Шпaргалки по документальному обеспечению управления

1. Делопроизводство тАУ деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий.

ДокументированиетАУ процесс создан6ия и оформления документа.

Параллельно с термином делопроизводство используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе.

ДОУтАУ работа с готовыми документами, созданными учреждениями и полученными извне:

В· Прием документов

В· Распределение

В· Регистрация

В· Исполнение

В· Контроль исполнения

В· Формирование дел

В· Подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию.

ДОУ в организациях осуществляется спецслужбой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, она подчиняется руководителю организации.

В министерствах и ведомствах документационным обеспечением занимаются управления делами. В состав управления делами как правило входят секретариат(приемная, секретариат министра, зам.министра, протокольное бюро), инспекция при министре, канцелярия, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-машинальное бюро, отдел писем и жалоб, отдел совершенствования работы с документами и внедрение технических средств, центральный архив. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руки(инспектор) или другое специально назначенное должностное лицо. Основной задачей службы ДОУ является установление единого порядка документирования и работы с документами в отрасли или в отдельной организации и на основе их использование современной вычислительной техники и автоматизации.

2. документы и их роль.

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово ВлдокументВ» в переводе с лат. означает ВлсвидетельствоВ», Влспособ доказательстваВ».

Документ тАУ материальный объект с информацией, закрепленной созданным челом способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Документ тАУ материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде.

Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: ВлданныеВ», ВлсведенияВ», ВлпоказателиВ». Законодательно закреплен следующий термин.

Информация тАУ это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления.

3. основные способы документирования.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале(бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке(машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя(магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина тАУ документоведение.

4.основные функции документа.

Это целевое назначение, которое присуще этому документу.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие:

А) информационная, т.е. документ создают для сохранения информации.

Б) социальная, документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью.

В) коммуникативная, т.е. документ выступает средством связи между организациями и др. общественными органами.

Г) культурная тАУ документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества.

Д) управленческая тАУ документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели.

Е) правовая тАУ документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе.

Ж) историческая тАУ документ тАУ источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.

5. классификация документов.

Это деление документов на классы по наиболее общим признакам, сходствам, различиям.

- по наименованию, т.е. по названию документа.

- по месту составления документы делятся на внутренние (созданные в данной организации и отражающие вопросы внутри нее) и внешние (поступающие в организацию или направляемые в др. организацию, др. лицам).

- по количеству вопросов, включенных в текст, документы бывают: простые, в которых содержится и предлагается решение только одного вопроса; сложные, в которых содержится несколько вопросов.

- по форме документы могут быть индивидуальные (создаваемые в произвольной форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные документам); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении).

- по средствам фиксации: рукописно печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом); графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино документы, запечатленные путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов.

- по срокам хранения: постоянного (вечного), долговременного(свыше 10лет), временного(до 10лет).

- по происхождению: служебные(затрагивающие интересы предприятия, отдела, группы работников), личные(касающиеся конкретного лица и являющиеся именными).

- по назначению: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

Подлинники тАУ документ, отредактированный соответствующим образом, оформленный и подписанный.

Копия тАУ полное воспроизведение всех реквизитов подлинного документа.

Дубликат тАУ вторично воспроизведенный документ, целиком, повторяющий подлинник, обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинника.

Выписка тАУ часть копии документа, нужная для работы.

- по юридической силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.

Значения:

А) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве

Б) повышение оперативности работы документа.

6. виды документов.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на 2 большие группы:

- документы по общим административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятия и его производственной деятельности. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. В эту группу входят:

1.1 организационно-распорядительная документация (ОРД), в составе которой в свою очередь различают документы:

1.1.1 организационные (устав, положение, инструкция, штатное расписание)

1.1.2 распорядительные (приказ по общим вопросам, распоряжение, решение, указание и т.п.)

1.1.3 справочно-информационные(служебные письма, справки, телеграммы, телефонограммы, заявления, докладные, служебные записки, акты, протоколы, договоры и т.п.).

1.2 по личному составу (по трудовым отношениям) приказы, по личному составу, трудовые книжки, анкеты, автобиографии, резюме, характеристики и т.д.

- документы по функциям управления:

2.1 документация по финансово-расчетным, денежным и кредитным операциям(платежные поручения, счета-фактуры, акты, ревизии, кассы и т.д.)

