Коммуникации в менеджменте
Содержание:Содержание:............................................................. 2
Теоретическая часть................................................... 3
Введение............................................................... 3
Восприятие человеком окружения......................................... 5
Виды коммуникаций..................................................... 7
Внешние коммуникации................................................... 9
Внутренние коммуникации............................................... 10
Вертикальные коммуникации............................................. 11
Горизонтальные коммуникации........................................... 12
Коммуникационный процесс............................................. 13
Зарождение идеи...................................................... 14
Кодирование и выбор канала............................................. 15
Передача............................................................. 16
Декодирование........................................................ 17
Обратная связь........................................................ 17
Шум................................................................. 18
Структура коммуникаций............................................... 19
Коммуникационные барьеры............................................. 20
Практическая часть................................................... 24
Управление коммуникациями в корпорации ВлМакКессонВ»................... 24
Использование обратной связи с работниками с фирме ВлИнтернэшнл ПейперВ». 26
Как фирма ВлЛеви СтраусВ» поддерживает контакты......................... 26
Литература:............................................................ 29
Теоретическая частьВ ходе совместной деятельности люди обмениваютВнся различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуниВнкации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называВнем коммуникации связующим процессом. А одним из важВннейших инструментов управления в руках менеджера явВнляется находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигаВнлось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.
Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.
Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.
Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.
Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.
Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.
Неэффективные коммуникации тАФ одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители тАФ это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.
Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.
При рассмотрении коммуникационного процесса неВнобходимо учитывать, что а условиях человеческого общеВнния важно не только то, как информация передается, но и то, как формируется, уточняется, развивается. КоммуникаВнция и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это ВлчтоВ» передается.
Для того чтобы коммуникация состоялась, необхоВндимо, как минимум, наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от кажВндой из сторон определенных навыков и умений.
Общение нужно рассматривать не только как отправлеВнние и прием информации, так как мы имеем дело с отноВншением двух индивидов, каждый из которых является акВнтивным субъектом - взаимное информирование их предполагает налаживание совместной деятельности. ПоВнэтому в коммуникативном процессе происходит не только движение информации, но и активный обмен ею.
В специфически человеческом обмене информацией особую роль для каждого участника общения играет знаВнчимость информации, так как люди не просто обмениваВнются словами, а стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно при условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена.
Восприятие может быть определено в самом общем виде как процесс получения и обработки информации. Он заключается в том, что информация, добытая из внешней среды, проходит обработку, приводится в определенный порядок и систематизируется. Она содержит в себе предВнставление человека об окружающей среде и ложится в осВннову его действий, выступая исходным материалом для поведения человека. Восприятие каждым человеком дейВнствительности различно и всегда носит субъективный хаВнрактер.
Восприятие человеком организационного окружения включает в себя два процесса, каждый из которых протеВнкает как в соответствии с общими закономерностями, так и под влиянием индивидуальных особенностей личности: отбор информации и систематизация информации.
Важнейшей особенностью восприятия информации является избирательность. Человек, используя зрительные, звуковые, осязательные каналы получения информации. воспринимает не всю поступающую к нему информацию, а только ту, которая имеет для него специальное значение. На отбор информации оказывают влияние не только физиВнческие возможности органов чувств, но и психологические составляющие личности человека, как например отношеВнние к происходящему, предыдущий опыт. исповедуемые ценности, настроение и т.п. В результате отбор информаВнции, с одной стороны, позволяет человеку отбросить неВнважную или ненужную информацию, а с другой - привести к потере важной информации, к существенному искажеВннию реальности.
Систематизация информации предполагает ее обраВнботку с целью приведения к определенному виду и осмысВнлению, что позволяет человеку определенным образом отВнреагировать на полученные сведения.
Систематизация информации человеком осуществВнляется двумя методами:
¨ логическая обработка информации;
¨ обработка информации на основе человеческих чувств, предпочтений, эмоций, убеждений.
Для первого метода, базирующегося на научном способе обработки информации, характерно систематичеВнское и последовательное на основе логических операций преобразование информации.
При втором методе человек обрабатывает информаВнцию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждеВнния.
Несмотря на то. что отбор и систематизация инфорВнмации в целом осуществляются в соответствии с опредеВнленными принципами, для каждого человека этот процесс индивидуален. Это всегда делает восприятие индивидуВнальным и субъективным. Поэтому для того, чтобы эффекВнтивно взаимодействовать с человеком и управлять им, неВнобходимо знать основные характерные черты восприятия данным человеком действительности.
Все факторы, влияющие на восприятие человека. можно подразделить на внутренние и внешние. Среди внутренних по отношению к человеку факторов можно выделить следующие:
¨ состояние человека, его потребности и ожидания, предшествующие восприятию сигнала;
¨ наличие чувств позитивного или негативного характера по отношению к воспринимаемому сигналу;
¨ степень первоначальной известности получаемых сигВнналов.
