Деловая беседа: психологические аспекты
План:
I. Подготовка к деловой беседе.
II. Принципы и правила проведения деловой беседы.
III. Использование в деловой беседе некоторых коммуникативных навыков:
а) навыка активного слушания;
б) навыка составления вопросов и их постановки перед собеседником.
I.ПОДГОТОВКА К ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЕ
Деловая беседа, несомненно, является одним из наиболее часто используемых видов коммуникативного взаимодействия в управленческом общении. Существует несколько основных видов деловых бесед, и каждый из них имеет свои особенности. Назовем эти виды:
Þ беседа при приеме на работу,
Þ беседа при увольнении,
Þ беседа с работником (работниками) о результатах труда,
Þ беседа при консультировании (делегировании),
Þ деловые переговоры.
Каждый из видов имеет собственный психологический ВлсценарийВ» проведения, цель и назначение. Однако все они являются разновидностями коммуникативного взаимодействия, и потому существуют некоторые общие принципы и правила их организации и проведения. Раскроем их.
Безусловно, быть готовым к деловой беседе лучше, чем быть к ней не готовым. Готовность к деловой беседе, даже если эта беседа имеет оперативный характер, дает вам психологическое преимущество. При этом, чем меньше времени занимает сама беседа, тем важнее обеспечить это психологическое преимущество. К сожалению, столь очевидная вещь на практике, в реальном менеджменте часто игнорируется. И напрасно! Если мы хотим, чтобы деловая беседа стала формой управленческого общения, взаимодействием (и взаимодействием эффективным!), мы ни в коем случае не должны игнорировать ее подготовительный этап. Время, потраченное на подготовку к беседе, никогда не бывает потраченным зря.
Предлагаемые ниже вопросы позволят вам подготовиться к деловой беседе, потратив на это минимум времени (но не меньше и не больше, чем необходимо).
ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЕ
1.Четко ли вы представляете цели беседы? (Видите ли конкретный результат?) Или, другими словами: что вы хотите в конце беседы?
2.Как можно будет оценить этот результат? Как вы узнаете, достигли вы желаемого или нет?
3.Какими могут быть цели и мотивы вашего собеседника?
4.Какие средства вы имеете для достижения поставленной цели?
5.Какую позицию по отношению к собеседнику вы займете в ходе беседы? Будет ли она оптимальной для достижения цели?
6.Как, какими средствами вы донесете до собеседника свою позицию?
7.Как, с помощью каких средств вы узнаете установки и позицию партнера по общению?
8.С какими коммуникативными барьерами можете столкнуться?
9.Как подстраховать себя и снизить вероятность проявления этих барьеров?
10.Если в ходе беседы возникнут противоречия, как вы их будете снимать?
11.Если собеседник вам неприятен, как вы настройте себя на терпимость к нему?
12.Какие способы психологического воздействия вы будете применять?
13.Какую аргументацию предложите собеседнику?
14.Что вы будете делать, если возникнет конфронтация, партнер прибегнет к манипуляции или использует нечестные приемы?
15.Как обеспечите согласование мнений?
16.Насколько (в какой степени) будете раскрывать свою позицию?
17.Как вы будете управлять атмосферой разговора?
18.Как вы будете управлять собой, если партнер своими репликами (или поведением) вызовет у вас раздражение?
19.Каковы интересы вашего партнера?
20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в этой беседе? Конечно, при подготовке к беседе далеко не всегда можно дать ответы на все поставленные вопросы. Но это и не обязательно. Ответьте хотя бы на те из них, на которые можете, и это даст вам некоторые психологические ВлкозыриВ»:
а) вы будете психологически настроены на деловую беседу;
б) вы заранее будете знать возможные слабые места вашего собеседника (и свои собственные).
II. ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
Психологическая подготовка к деловой беседе и настрой на партнера тАФ дело очень важное, но не решающее. Результат зависит от вашей подготовленности, но определяется тем, как вы построите сам разговор. Для того чтобы не совершать очевидных ошибок в построении беседы, психологи предлагают воспользоваться следующими основными принципами.
