухгалтерии, учета материальных ценноВнстей, и основные работы проводились в направлении исслеВндования и совершенствования возможностей вычислительной техВнники, разработки средств, обеспечивающих наиболее рациональВнную организацию информационных массивов, удобный для пользоВнвателя интерфейс, наращивание памяти ЭВМ.

В нашей стране проблема обеспечения информацией управленВнческих работников была поставлена сразу системно. Была разрабоВнтана классификация АСУ, в которой прежде всего выделялись АСУ разных уровней системы управления - для уровня предВнприятий и организаций, отраслевые, республиканВнские и региональные и общегосуВндарственная автоматизированная система Аналогично на уровне предприятий, и особенно создаваемых в 70-е гг. научно-производственных объединений (НПО), в структуре АСУП (или интегрированных АСУ объединений) выделялись уровни (страты) - АСУ объединения, АСУ предВнприятий и организаций (научно-исследовательских институтов, конструкторских бюро), входящих в НПО, АСУ производств, комплексов цехов, АСУ цехов и участков. На уровне цехов и участков АСУ вначале разделялись на АСУ технологическими процессами, АСУ технической и технологической подготовки производства, АСУ организацией производства.

Работы по созданию централизованных общегосударственных АСУ и АСНТИ были приостановлены в связи с преобразованиями 19-91 гг. Однако, при переходе к рыночной экономике, к правовоВнму государству возрастает роль еще одного важного вида инфорВнмации - нормативно-правовой и нормативно-методической, реглаВнментирующей деятельность предприятий при предоставлении им большей самостоятельности и сокращении организационно-распоВнрядительной документации (текущих приказов и распоряжений, реВнвизующих командно-административные методы управления).

В дальнейшем, по мере развития предприятий и их АСУ, осоВнбенно в условиях предоставления большей самостоятельности производствам и цехам и перераспределению управленческих функций между администрацией предприятия и руководителями производств и цехов, также стало более удобным представлять структуру АСУ в виде многоуровневой, стратифицированной. РазВнделение АСУ на функциональную и обеспечивающую части, а поВнследней - на информационное обеспечение, техническое, организационное, программное и другие виды обеспеВнчения - позволило привлечь для уточнения соответствующих видов обеспечения специалистов в этих областях. Такой подход к органиВнзации разработок АСУ помог справиться со сложностью системы и ускорить разработку АСУ путем параллельного проведения работ по анализу и выбору структуры отдельных видов обеспечения. ОдВннако, если разрабатывать отдельные проекты, то после разработки возникает достаточно сложная задача их согласования, взаимоувязки приняВнтых структур этих видов обеспечения, критериев, учитываемых при их разработке и. Поэтому на определенном этапе развития раВнбот по созданию АСУ был даже сформулирован специальный принцип тАУ единства информационного обеспечения, технического и программного, как основных видов обеспечеВнния.

В настоящее время существует огромное количество готовых программных продуктов. Поэтому, нет необходимости при создании на предприятии автоматизированной системы заниматься самостоятельной разработкой прграммного обеспечения.

Оценка эффективности информационных ресурсов.

При многообразии видов и форм информационных ресурсов проблема их оценки кажется практически неразрешимой.

Действительно, как сопоставлять различные виды информации? Какой информацией необходимо обеспечиВнвать руководителей, управленческих работников, научных работВнников, конструкторов, технологов и других сотрудников предприяВнтия? Как определить, хранение и поиск какой информации важнее автоматизировать в первую очередь? Как вообще определить эфВнфективность использования информационных ресурсов?

Увеличение объемов производства, частоты обновления ноВнменклатуры выпускаемой продукции и технологий; усложнение управления быстро развивающимися регионами, производственныВнми системами, непромышленной сферой привели к увеличению и усложнению информационных потоков. В этих условиях стало неВнобходимым оценивать затраты на информационные ресурсы, опреВнделять их вклад в эффективность функционирования производВнственных, образовательных и других систем. В различных науках об информации предпринимались попытки ее измерения. Для оценки удовлетворения информационных потребностей в теории научно-технической информации введены меры релевантВнности и пертинентности . Под релевантВнностью понимается соответствие выдачи запросу ; под пертинентностью - соответВнствие выдачи потребностям пользователя. На практике при оценке значимости информационных массивов автоматизированных систем управления пользуются иногда такими косвенными оценками, как частота обращения к массиву, число подготавливаемых на его основе документов, число обслуживаемых подразделений, объем массивов и т. п. косвенными количественВнными характеристиками.