К внешним факторам, влияющим на восприятие человеком действительности, относятся:
¨ интенсивность передаваемого сигнала;
¨ подвижность сигнала;
¨ размер;
¨ состояние окружения, в котором находится человек.
Необходимо учитывать, что восприятие - очень сложный и неоднозначный процесс, зависящий от влияния многих факторов (предыдущего опыта, текущего состояния человека, воздействия внешней среды).
Поэтому нередко оно может быть ошибочным.Известно несколько распространенных способов восприятия;
которые затрудняют, создают барьеры и приводят к ошибВнкам в восприятии реальности человеком:
¨ Стереотипизация, сведение более сложного и оригинального явления к определенному стереотипу и соответственно к упрощенному представлению об этом явлении.
¨ Перенос оценок отдельных характеристик явления на другие его характеристики или же обобщение оценки отдельной характеристики до явления в целом;
¨ Проекция человеком своих собственных чувств, наВнстроений. переживаний, опасений, мотивов деятельности на других людей;
¨ Первое впечатление оказывает значиВнтельное влияние на долгосрочное восприятие человека окВнружающими.
Чтобы избежать множества проблем, трудностей ошибок в организационном поведении, и не вызвать предубеждения, которое может отрицательно сказаться на многих организационных процессах, в частности на найме продвижении по службе, вознаграждении и увольнении работников, руководителям необходимо критически расценивать свое восприятие.
Человек должен стараться избегать стереотипизации, обобщения, приписывания другим черт, желаний и настроении, им не присущих, следования первому впечатВнлению и должен стремиться к более объективному восприВнятию реальности.
Основные функции коммуникации:
1. информативная - передача истинных или ложных свеВндений;
2. интерактивная (побудительная) - организация взаимоВндействия между людьми, например, согласование дейВнствий, распределение функций, влияние на настроения, убеждения, поведение собеседника путем использоваВнния различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение;
3. перцептивная функция - восприятие друг друга партВннерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;
4. экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.
Выделяют следующие виды коммуникаций:
1. организационные;
a) внешние;
b) внутренние;
i) формальные;
a) вертикальные;
(1) по восходящей;
(2) по нисходящей;
b) горизонтальные коммуникации;
ii) неформальные;
2. межличностные.
Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.
Межличностные коммуникации - устное общение людей в одном из перечисленных видов. ПриВнрода межличностных отношений существенно отличается от природы общественных отношений, так как их важнейшая специфическая черта - эмоциональная основа. По этому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. ЭмоциоВннальная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.
Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей - начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом - в рамках различных событий, а с другой, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.
Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.
Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т. п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.
Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.
Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структуВнрой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управВнления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректироВнвать и отфильтровывать сообщения.
Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".
Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80тАФ99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.
Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменивши.
Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей тАФ это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получившие название кружков качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.
Наиболее очевидным компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.
Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.
Иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.
Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация тАФ это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.
К примеру, представители разных отделов в нашем институте периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения.
В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.
Коммуникационный процесс тАФ это обмен информацией между двумя или более людьми.
Основная цель коммуникационного процесса тАФ обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
1. Отправитель тАФ лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение тАФ собственно информация, закодированная с помощью символов. Смыслом и значением сообщеВнния являются принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. Сообщение посылают с использованием передатчика в передающий канал, доводя его до получателя. В качестве передатчика возможно исВнпользование как самого человека, так и технических средств.
3. Канал тАФ средство передачи информации. Каналом передачи может быть сама среда, а такВнже технические устройства и приспособления. Выбор каВннала должен быть совместим с типом символов, испольВнзуемых при кодировании.
4. Получатель тАФ лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача тАФ составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.
Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:
1. зарождение идеи;
2. кодирование и выбор канала;
3. передача;
4. декодирование;
5. обратная связь;
6. ВлшумВ».
Эти этапы проиллюстрированы на рис. 1 в виде модели процесса коммуникаций.
Рис. 1. Процесс обмена информацией как система с обратной связью.
Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках.
Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с послеВндующей передачей другим участникам процесса. Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Предварительно отправиВнтель должен осуществить свою идентификацию в рамках коммуникационного процесса.
К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.
Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.
Существует связь между восприятием и коммуникацией. У руководителя, который считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего, найдутся дельные позитивные идеи для обмена информацией на указанную тему по существу. Управляющий, который воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления.
Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.
Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна.
Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен.
Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.
На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.
Передача информации осуществляется с использоВнванием знаковых систем. Существует несколько знаковых систем, используемых в коммуникационном процессе. При классификации коммуникативных процессов условно можно выделить вербальную коммуникацию, где в качестВнве знаковой системы используется речь, и невербальную коммуникацию, когда используются различные неречевые знаковые системы.