2.2 документация по поставке товаров и перевозке грузов(по снабжению и сбыту) хозяйственные договора, коммерческие группы, претензионные письма и т.д.

эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отдела планирования, снабжения и сбыта и других функциональных подразделений.

7.унификация и стандартизация как основное направление в совершенствовании документов.

Организация и управление характеризуется разнообразием и неповторимостью рабочей ситуации и предпринимаемых действий по их разрешению, отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единству их форм структуры, языковых конструкций и операции по обработке, учету и хранению документов.

Унификация документов тАУ установление одинакового комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил составления, оформления и задания трафаретных текстов.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления должны оформляться единообразно, это позволяет включать документы в единую для страны систему. Делопроизводство способствует их оперативной отработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.

Стандартизация тАУ форма юридического закрепления, приведенной унификации и уровня ее обязательности.

В России деятельность стандартизации координируется государственными органами стандартизации, при этом оформляется виде межгосударственных(ГОСТ), государственных(ГОСТН), отраслевых(ОСТ), республиканских(РСТ) стандартов и стандартов предприятий, организаций, учреждений(СТП).

Стандартизация тАУ это сложный процесс, в ее состав входят такие элементы, как унификация, типизация и т.д.

Типизация, в документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

8.система документации. Основные системы документации, применяемые в РФ.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается совокупностью документов определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих.

Система документации тАУ совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной деятельности.

В литературе и практической деятельности, прежде всего, выделяют функциональные и отраслевые системы документации.

Функциональные системы документации тАУ это организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, финансирование материально-технического снабжения и т.д.

Отраслевыми принято считать системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министр, ведомство отраслевых управлений).

В развитие электронно-вычислительной техники и внедрения автоматизированных систем управления потребовалось приведение документов к единообразию как по форме, так и по последовательности расположения в них информации. С конца 60-х годов у нас в стране широко развернулась деятельность по разработке унифицированных систем документации, т.е. систем документации, созданных по единым требованиям и правилам. Создание унифицированных систем документации тАУ это одно из важнейших направлений автоматизации управленческих процессов.

Унифицированные системы деятельности(УСД) тАУ это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Определение, назначен6ие и состав системы документации устанавливаются ГОСТами. С 1 июля 1998 года а РФ был введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, который внес существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

В 2003 году этот ГОСТ был незначительно изменен и получил название ГОСТ Р 6.30-2003.

9.требования к построению формуляра-образца деловых документов.

Требования изложены в ГОСТе 6.10.5-87, согласно ему формуляр устанавливает требования к построению унифицированных форм:

- формат бумаги для унифицированных форм документов. Применяют бумагу формата А3(297*420), А4(210*297), А5(148*210), А6(105*148), А1-ватман.

- служебные поля. Для унифицированных форм документов формуляр-образец устанавливает размеры служебных полей, поле верхнее левое не менее 20 мм, поле нижнее правое не менее 10 мм

- расположение частей из зон. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещается в пределах основных частей формуляра абзаца: заголовочная, содержательная и оформляющая.

- расположение реквизитов.

10. состав реквизитов ОРД.

01 тАУ государственный герб РФ

02 тАУ герб субъектов РФ

03 тАУ эмблема организации или товарный знак

04 тАУ код организации

05 тАУ основной государственный регистрационный номер юридического лица

06 тАУ идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на участок

07 тАУ код формы документа

08 тАУ наименование организации

09 тАУ справочные данные об организации

10 тАУ наименование вида документа

11 тАУ дата документа

12 тАУ регистрационный номер

13 тАУ ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 тАУ место составления документа

15 тАУ адресат

16 тАУ гриф утверждения

17 тАУ резолюция

18 тАУ заголовок текста

19 тАУ отметка о контроле

20 тАУ текст документа

21 тАУ приложение

22 тАУ подпись

23 тАУ гриф согласования

24 тАУ виза согласования документа

25 тАУ оттиск печати

26 тАУ отметка о заверении копии

27 тАУ отметка об исполнителе

28 тАУ отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 тАУ отметка о поступлении документа в организацию

30 тАУ идентификатор электронной копии документа

11. схемы расположения реквизитов по ГОСТу Р 6.30-97.

ГОСТ Р 6.30-2003( бывший ГОСТ Р 6.30-97 ) ВлУнифицирование системы документации. Унифицирование организационно-распределительных документов Требование к оформлению документов В».

Перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в унифицированную систему ОРД. Он определяет максимальный состав реквизитов документов и каждому реквизиту отводит строго определенное место на листе.

12. общая характеристика ОРД.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, используемых на предприятиях и организациях, ОРД занимает центральное место. Можно сказать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в ОРД.

ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

ОРД классифицируется на 3 группы:

- организационная документация (устав, положение, инструкция, штатное расписание)

- распорядительная документация (приказ по общим вопросам, распоряжениям)

- справочно-информационная документация (служебные письма, телеграммы, справки и т.д.).

Классификация ОРД позволяет обеспечить оперативный поиск документов, контроль за исполнением документов, создает условия для унификации.

13. характеристика организационных документов.

Исходя из данной группы документов, не сложно определить их главное назначение:

По средствам организационных документов осуществляется регламентация и документационное оформление таких вопросов, как создание организации и установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования, взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка, их действие при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

14. документ ВлположениеВ» (определение, реквизиты, правила составления).

Положение тАУ правовой акт, определяющий порядок образования, права и обязанности организации, работы как на предприятии в целом, так и в его структурных подразделениях. В положении отражены права и обязанности отдельных должностных лиц.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 24, (28).

Положения могут быть индивидуальные и типовые.

Индивидуальные положения чаще всего разрабатываются на основе типового.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения, согласовывает с юридическим отделом. Если проект вызывает возражение, то их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе.

Проект положение предоставляют на утверждение руководителю предприятия, подписывает его руководитель структурного подразделения и разработчик. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом, как правило, типовое положение содержит в себе основные разделы:

- общие положения

- основные задачи

- функции

- права и обязанности

- руководство

- взаимоотношения, связи

- имущество, средство

- контроль, проверка, ревизия деятельности

- реорганизация и ликвидация деятельности

Оформляются положения на общем бланке предприятия.

15. документ ВлуставВ» (определение, реквизиты, правила составления).

Устав тАУ юридический акт, который оформляет образование организаций и предприятий и определяется их структура, функции и правовое положение.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, (23), 24, (28).

Устав тАУ это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики. Текст типового устава состоит из разделов:

- общие положения

- основные задачи

- функции

- права и обязанности

- руководство

- взаимоотношения, связи

- производственно-хозяйственная деятельность

- имущество, средство

- контроль, проверка, ревизия деятельности

- реорганизация и ликвидация предприятия.

Уставы государственных организаций, предприятий, учреждений утверждают выше стоящие органы (министерство, ведомство).

Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.

Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы и регистрации в областных городских или районных администрациях.

Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.

16. характеристика распорядительных документов.

Распорядительный документ играет очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно. Во-первых, по организационным вопросам.

- по вопросам планирования

- производства

- строительства

- материально-технического сбыта и снабжения

- финансов и кредита

- труда и з/п.

Распорядительные документы носят административный характер, они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся:

- приказы

- распоряжения

- указания

- постановления и т.д.

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурным подразделением, или отдельной специальной или рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить суть вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект документа. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации.

Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

17. документ ВлприказВ» (определение, реквизиты, правила составления).

Приказ тАУ это правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе едино начала, в целях разрешения основных задач, стоящих перед данными органами.

По содержанию и способам оформления, приказы делятся на:

- приказ по основной деятельности

- приказ по личному составу.

Приказы по личному составу используется для документирования, приема, перевода, увольнения и другого движения кадров.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), (24), (27), (28).

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

- констатирующая

- распорядительная.

Приказы могут издаваться как по инициативе, так и для исполнения распорядительных документов выше стоящих организаций, органов власти и управления.

В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, даются объяснения необходимости исполнения приказа.

В приказах издаваемых для исполнения распорядительных документов выше стоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, №, заголовок к тексту этого документа.

Распорядительную часть начинают со слова ВлприказываюВ», которое пишут прописными буквами от левого поля, текст делят на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Распорядительные пункты строят последовательно, по схеме:

1) исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы или структурные подразделения в данном предприятии)

2) действие (главное в неопределенной форме осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.п.)

3) срок исполнения (приводится или в каждом пункте приказа, или выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий).

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия, инициалы).

Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Проект приказа до подписания согласовывают (визируют) с руководителем

структурного подразделения, зам.руководителя, отвечающего за данные вопросы, должностными лицами, ответственными за исполнение приказа, юрисконсультом. Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, дата приказа тАУ это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель (заместитель), если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

Приказы оформляются на общих или специальных бланках.