Для решения частных задач рассмотренные способы оценки информации дают иногда вполне удовлетворительные результаты. Однако в случае оценки всей совокупности информационных ресурсов желательно иметь возможность сравнивать различные виды информации, получать если не единую меру, то хотя бы сопоставиВнмые оценки полезности различных информационных ресурсов для производственной или иной системы, с тем чтобы распределять средства на информационное обеспечение более рационально. Применить для оценки эффективности информационных ресурВнсов традиционную стоимостную меру практически нереально. МожВнно, конечно, оценить экономическую эффективность и срок окупаВнемости автоматизации хранения и поиска отдельных видов инфорВнмационного обеспечения. Однако на основе этих оценок нельзя суВндить о значимости информации для совершенствования производВнства или системы организационного управления, о полезности инВнформации для научных исследований, проектного решения.

Опираясь на основную идею применения системных представлений при организации сложных экспертиз можно поставить задачу оценки эффективности информационных ресурсов, как задачу оценки степени их влияния на реализацию цепей системы. При такой постановке задачи нужно решить две проблемы:

сформировать структуру целей (основных направлений развития) системы, определяющих ее деятельность в соответствующий период сyщecтвoвaния;
выбрать подход к оценке степени влияния инВнформации на достижение целей.

Для обеспечения полноты анализа деятельности предприятия (организации) при формировании структуры целей следует примеВннять методики структуризации целей и функций, выбор которых определяется предварительно разработанной концепцией его развития. Для оценки степени целесоответствия можно использовать вероятностную меру, т. е. оценивать вероятность того, что данный инВнформационный ресурс будет использован при достижении подцели. Такие оценки можно получать, как оценки относительной важности, относительного вклада информационного ресурса в реализацию соответствующей подцели, однако при этом возникает проблема, связанная с тем, что одна и та же информация может влиять не на одну подцель.

Можно использовать информационную меру степени влияния ресурса на реализацию подцелей, которая позволяет учесть не только вероятность достижения подцели p, но и вероятность q того, что данная информация будет использована лицом, принимающим решение, при реализации подцели:

H = - q*log (1-p)

Оценка информационного потенциала H удобнее оценок отноВнсительной важности: их можно суммировать; можно учесть не тольВнко p но и q; понятие информационного потенциала лучше восприВннимается управленческими работниками.

В реальных условиях могут быть использованы более сложные способы. Например, применить стратифицированное расчленение. Его суть состоит в том, что выделяют четыре уровня разработки, реализации и оценки информационной системы: эффективность техническая, эффективность экономическая, социальная и функциональная. Затем выбирают критерии оценки по каждому уровню, далее в соответствии с критериями проводят оценку данной системы, применяя различные математические методы или методы экспертных оценок.

Понятие информации. Информация как ресурс. Классификация информации.

Основными понятиями, используемыми в теории информационных систем и автоматизированных систем информации, являются: информация, система, информационно-поисковая система, автоматизированная система управления, автоматизированное рабочее место.