1. Рациональность. В ходе беседы необходимо вести себя сдержанно, даже в том случае, если партнер проявляет эмоции. Почему? Во-первых, неконтролируемые эмоции всегда отрицательно сказываются на решении. Вo-вторых, существует психологическое правило, которое гласит: ВлВ дискуссии побеждает тот, кто более спокоенВ». Спокойствие и рациональность тАФ лучший ответ на всплеск эмоций со стороны партнера.
2.Понимание. Постарайтесь понять собеседника. Ведь он пытается объяснить вам свою позицию, довести до вас свое мнение. Но из-за вашего невнимания к его точке зрения не может достичь цели. А это вызывает раздражение и может привести к тому, что собеседник не поймет вашу позицию. Помните: прежде чем влиять на позицию партнера по общению (а изменить ее в нужном направлении тАФ ваша цель!), следует ее понять.
3.Внимание. Установлено, что в процессе беседы уровень концентрации внимания колеблется. И это происходит даже тогда, когда отсутствуют отвлекающие факторы. Концентрация и внимание на протяжении беседы неодинаковы. Психика человека устроена таким образом, что в процессе получения информации ему время от времени требуются перерывы. В эти моменты внимание непроизвольно рассеивается, и ваш собеседник на несколько минут как бы ВлвыпадаетВ», выключается из разговора. В такие моменты следует вербально или невербально привлечь его внимание, восстановить разорванный контакт. Лучший способ для этого тАФ задать вопрос: ВлВы меня слушаете?В»
4.Достоверность. В беседе не следует давать ложную информацию даже тогда, когда это делает собеседник. Иначе тактический выигрыш (а он иногда бывает) может обернуться стратегическим поражением.
5.Разграничение. Установление границы между собеседником и предметом разговора тАФ очень важный психологический принцип. В процессе общения мы зачастую отождествляем то, что говорит партнер, с ним самим (его личностными качествами) или даже с нашим отношением к нему.
Приятная информация, сообщенная неприятным собеседником, теряет половину своей привлекательности. Наше личное отношение к человеку, которого мы недолюбливаем, часто затрудняет объективную оценку информации, им сообщаемой.
Чтобы этого избежать, обращайте внимание, прежде всего на то, что именно вам сообщается, а не на то, и как сообщает. Короче говоря, отделение фактов от мнений (оценок), а мнений от эмоций является принципом построения конструктивной беседы.
Названные принципы проведения деловой беседы носят достаточно общий характер. Специалисты в области психологии общения конкретизировали их и составили правила проведения деловой беседы. Эти правила можно было бы назвать Влтехникой безопасностиВ» при деловом общении.
ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
1. Двойной интерес. Каждый собеседник преследует двойной интерес:
а) относительно существа дела, обсуждаемого в беседе,
б) относительно своего взаимодействия с партнером. Иными словами, общаясь, люди думают не только о том, что обсуждается, но и о том, как будут строиться и развиваться их дальнейшие отношения. Сохранение хороших (конструктивных) отношений тАФ цель не менее важная, чем обмен информацией. Вот почему мы зачастую предпочитаем не обсуждать некоторые темы с нашими близкими, боясь испортить с ними отношения.