18. документ Влвыписка из приказаВ» (определение, реквизиты, правила составления).

Выписка из приказа тАУ это копия части документа, представляющая собой ту часть текста, которая нужна для работы.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), 26, (28).

Выписка из приказа полностью сохраняется, заглавная часть документа с добавлением слов Влвыписка изВ», проставляется № и дата подписания документа, дается константная часть, если она есть, со словом ВлприказываюВ», а затем тот текст, который соответствует данной выписке.

В конце выписки указывается наименование должности, фамилия и инициалы должностного лица, подписавшего подлинник документа, но без его подписи.

Подписывается выписка должностным лицом, заверявшим его подлинную версию. Обязательно указывается дата ее изготовления.

19. характеристика справочно-информационных документов.

К ним относятся акты, служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным документам, информация, содержащаяся в справочно-информационных материалах, может побуждать к действию или могут быть лишь принятыми к сведению.

20. документ Влслужебное письмоВ» (определение, реквизиты, правила составления).

Служебное письмо тАУ это обобщенное название различных по содержанию документов. Выделяют в связи особых способов передачи текстов, пересылается по почте.

Реквизиты: 08, 09, 10, 11, 12, 13, 15, 18, 20, (21), 22, (27), (28).

Письма используются в том случае, если не возможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

По содержанию и назначению письма могут быть:

- инструкционные

- гарантийные

- информационные

- рекламные

- коммерческие

- письма запроса

- письма извещения

- письма приглашения и т.д.

Датой письма является дата его отправки, письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

Текст письма должен бать простым, последовательным, убедительным и корректным. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение, приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверенны, цифровые данные тАУ точны. Не точности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

Текст письма как правило состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки на факты, документы и т.д. В основной части письма излагается цель, просьба, предложение, сообщение, отказ и т.д.

Письмо освещает один вопрос, это упрощает работу с документом, регистрацию и исполнение. Поэтому, если с одним адресатом нужно решить несколько вопросов, то по каждому из них следует составить отдельные документ. Несколько вопросов излагают в одном письме, только если они взаимосвязаны.

Письмо не должно превышать одну машинописную страницу для составления писем, факсов, используется специальный бланк формата А4, если текст не превышает 7-10 строк, то используется бланк А5.

Правильность письма в соответствии с его содержанием, нормативным актом, удостоверяется подписью руководителя организации (структурного подразделения), который несет за нее полную ответственность.

21. документ ВлактВ» (определение, реквизиты, правила составления).

Акт тАУ это документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт события, действия.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, (19), 20, 21, 22, (23), (24), (25), (28).

Акты бывают:

- ликвидации (учреждения, организации, предприятия)

- проверки

- приема тАУ передачи (при смене руководства, передаче материальных ценностей)

- инвентаризации

- проведения испытания

- уничтожения (дела).

Акт как правило составляется комиссией, это может быть постоянно действующая комиссия или назначенная по указанию руководства. Приступив к работе, члены комиссии изучают суть вопроса. Акт м.б. составлен по указанию руководителя или выше стоящей организации на основании распорядительного документа (приказа). Текст акта делится на части: вводная тАУ для всех актов одинаковая: в ней указывается основание для составления акта; лица, составившие акт и при необходимости тАУ присутствующие при составлении акта. Слово ОСНОВАНИИЕ печатается о левого поля, далее указывается состав комиссии. ФИО председателей указывают в алфавитном порядке с перечислением должностей и названием учреждения. После слова ПРИСУТСТВОВАЛИ, перечисляют в алфавитном порядке ФИО присутствующих.

В констатирующей части, которая начинается с абзаца, излагаются цели, задачи и суть проведенной работы, ее результаты. Эта часть акта м.б. оформлена в виде таблицы, позволяющей обеспечить высокую информативность текста. В некоторых актах текст м. иметь третью часть тАУ выводы, заключения, предложения комиссии.

При необходимости, в конце текста даются сведения о количестве экземпляров и месте их нахождения. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, а также все лица, принимавшие участие в составлении.

Дата место составления акта должна соответствовать дате и месту активного события, акт оформляется на общем бланке А4, внутренние акты м.б. оформлены не на бланке. Для ряда актов требуется подпись руководителя и заверение печатью предприятия.

С актом ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают в акте. После подписи составителей ставится отметка Влс актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и датаВ».