Информация - (от лат. Informatio тАУ разъяснение, изложение) первоначально тАУ сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом ; с середины 20-го века тАУ общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.*

Система тАУ группа (множество) определённым образом упорядоченных и взаимосвязанных элементов, обладающих устойчивым единством, внутренней целостностью, автономностью существования во внешней среде.**

Информационно-поисковая система (ИПС) тАУ совокупность средств для хранения, поиска и выдачи по запросу нужной информации, поиск (размещение) информации в ИПС осуществляется вручную или с помощью ЭВМ по определённым правилам и в соответствии с принятым информационным языком.***

Автоматизированная система управления АСУ тАУ совокупность математических методов, технических средств (ЭВМ, средства связи) и организационных комплексов, обеспечивающих рациональное управление сложным объектом (процессом) в соответствии с заданной целью.****

Автоматизированное рабочее место АРМ тАУ рабочее место оператора, диспетчера, конструктора, технолога, оснащенное средствами вычислительной техники для автоматизации процесса переработки и отображения информации, необходимой для выполнения производственного задания.*****

В последнее время возросла роль информации, используемой на предприятиях, в различных организациях. Можно сказать, что она является одним из ресурсов, используемых в деятельности предприятия. Однако информационные ресурсы отличаются по своим свойствам от ресурсов в традиционном понятии (материальных, энергетических, технологических).

*,**,***,***,*****- Большой Энциклопедический Словарь (М. ВлСоветская энциклопедияВ» 1992 г.).

Основная характеристика ресурсов - их потенциальная эффективность. Потенциальная эффективность минеральных ресурсов, сырья уменьшается по мере их использования. В случае возобновВнляемых ресурсов их потенциальная эффективность может восстаВннавливаться, но для этого требуется определенный (часто значиВнтельный) период. Потенциальная эффективность искусственно созВндаваемых технических средств, в том числе оборудования, также имеет предел, определяемый их сроком службы, и исчезает после списания станка или другого технического средства. Иначе обстоит дело с информационными ресурсами: их потенциальная эффективВнность не исчезает после не только однократного, но и многократноВнго использования одной и той же информации (уменьшение эффекВнтивности может быть связано только с устареванием информации). Более того, принципиальной особенностью информации являетВнся ее тиражируемость. Иногда говорят, правда, и о тиражируемости станка, но в этом случае речь идет о тиражируемости конструкции станка, идеи, т. е. информации, а на создание каждого экземпляра станка одного и того же типа снова нужно затратить труд. В то время как при тиражировании информации труд умственный на ее создание больше не тратится, а труд, затрачиваеВнмый на размножение информации, незначителен и им, как правило, можно пренебречь при оценке эффективности использования инВнформации.

Таким образом, если учесть тиражируемость н многократВнность использования, то информация в принципе может иметь практически неубывающую потенциальную эффективность. Другой вопрос - фактически реализуемая эффективность. В слуВнчае материальных ресурсов ее можно оценить коэффициентом исВнпользования материалов, сырья, электроэнергии и т. п., коэффициВнентом' полезного действия оборудования и др. технических средств. При оценке же эффективности использования информации следует иметь в виду еще одну ее принципиальную особенность: информация становится информацией только в случае, когда есть источник. переносчик (в т. ч. передатчик, носитель) и приемник (потребитель), который должен хотеть воспринять информацию и быть способным ее понять и использовать.

Иными словами, создаваемые информационные массивы только тогда становятся действительно информацией, а соответственно и информационными ресурсаВнми, когда они "находят" своего пользователя, которому представляется информаВнция именно в то время, когда она ему нужна для принятия конструкторских, техноВнлогических или управленческих решений.

Виды информационных ресурсов и особенности их использования в различных сферах деятельности еще недостаточно изучены. Свойства информации как ресурса по-разному проявляются в зависимости от ее характера, источника, формы. Поэтому необходим комплексный (системный) анализ информационных ресурсов, с тем чтобы научиться оцениВнвать возможности их более эффективного использования.

В наВнстоящее время в обществе циркулируют разнообразные потоки разВнной по характеру информации. Более глубоко их начали изучать в 60-е - 70-е гг. в связи с созданием автоматизированных систем, коВнторые создавались параллельно для разных сфер деятельности предприятий, организаций, отраслей, регионов. Однако по мере развития автоматизированных систем начинает все больше проявляться их взаимное влияние и взаимодействие разВнличных сфер информационного обеспечения, и в настоящее время начинает все больше пониматься необходимость формирования единой информационной сферы, в которой информацию необходиВнмо классифицировать по разным признакам. Например, информационная сфера предприятия (организации) должна включать в себя весь спектр различных видов информации, отображающей состояние и функционирование соответствующих видов деятельности предприятия.