Психологи рекомендуют на каждом этапе вести разговор так, чтобы он способствовал развитию ваших отношений с подчиненными, а не мешал им. Проблема заключается в том, что отношения обычно увязываются с предметом беседы, с темой разговора. Поэтому:
а) не делайте поспешных выводов о намерениях вашего собеседника, исходя из собственных опасений. Короче говоря, не принимайте собственные страхи за его планы. Ваша проблема тАФ не вина партнера. Обвинять его тАФ самый легкий способ, даже в том случае, если он действительно виноват. Ваши слова хотя и справедливы, но обычно непродуктивны. Ваше наступление вынуждает оппонента занимать оборонительную позицию и не соглашаться с тем, что вы сообщаете;
б) внимательно слушайте и показывайте, что вы услышали сказанное. Слушание тАФ это активный процесс! О том, как сделать его продуктивным, мы поговорим чуть позже, а пока я ограничусь тем, что подчеркну важность слушания;
в) говорите о ваших интересах, о том, чего вы хотите. Собеседник может не догадываться об этом, а вы можете не знать, каковы его интересы. Если вы хотите, чтобы ваши интересы были приняты во внимание, следует объяснить, в чем они заключаются. При этом формулировки должны быть конкретными и ясными;
г) смотрите вперед, а не назад. Вы быстрее добьетесь своей цели, если будете говорить о том, чего хотите достичь, а не о том, что было. Вместо того чтобы спорить с человеком о прошлом, в котором все равно ничего нельзя изменить, говорите о будущем. Не просите объяснить вчерашние действия, гораздо продуктивнее рассмотреть, кто и что должен сделать завтра.
2. Внимание к партнеру. Исключительное, я бы даже сказал подчеркнутое внимание к собеседнику тАФ важное правило. Если вы покажетесь партнеру заинтересованным слушателем, это значительно облегчит и его, и вашу задачу. Для этого:
а) сопровождайте речь партнера репликами типа: ВлДа!В», ВлПонимаю вас..В», ВлЭто интересно..В», ВлПриятно это слышатьВ». Если вы будете делать это непринужденно и конструктивно, сопровождая слова соответствующими невербальными знаками, такая реакция создаст подсознательное желание высказываться свободно и непринужденно. Она поможет выразить одобрение, интерес, понимание;
б) проявляйте стремление получить дополнительные факты и прояснить позицию собеседника, используя фразы: ВлПожалуйста, уточните это..В», ВлПовторите, будьте добры, еще раз..В», ВлКак я вас понял..В», ВлВы можете поправить меня, если я ошибаюсь..В», ВлДругими словами, вы считаете, что..В» и т. д.;
в) обращайтесь к партнеру по имени (по имени-отчеству) как можно чаще и непринужденнее;
г) не говорите обидных слов тАФ помните о законе эмоционального зеркала: нервозность одного собеседника вызывает нервозность другого, злость порождает злость, агрессия тАФ агрессию. Чтобы ваши слова подействовали, говорите деликатно, не оскорбляя партнера;
д) осторожно выбирайте слова, указывая на ошибки и Неточности вашего партнера. Ошибаться могут все, а острая реплика типа: ВлЭто абсолютно неверно!В» или: ВлВы заблуждаетесь!В» убивает мысль, задевает чувство собственного достоинства собеседника и, следовательно, разрушает Контакт. Сказать человеку, что он неправ, можно и взглядом, и жестом, и тоном, причем так же красноречиво, как и словом. Но при этом недопустимо унижать его собственное достоинство. Словами: ВлВы не правы, и я сейчас вам это докажуВ», вы как бы говорите ВлЯ умнее васВ». Лучше сказать по-другому, например: ВлЯ думаю иначе. Но, конечно я могу заблуждаться. Надеюсь, вы меня поправите, если я в чем-то буду неправВ». Как видите, в психологии общения самый короткий путь для высказывания своих мыслей - не всегда самый лучший.
3. Поиск общего. Любая деловая беседа есть, с психологической точки зрения, поиск общего (общей позиции общего подхода к обсуждаемому вопросу). Для того чтобы поиск общего шел легче, следует:
а) не начинать разговор с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях. Необходимо, чтобы собеседник с самого начала разговора ответил на ваш вопрос утвердительно (сказал: ВлДа!В») или согласился с вашей мыслью.
Если дается отрицательный ответ, то, с точки зрения психологии, человек оказывается в позиции, которая требует, чтобы он оказался верен сказанному. Потребуется время (и иногда значительное), чтобы ваш собеседник понял, что его ВлНет!В» было неразумным.