Вербальная коммуникация в качестве знаковой сисВнтемы использует систему фонетических знаков, включаюВнщую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, так как при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. При помощи речи осуВнществляется кодирование и декодирование информации. В структуру речевого общения входят значение и смысл слов, фраз. Важную роль играет точность употребления слова, его выразительность и доступность, правильность построения фразы и ее доходчивость, правильность произВнношения звуков, слов, выразительность и смысл интонаВнции.
В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов, взамен которых применяются любые символы. ОсВнновные функции невербальных средств - это дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.
Хотя речь является универсальным средством общеВнния, она приобретает значение только в совокупности с использованием невербальных символов для трансляции сообщений. Проведенные исследования показали, что 55 % сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, а 38 % - через интонацию и модуляции гоВнлоса. Это говорит о важности и необходимости изучеВнния невербальных сигналов.
После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование тАФ это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.
С точки зрения передачи и восприятия смысла соВнобщения коммуникативная схема асимметрична. Для отВнправителя смысл сообщения предшествует процессу кодиВнрования, поскольку определенная мысль воплощается в систему знаков. Для получателя смысл сообщения раскрыВнвается одновременно с декодированием.
Точность понимания получателем смысла высказыВнвания станет очевидной для отправителя только тогда, коВнгда произойдет смена коммуникативных ролей и получаВнтель превратится в отправителя и своими высказываниями даст знать о том, как он понял смысл принятой информаВнции. В этом проявляется суть еще одного важнейшего элеВнмента коммуникационного процесса - обратной связи.
Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Руководитель, который не наладит обратную связь для получателя информации, обнаружит, что эффективность его управленческих действий резко снижена. Аналогичным образом, если обратная связь с работниками заблокирована, руководитель в конце концов окажется изолированным или обманываемым.
Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.
Хотя шум не является в точном смысле слова этапом коммуникации, но его просто нельзя обойти стороной, так как он оказывает очень значительное влияние на качество коммуникации. Шум - это люВнбое вмешательство в процесс коммуникации, искажающее смысл сообщения. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируются от языка (в вербальном или невербальном оформлении) и различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.
Необходимо учитывать, что шум присутствует всегда, поэтому на всех этапах процесса коммуникации происходит некоторое искажение значения передаваемого послания.
Высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией.
Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникаВнционного процесса с помощью информационных потоков.
Коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подВнчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организаВнции. Диагональные связи - это связи с другими начальниВнками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает реальную структуру организации.
Возможности развития коммуникационной сети огВнраничивают, как правило, размеры подразделений в оргаВннизации. Увеличение размера группы приводит к возрасВнтанию количества возможных коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена коммуникациВнонная сеть, зависит ее влияние как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением. и соответственно деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью.
Особенно важно знание типов коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе. Среди сущеВнствующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типов: колеВнсо, цепь, круг, сложный круг (или всеканальная) (рис. 2 ).
Рис.2. Типы коммуникационных сетей в группе
Колесо Цепь Круг Сложный круг
Точки (тАв) - члены группы. Линии (-) - каналы коммуникаций.
Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные общаются друг с другом только чеВнрез своего начальника, представлена в сетях типа ВлколесоВ». Одно лицо занимает центральное место в колВнлективе и большинство членов этой группы при опредеВнлении своей позиции сориентированы на центр. Это связаВнно с лидерскими функциями лица находящего в центре ВлколесаВ», его возможностями оказывать больше социальВнного влияния на других членов группы. Оно также связано с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных решений.
Если члены группы соединены между собой, как звенья одной цепи, в которой каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то мы имеем сеть типа ВлцепочкаВ». Последняя отражает последовательно сеть горизонтальных связей.
В сетях типа ВлкругВ» члены группы могут коммуницировать только с тем, кто расположен рядом с ними.
Примером полностью децентрализованных групп являются ВлвсеканальныеВ» сети. которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.
В условиях человеческой коммуникации могут возВнникать специфические коммуникативные барьеры. Коммуникативные барьеры существуют как на уровне межличностных, так и на уровне организационных коммуникаций.
Наше рассмотрение межличностных барьеров сосредоточено на :
1. восприятии;
2. семантике;
3. обмене невербальной информацией;
4. некачественной обратной связи;
5. плохом слушании.
Восприятию и связанным с ним преградам на пути коммуникаций посвящена отдельная глава (смотри пункт 1).
Вступая в информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания. К используемым нами символам относятся слова, жесты и интонации. Именно этими символами обмениваются люди в процессе коммуникации. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов.
Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то, что некто намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации.
Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, прип
Вместе с этим смотрят:
"Управленческая борьба" - ведение переговоров
Cамоорганизация как процесс саморазвития
Cистема управлiння зовнiшньоекономiчною дiяльнiстю ЗАТ "Харкiв'янка"
PR в шоу-бизнесе
PR менеджмент в турагенстве