Разными исследователями предлагались различные способы классификации информационного обеспечения.

Так с точки зрения взаимодействия предприятия (организации) с окружающей средой всю информацию (в основном документальную) принято делить на входящую и исходящую.

В зависимости от сроков хранения различают постоянную, условно-постоянную (иногда обновляемую) и переменную (регулярно изменяющуюся).

РаздеВнляют информацию и по уровням управления : заводская, внутризаводская, цеховая, внутрицеховая.

По характеру деятельности : конструкторско-технологическая. бухВнгалтерская, учётно-отчётная, плановая, маркетинговая, кадровая, производственная.

В автоматизированных системах инВнформационное обеспечение делят на машинное (в памяти ЭВМ) и внемашинное.

Эти классификации в различных сочетаниях используются при индексировании различных документов: писем, приказов, инструкций и других документов, используемых предприятиями и организациями в своей практической деятельности.

Практический пример.

Приложение.

На фирме работают три человека: Генеральный директор, Коммерческий директор, бухгалтер. Два направления деятельности: оптовая торговля диетическими продуктами, оптовая торговля кондитерскими изделиями. Существует неограниченный доступ в Internet. У каждого сотрудника свой персональный компьютер. Бухгалтерия ведётся с помощью специализированных компьютерных программ и её ведение полностью автоматизировано. Поиск поставщиков и покупателей ведётся через всемирную компьютерную сеть Internet. Связь с ними осуществляется частично также через Internet , частично с использованием обычных средств связи (почта, телефон, факс). Рассмотрим несколько вариантов построения компьютерной информационной системы.

внутренняя информация.

финансовая информация

Г.Д.

маркетинговая информация

К.Д.

персональный компьютер Генерального директора

Б.

персональный компьютер Коммерческого директора

INT

персональный компьютер бухгалтера

выход в Internet

Г.Д.

INT

ариант 1.

К.Д.

Б.

Г.Д.

К.Д.

INT

ариант 2.

Б.

Г.Д.

К.Д.

INT

ариант 3.

Г.Д.

К.Д.

Б.

INT

ариант 4.

Маркетинговая информация: данные о клиентах и о поставщиках, сведения о продукции и об её движении, сроки и размер поставок и закупок, запросы клиентов, условия продавцов, а также другие сведения о товаре, ходе продаж и закупок. Именно эта составляющая информационного потока наиболее значительна по своему объёму и является основной при осуществлении деятельности данного предприятия.

Финансовая информация: сведения о финансовом состоянии предприятия, оплате счетов поставщиков, поступлении денег от покупателей, баланс на банковских счетах и другие сведения о движении денежных средств фирмы.

Внутренняя информация: внутренние документы фирмы, такие как: распоряжения, указания, директивы. В связи с малыми размерами предприятия объём данной информации незначителен и, в принципе, им можно было бы пренебречь.

В первом варианте доступ в Internet , следовательно, и доступ к маркетинговой информации имеет только Генеральный директор. Таким образом, именно он осуществляет основную работу с ней. Связь его с бухгалтером, то есть доступ к финансовой информации, проходит через Коммерческого директора. Внутренняя информация двигается вертикально.

Во втором варианте Генеральный директор связан напрямую как с коммерческим директором, так и с бухгалтером. Он также имеет доступ в Internet. Это означает, что он имеет прямой доступ к любой маркетинговой, внутренней или финансовой информации.

При третьем варианте схема взаимосвязи между работниками фирмы повторяет второй вариант, но доступ в Internet есть только у Коммерческого директора.

В четвёртом варианте все три компьютера соединены между собой. Выход в Internet есть и у Генерального и у Коммерческого директоров.