Не случайно, поэтому люди интуитивно начинают разговор с общей темы, например, обмениваются мнениями о погоде. Как правило, их мнения совпадают. Конечно, если каждую деловую беседу начинать с разговора о погоде, это будет выглядеть нелепо. Профессионал всегда имеет в запасе несколько заготовок тАФ вопросов, на которые можно получить только утвердительные ответы;
б) не спешите на предложение партнера говорить ВлНет!В». Лучше использовать прием ВлДа, но..В». Например, в ответ на неприемлемое предложение лучше всего сказать: ВлДа, но я хочу, чтобы при этом соблюдалось.. (здесь вы тактично высказываете свое условие)В». Этот прием заставляет собеседника искать пути для соблюдения ваших интересов и создает ощущение, что предлагаемый им подход вами принимается.
4. Не допускать споров. Всем известно утверждение, что в споре рождается истина. Однако оно тоже не бесспорно. Из двух спорящих каждый старается победить. Так вот: самый надежный способ одержать победу в споре тАФ избежать его. Как это сделать?
а) в процессе беседы никогда не заявляйте прямо и категорично, что ваш собеседник неправ. Лучше, если вы покажите, что вы уважаете его мнение, каким бы оно ни было;
б) если вы неправы (что, конечно же, тоже возможно) - быстро и недвусмысленно признайте это.
5. Безопасная критика. Критика оппонента, его позиций, точки зрения по обсуждаемому вопросу вовсе не всегда является атрибутом деловой беседы. Помните тАФ это очень опасное оружие. Опасное и обоюдоострое, оно ранит обоих участников разговора. Поэтому прибегать к критике следует лишь в крайних случаях и только при соблюдении следующих рекомендаций:
а) для более спокойного реагирования вашего собеседника на критику необходимо создать благоприятный психологический фон ее восприятия. Это тАФ ваша задача. Главное правило здесь состоит в том, что всякое замечание воспринимается легче, если оно следует за одобрением. Очень хорошо использовать фразы типа:
тАФ Я благодарен вам за то, что вы с присущей вам прямотой поставили этот вопрос. Однако..
- Ваши слова показывают, что вы искренне переживаете за исход дела. И все же..
тАФ В ваших словах есть рациональное зерно. Но, с другой стороны..
б) прежде чем критиковать, укажите на собственные ошибки. Вашему собеседнику будет психологически легче выслушать перечисление своих ошибок, если критикующий начнет с признания, что сам не безупречен;
в) разумнее самому признать свои недостатки, чем выслушивать осуждение со стороны. Это хороший способ ВлобезоруживанияВ» оппонента;
г) если вы хотите, чтобы люди придерживались вашей точки зрения, дайте им понять, что идея, которую вы излагаете, принадлежит этим людям.
6. Речь. Профессионалы утверждают, что в деловой беседе убеждают не столько аргументы, сколько форма их подачи. Убедительная речь и убедительные аргументы - разные вещи. Попробуйте во время деловой беседы излагать самые ВлсильныеВ» аргументы скороговоркой, сбивчиво, заикаясь, и вы увидите, что они потеряют убеждающую силу. Тон и темп речи, логические паузы и т. д. тАФ очень хорошие средства, помогающие эффективно строить коммуникативное взаимодействие. Для того чтобы овладеть ими и поставить голос, требуются, конечно, специальные занятия. Начать их можно со следующего:
а) изменяйте тон голоса, ведь монотонность ВлусыпляетВ», рассеивает внимание. Внезапное повышение или понижение тона голоса выделяет слово или фразу на общем фоне;
б) изменяйте темп речи тАФ это придает ей выразительность;
в) делайте паузу до и после важной мысли;
г) регулируйте громкость речи. Снижение громкости в ВлважномВ» месте разговора тАФ лучший способ привлечь внимание.
7. Слова-ловушки. Опыт показывает, что использование некоторых слов резко снижает эффективность беседы. Лучшее, что можно сделать, это исключить их из своего лексикона. Что же это за слова?