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи и недостачи груза иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, выполняется без помарок, подписок и зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, отвечающего за перевоз груза).

22. документ ВлдоговорВ» (определение, реквизиты, правила составления).

Договор тАУ один из наиболее распространенных юридических документов, устанавливающий права, обязанности и ответственность за их выполнение.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25.

Заключение договора обычно начинается с предложения его заключить, т.е. направления оферты.

Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятии предложения другой стороной считается акцептом (согласие). Обмен документами между сторонами может происходить по средствам почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту.

Договорные отношения могут быть также установлены путем предоставления одной из сторон проекта договора, получив его, другая сторона рассматривает и если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, составившей проект. При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:

- четкая формулировка прав и обязанностей сторон

- возможность расторжения договора одной из сторон

- санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств

- соответствие пунктов договора Федеральному закону о защите прав потребителей и другим законодательным актам.

- соответствие подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора, необходимо следовать требованиям статьи 317 ГК РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание других валют, но только формулировки (подлежит оплате в руб., сумме, эквивалентной сумме иностранных валют). Несоблюдение этого правила приведет к признанию этого договора не действительным.

Коммерческий договор храниться 5 лет, после истечения срока договора или условий его выполнения. Договора на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы в архив. Договор с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой ценности других стран следует хранить не менее 10 лет.

23. документ ВлсправкаВ» (определение, реквизиты, правила составления).

Это документ, подтверждающий какие либо факты или события.

Реквизиты: 08, 09, 10, 11, (12), (14), 15, (18), 20, (21), 22, (25), (28).

Виды справок:

- справки, подтверждающие и списывающие факты или события в производственной деятельности организации или предприятия. Эти справки составляют по указанию вышестоящей организации или по указанию руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей: В первой излагают факты, послужившие поводом для написания этой справки, во второй тАУ приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справках не приводят, это отличает их от докладной записки. Датой справки является дата ее подписания. Справки составленные по указанию вышестоящей организации подписывает руководитель, справки, составленные для руководителя тАУ составитель, справки финансового характера тАУ руководитель и главбух. Заверяют такие справки печатью. Справки, выходящие за пределы предприятия оформляются на общем бланке формата А4, а внутренние тАУ на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами. Справки на производственную тематику составляют в двух экземплярах, один из которых направляют адресату, а второй подшивают в дело.

- справки, удостоверяющие юридические факты, подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности и т.д. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5. Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть справки. Текст начинается с указания ФИО в именительном падеже. В конце справки указывают название организации, куда оно представляется, заверяется подписью и печатью.

24. документ Влдокладная запискаВ» (определение, реквизиты, правила составления).

Это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, (21), 22, (27), (28).

По содержанию, д/з подразделяются на: инициативные, информационные, отчетные. Инициативные тАУ составляются с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются не только какие-то факты, но и конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная д/з составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные д/з тАУ информируют о завершении работы, выполнении указаний, распоряжений, результатах проверки и т.д.

Текст д/з делится на 2 части:

- изложение факто, послуживших причиной составления д/з.

- выводы и мнения составителя.

Текст д/з может состоять только из одной части, если речь идет об общеизвестных фактах. Оформление д/з зависит от ее адресата: если она адресована руководителю данного предприятия, то считается внутренней и пишется на листе бумаги формата А4 или А5 с помощью компьютера, машинописным или рукописным способом, подписывает ее автор-составитель. Если документ выходит за пределы организации (в вышестоящую организацию), то считается внешним, и оформляется на общем бланке организации, формата А4, подписывается руководителем организации. Датой д/з считается дата ее подписания. д/з по основным вопросам предприятия хранится 5 лет.

25. документ Влобъяснительная запискаВ» (определение, реквизиты, правила составления).

Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа, плана, отчета, проекта ли объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Реквизиты: (08), 10, 11, (12), 15, (18), 20, 22, (28).

о/з можно разделить на 2 группы:

- документы, чаще всего сопровождающиеся основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке предприятия и подписываются руководителями.

- составляют о/з по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков, поведения отдельных лиц. Текст таких о/з должен быть убедительным и содержать неоп

Вместе с этим смотрят:

"Управленческая борьба" - ведение переговоров

Cамоорганизация как процесс саморазвития

Cистема управлiння зовнiшньоекономiчною дiяльнiстю ЗАТ "Харкiв'янка"

PR в шоу-бизнесе

PR менеджмент в турагенстве