Сравнивая между собой данные варианты, следует отметить, что в первом из них основную работу с маркетинговой информацией проводит Генеральный директор. В то же время его доступ к финансовой информации ограничен, так как происходит не напрямую, а через Коммерческого директора. Таким образом, у данной системы имеются следующие недостатки:

черезмерная загруженность Генерального директора, поскольку ему приходится вести самому работу по обоим видам деятельности фирмы,
недостаточная самостоятельность Коммерческого директора и недостаток у него маркетинговой информации,
усложнение прохода финансовой информации от бухгалтерии к непосредственному руководителю фирмы.

Подобное построение системы имело бы смысл, если бы Генеральный директор мог самостоятельно вести все дела. Но тогда пост Коммерческого директора не нужен.

При втором варианте Коммерческий директор не только не имеет достаточной маркетинговой информации, но и финансовой также. Здесь, как и в первом варианте, его пост не функционален и может быть легко устранён, без потерь для функционирования предприятия.

В третьей системе Коммерческий директор сосредотачивает на себе всю работу с маркетинговой информацией, а Генеральный тАУ с финансовой. Такая структура вполне приемлема, если объёмы торгового оборота позволяют одному человеку вести два направления деятельности. Если же он один не справится, то встанет вопрос о расширении штата работников.

В четвёртом варианте и генеральный и коммерческий директора имеют прямой доступ к любой информации, что даёт им возможность разделить сферы деятельности и каждому сосредоточиться на одном виде деятельности.

Из сравнения видно, что наиболее оптимальным вариантом информационной системы является четвёртый вариант. Здесь наиболее оптимально расположены информационные потоки, что позволяет рационально вести деятельность фирмы.

Построение автоматизированной информационной системы.

Автоматизированную систему информации можно рассматривать с двух точек зрения:

как сеть информационных служб (главный информационно-вычислительный центр, локальВнные вычислительные центры производств, цехов и других подраздеВнлений, автоматизированные рабочие места и другие составляющие) с размещенными в ней массивами хранения информации, доВнкументами, техническими средствами регистрации, хранения, передачи, обработки, представления информации, программВнным обеспечением, методическим обеспечением (инструкциВнями для пользователей, положениями о подразделениях) и другими видами обеспечения;
как потоки различной информации, циркулирующие внутри организации, которые необходимо структурировать, отсортировать и оптимизировать.

Если говорить о системе информации, как о сети информационных служб, то при её формировании выделяют два основных этапа:

1. Формирование модели, отображающей возможные варианты прохождения информации

2. Оценка модели и выбор наилучшего варианта пути прохождеВнния информации.

При этом используют методику системного анализа.

Эти два этапа содержат определённые подэтапы.

Этап 1. Формирование модели, отображающей возможные ваВнрианты прохождения информации в автоматизированной информационной системе.

1.1. Отграничение системы от среды ("перечисление" элементов системы).

Подэтап может выполняться с применением метода "мозговой атаки", а в реальных условиях - методов типа комиссий, семинаров или других форм коллективного обсуждения, в результате которого определяется некоторый перечень элементов будущей системы. B состав таких комиссий должны входить разработчики и будущие пользователи АИС.

1.2. Объединение элементов в группы.

Сложную реальную развиВнвающуюся систему невозможно "перечислить" полностью. Следует набрав некоторое множество элементов, попытаться объединить их в группы, найти меры сходства, "близости" и предложить способ их объединения.

Этот подэтап можно трактовать как образование из элеВнментов исходного множества некоторых подмножеств путем перехода от перечисления сходных по какому-то признаку элементов к названию характеристического свойства этого подмножества. В реВнзультате в приводимом примере могут быть образованы подмноВнжества элементов по соответствующим видам обеспечения.

1.3. Формирование из элементов подмножеств новых множеств, состоящих из "пар", "троек", "п-ок" элементов исходных подмноВнжеств.

Что можно делать с полученным новыми множествами "пар" и "троек”? Иногда в задачах моделирования на этом этапе можно поВнлучить новый результат, который подсказывает путь дальнейшего анализа

1.4. Содержательный анализ полученных результатов и поиск новых путей развития модели.

Для проведения содержательного анализа следует возвратиться к системным представлениям и использовать структуризацию в форме иерархиВнческой структуры.