а) слова-паразиты: так сказать, вот, ну, значит, как говорится, вообще-то, в общем-то, короче..
б) обидные слова;
в) слова Влпо случаюВ». Следует избегать высказываний типа:
тАФЯ не специалист (даже если вы действительно не специалист).
тАФЯ, конечно, не оратор (такие слова может позволить себе только профессиональный оратор, да и то в строго определенных случаях). Когда вы говорите это, у вашего собеседника может возникнуть вопрос, стоит ли вас слушать дальше.
Кроме того, совершенно недопустимы высказывания типа:
тАФ Давайте быстренько обсудим с вами..
тАФ Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам тАФ Если вы говорите так, то вы показываете, насколько неважен для вас разговор и обсуждение проблемы, не говоря уже о вашем собеседнике.
Таковы вкратце основные правила Влтехники безопасностиВ» делового общения.
III.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЕ НЕКОТОРЫХ КОММУНИКАТИВНЫХ НАВЫКОВ
В этой, заключительной, части лекции я хотел бы рассмотреть некоторые исключительно важные коммуникативные навыки в деловой беседе. К ним, прежде всего, относят:
а) активное слушание,
б) формулирование и постановка вопросов.
АКТИВНОЕ СЛУШАНИЕ
Умение слушать является критерием коммуникативности. Говорят, что курс общения в древнегреческих школах красноречия состоял на десять процентов из обучения самому красноречию и на девяносто процентов из обучения умению слушать. Замечено, что человек, внимательно слушающий, тратит не меньше, а порой и больше энергии и сил, чем говорящий.
В процессе слушания реализуются две важнейшие коммуникативные функции: восприятие информации и осуществление обратной связи. Без грамотного, активного, продуктивного слушания коммуникативное взаимодействие невозможно. По данным проведенных исследований, не более десяти процентов людей умеют выслушивать собеседника. Остается только сожалеть об этом.
Умение слушать дает возможность активно строить коммуникативное взаимодействие. Помните тАФ лидером в разговоре далеко не всегда является тот, кто говорит. Давайте познакомимся с правилами продуктивного слушания.
Правила продуктивного слушания
1. Старайтесь сдерживать себя при попытке прервать собеседника (что чрезвычайно трудно!). Прежде чем ответить, дайте ему возможность высказаться. Невербальными жестами покажите ему, что вам интересно его слушать.
2.Давайте собеседнику время на формирование мысI лей. Многие люди думают вслух и идут к своей точке зрения как бы на ощупь. Поэтому первое высказывание часто является лишь начальным, грубым приближением к основной мысли. Для того чтобы человек открыл и выразил свою мысль до конца, вы должны дать ему время высказаться спокойно и не торопясь. Не подчеркивайте своим поведением, что его трудно слушать.
3.Проявляйте внимание при слушании.
4. Повторите своими словами и про себя высказывание собеседника. Выделите в сказанном главную мысль или основные пункты и поинтересуйтесь, это ли имелось в виду Выполнение этого правила оградит вас обоих от неясностей и недопонимания.
5. Избегайте поспешных выводов. Вы уже знаете, что Поверхностные суждения являются очень мощным коммуникативным барьером. Воздерживайтесь от скоропалительных оценок. Лучше попытаться понять собеседника и ход его мыслей до конца.
6. Не заостряйте внимание на речевых особенностях партнера по общению. Если вы считаете себя хорошим собеседником, вас не должны отвлекать манеры и выразительные средства, которыми он пользуется.
7. Реагируйте спокойно. Хороший слушатель всегда сдерживает волнение, не разбрасывается по мелочам, а ищет и находит главную мысль, суть высказывания, основное содержание сообщения.
8. Не лицемерьте. Бывает так, что, когда нам уже ясно, что речь собеседника начисто лишена информации и время тратится впустую, мы начинаем притворяться: высказываем подчеркнутое внимание к партнеру, но то же время невербальными проявлениями (рассеянный взгляд и т. д.) даем понять, что нам неинтересно продолжать разговор. Так вот, во-первых, не надо настраивать себя на то, что беседа будет пустой и неинтересной (ведь всякая информация полезна). А во-вторых, не нужно притворяться. Лучше тактично попросить собеседника обратиться к фактам.
9.Не отвлекайтесь. Плохого слушателя отвлекает все: звук с улицы, телефонный звонок, хождение людей и т. Я И, наоборот, хорошего слушателя не отвлекает ничего он либо сядет так, чтобы ничего не видеть, либо сконцентрирует внимание только на словах партнера.
10.Не всю информацию удается вложить в слова. Часть ее доносится, дополняется изменением тональности и окраски голоса, мимикой, жестами. Общий смысл сказанного собеседником можно открыть, только обращая внимание на эти очень важные детали.
11.Следуйте за главной мыслью, не отвлекайтесь на частности. Хороший слушатель анализирует, какие факты являются побочными, второстепенными, а какие тАФ главными, основополагающими. Он ориентируется на информационную ценность, сравнивает их друг с другом.
12.Не монополизируйте разговор. Собеседник, который стремится занять явно доминирующее положение влюбой ситуации, тАФ чаще всего плохой слушатель.
13.Приспосабливайте темп мышления к речи и темп речи тАФ к мышлению. Скорость мышления в 3тАФ4 раза превышает скорость речи. Когда мы слушаем собеседника тАФ мы не пассивны, наш мозг усиленно работает.
Выполнение этих правил, безусловно, повышает эффективность (продуктивность) слушания. Но применить их в реальной жизни, в деловой беседе не всегда удается. Жизнь богаче любой схемы, живое общение не разложишь на правила. И, тем не менее, следует помнить, что эффективным является только активное слушание. Раскроем данный тезис более подробно. Для этого во время слушания попробуем:
а) суммировать все сказанное;
б) спросить себя, те ли факты вы выбрали для анализа;
в) спросить себя, объективна ли ваша точка зрения;
г) выяснить (не у партнера), действительно ли он говорит вам самое главное или ВлутопилВ», ВлзаболталВ» суть дела;
д) подготовить контраргументы.
Итак, мы установили, что только продуктивное слушание является подлинным, настоящим слушанием. Вместе с этим следует учесть, что как коммуникативное действие оно имеет, по крайней мере, два вида (две формы).
Эти два вида, две формы слушания следует обсудить отдельно.
1. Нерефлексивное слушание. Оно является более простым по форме. Его можно было бы назвать неотражающим, или ВлвпитывающимВ», слушанием. Прибегая к нему, нужно всего лишь уметь использовать следующие психологические ВлинструментыВ»:
а) внимательное молчание;
б) ВлкиваниеВ» головой;
в) минимальная словесная реакция типа ВлХмВ» или ВлАгаВ».
Чуть более сложный вариант нерефлексивного слушания включает в себя развернутые, но не содержащие оценки или суждения сигналы реакции (ВлТак-так..В», ВлПонимаюВ», ВлА дальше?В», ВлНадо же!В»).
В каких случаях лучше всего использовать нерефлексивное слушание? Когда люди хотят выговориться, Влвыпустить парВ», высказать наболевшее. Тогда достаточно просто внимательно выслушать человека. Многие земские врачи в России часто прибегали к нерефлексивному слушанию, что само по себе приносило облегчение больным.
Разумеется, не всегда можно ограничиться этим видом слушания. Во многих случаях одной лишь словесной реакции мало. Например, может получиться так, что ваши сигналы партнер ошибочно примет за знаки согласия с ним. Тогда возникнет необходимость вступить в беседу и высказать вашу точку зрения на сообщение более развернуто, чем просто ВлУгуВ». А это означает, что нужно перейти к иному виду слушания тАФ слушанию рефлексивному.
2. Рефлексивное (или ВлотражающееВ») слушание. Оно отличается от нерефлексивного установлением более отчетливой обратной связи и также не включает элементов оценки или осуждения. Поясним это более подробно.