Такое представление помогает распределить работу между соответствующими специалистами, а затем найти дальнейший путь развития модели на основе содержательного анаВнлиза сути полученных "пар" и "троек" с точки зрения обеспечения наиболее эффективной реализации задач, поставленных перед системой.

1.5. Разработка языка моделирования.

Данный этап можно представить следующим образом:

- разработка словаря языка моделирования;

- разработка грамматики (или нескольких грамматик, что завиВнсит от числа уровней модели и различии правил).

Этап 2. Оценка модели и выбор наилучшего варианта.

2.1. Выбор способа оценки моделей.

2.2. Выбор критериев оценки моделей.

Могут быть приняты такие оценки, как оперативность (время), достоверность (вероятность сбоя при передаче информации, ошибок при ее обработке), труВндоемкость, затраты на внедрение, эксплуатационные расходы, сроки внедрения, скоВнрость заполнения форм или ввода информации.

2.3. Оценка моделей.

Способ оценки модели на уровне вариантов экспертный; для экспертного оценивания могут быть выделены сферы компетентности и привлечены соответствующие специалисВнты, знающие особенности конкретных технических средств; кроме того, могут быть провеВндены эксперименты.

2.4. Выбор наилучшего варианта.

В реальных условиях не обязательно проходить все подэтапы. Во-первых, существует множество разнообразных готовых программ. Во-вторых, наработан большой опыт в организации информационных систем, поэтому, используя его можно создавать системы по аналогии.

Если рассматривать систему информации, как сеть информационных потоков, её можно условно разделить на три основные части: финансовая информация, маркетинговая и внутренняя информация.

Для каждой составляющей допустимы различные типы построения, котоВнрые могут состыковываться друг с другом.

Финансовая информация.

Для построения системы финансовой информации необходима следующая информация:

Финансовое положение предприятия на каждый день тАФ информация, необходимая для управления: остаток средств на счетах, кредиторская и дебиторская задолженности, средства в товарных запасах, финансовые показатели тАФ оборачиваеВнмость капитала, ликвидности.
Для определения реальной эффективности деятельности подразделений - отнесение затрат по месту их возВнникновения. Величина распределенных затрат не сравнивается напрямую с прибыльностью подразделений, т.к. поступВнление средств идет в основном через службу сбыта, однаВнко знание структуры затрат позволяет их оптимизироВнвать. Иногда впервые выполняемая "привязка" дает неВножиданную для руководства картину, обнаруживает поВнложение дел, далекое от ожидаемого.

Здесь важна не только точность, продоставляемых данных, но и скорость их получения в случае необходимости. Возможен компромисс между точностью данных и скоВнростью их интерпретации. Для управления часто важнее скорость: устаревшие на неделю данные, пусть и очень точные, означают запаздывание управляющего воздейстВнвия на ту же неделю.

Кроме того, необходимо определить объем нужной информации и требования к ее обработке. Как правило, подготовка инфорВнмации невозможна без применения автоматизации и требует затрат значительных усилий, сопоставимых с ведением баланВнса. При наличии финансово-экономической службы подготовВнка может быть распределена следующим образом: разработка и контроль выполнения тАФ финансовый директор; разнесение затрат тАФ экономист; ввод данных тАФ бухгалтерия. Отсутствие развитого финансового подразделения заставляет использоВнвать для всех задач бухгалтерию, что проблематично, т.к. принципы бухучета значительно отличаются от принципов поВнстановки управленческой финансовой информации и протиВнворечат всему предыдущему опыту бухгалтеров.

Эффективность использования финансовой информации значительно повышается, если управление на ее основе расВнпределено горизонтально, между основными подразделенияВнми. (Приложение схема 1.)

Маркетинговая информация.

Информация об участниках рынка тАФ поставщиках, покупателях и конкурентах тАФ в томили ином объеме используется предприятием всегда. Даже при, отсутствии подразделения маркетинга, негативном отношении к маркетингу, предприятие так или иначе вынуждено собирать информацию для своего функционирования. Наиболее восВнтребованной является информация о конкурентах и поставщиВнках: цены и условия поставки. Реже всего собирается и аналиВнзируется информация о покупателях.

Полная система маркетинговой информации включает в сеВнбя сведения о предприятии, микросреде (собственно рынке), макросреде (экономике, культуре, политике, ресурсах, технологии в областях, интересующих предприятие).

Построение стратегий в большой степени осноВнвано на предпочтениях конечных потребителей, но тактические цели могут быть достигнуты через постоянную реализацию. Она, в свою очередь, зависит от предпочтений тех, кто платит деньги. Информация о покупателях структурируется на предВнприятии в отделе сбыта. Торговые агенты и продавцы постоянВнно выслушивают просьбы, рекомендации и претензии покупаВнтелей. Значительная часть информации здесь и теряется, т.к. агент или продавец редко могут использовать ее в собственной работе. Существенная, по мнению продавца, информация переВндается "выше", где уже менеджер фильтрует ее и ненужную отВнсеивает. Далее очень изменившийся информационный поток достигает руководства сбыта, где снова отсеивается информаВнция, которую сбыт использовать не компетентен. Руководству предприятия попадает дистиллированный информационный ручеек, из которого невозможно извлечь пользы. Такая система построения называется Вертикальной (Приложение схема 2.).

Обратная связь (реакция на информацию) при вертикальВнной организации информационных потоков очень мала. На практике это означает самостоятельное принятие агентами и продавцами решений, выходящих за их компетенцию. НакоВнпления информации не происходит.

Горизонтальная информационная система (Приложение схема 3.) предусматривает адресное распределение информации по мере ее поступления. Агенты и продавцы адресуют информацию подразделениям, способным ее использовать. Преимущества горизонтальной системы: более полное исВнпользование информации и сокращение сроков принятия реВншений. Недостатки: агенты и продавцы самостоятельно решаВнют, кому и какая информация может потребоваться; адекватВнная реакция на информацию не стимулируется, т.е. как для агента передача информации заинтересованной службе являВнется факультативной нагрузкой, так и для заинтересованной службы не обязателен ответ агенту; накопления информации не происходит. Регламентировать процедуру информационноВнго обмена нецелесообразно.

Централизованная информационная система (Приложение схема 4.) предусматриВнвает организацию информационного центра, в который инВнформация стекается в полном объеме и где накапливается. Пассивный информационный центр строится на базе комВнпьютерной автоматизированной системы, в которую информаВнция постоянно заносится и из которой распределяется по заВнпросам соответствующих служб. Главный недостаток пассивВнного центра тАФ отсутствие обратной связи и стимулировании использования информации. Процедуру информационного обмена уже можно регламентировать, однако автоматического поддержания его качества не происходит.

Активная централизованная информационная система выВнполняет также функцию маркетинга: контролирует, анализиВнрует и распределяет информацию. Процедура информационВнного обмена регламентируется. Информация используется наиболее полно и эффективно. Накопление информации суВнщественно облегчает поиск новых рыночных возможностей предприятием по мере его развития. К недостаткам системы можно отнести высокую стоимость ее эксплуатации.

Выбор той или иной системы предприятием определяется спецификой последнего. Для предприятия с ограниченными ресурсами, ориентированного на работу с одним и тем же сегВнментом рынка, достаточна вертикальная информационная сиВнстема. Если персонал предприятия образует сплоченную коВнманду, может быть достаточно эффективна горизонтальная сиВнстема. Централизованная система необходима предприятию, увеличивающему долю рынка, применяющему диверсификаВнцию или другую стратегию интенсивного развития.

Обязанности по определению объема, качества и периодичВнности сбора информации возлагаются на подразделение марВнкетинга (если оно существует на предприятии) или на высшее руководство. Контроль использования информации произвоВндится службами маркетинга или сбыта. Постро

Вместе с этим смотрят:

"Управленческая борьба" - ведение переговоров

Cамоорганизация как процесс саморазвития

Cистема управлiння зовнiшньоекономiчною дiяльнiстю ЗАТ "Харкiв'янка"

PR в шоу-бизнесе

PR менеджмент в турагенстве