Вспомним, что при коммуникации осуществляется процесс ВлкодированияВ» и ВлраскодированияВ» информации. То, что он хочет сказать (изложить факты, свое отношение к ним), говорящий ВлкодируетВ». А кодом служат речевые фразы и несловесное поведение. Однако дело затрудняется тем, что как слова, так и жесты имеют много значений и могут быть расшифрованы (истолкованы) слушателями по-разному. Иногда говорящие запутываются в словах, иногда дают волю чувствам, иногда используют беспорядочную, хаотичную жестикуляцию. А теперь представьте, что все это происходит одновременно. В таком случае искажается смысл высказывания и порой настолько, что даже сам говорящий перестает соображать, о чем же он собственно говорит.
Каково же тогда приходится слушателю? Чтобы обеспечить понимание, он должен дать знать говорящему, что именно до него ВлдошлоВ», чтобы тот смог скорректировать свое сообщение и сделать его более понятным. Именно такой обмен сигналами прямой и обратной связи и представляет собой процесс рефлексивного (отражающего) слушания.
В систему рефлексивного слушания включаются отражающие сигналы обратной связи следующих видов:
а) требующие пояснения;
б) пересказывающие;
в) обобщающие;
г) отражающие чувства (ощущения). Поговорим о них подробнее.Ва
Итак..
1. Сигналы, требующие пояснения. Просьба дать пояснения направлена на то, чтобы получить дополнительные факты, мысли от говорящего. Зачастую, одной такой реакции достаточно, чтобы привлечь внимание говорящего к тому, что он выражается недостаточно ясно. И, если после сигнала, требующего уточнения, следует новое, дополняющее и разъясняющее сообщение, то это значит, что он ВлсработалВ». Как может выглядеть такой сигнал? Вот примеры:
тАФВлНе могли бы вы пояснить это .. ( с помощью такого-то примера)?В»
тАФВлЧто вы имеете в виду?В»
тАФВлК сожалению, я не все понял..В»
тАФВлНе могли бы вы повторить?.В»
тАФВлМожет быть, вы сформулируете это иначе?В»
2.ВаВаВаВаВа Сигналы пересказывающие. Пересказ тАФ сигнал, который очень часто следует за сигналом разъяснения. Суть его в том, что мы излагаем и как бы возвращаем говорящему суть его сообщения, для того чтобы он мог оценить, правильно ли мы его поняли. Важно пересказать услышанное своими словами, не пытаясь механически его копировать, тАФ иначе смысл сообщения останется нераскрытым. В качестве такого сигнала вполне уместны следующие фразы:
тАФ ВлВы имеете в виду, что ..В»
тАФ ВлЕсли я вас правильно понял, то ..В»
тАФ ВлЗначит, с вашей точки зрения ..В»
тАФ ВлИтак, вы полагаете (считаете), что ..В»
тАФ ВлИными словами, выдумаете, что ..В»
3.ВаВаВаВаВа Обобщение (резюмирование). Этот сигнал помогает связать части в единое смысловое целое. С его помощью вы даете говорящему понять, что восприняли сообщение целиком. И одновременно контролируете себя: убеждаетесь, что уловили все, а не часть сказанного (как правило, ту, которую хотели или ожидали услышать). Обобщение особенно уместно и даже необходимо в следующих ситуациях:
а) в ходе дискуссий, в которых обсуждается более двух точек зрения;
б) при коллективном решении вопросов;
в) когда обсуждение вопроса затянулось и суть начинает ускользать, утопать в мелочах.
Обобщения могут быть выражены слушателем следующими фразами:
тАФ ВлОбобщая то, что вы сказали ..В»
тАФ ВлДо сих пор мы рассматривали..В»
тАФ ВлИтак, если я вас правильно понял, ваша основная мысль сводится к следующему..В»
4. Реакция, отражающая чувства. Ее специфика в том, что она может включать элементы уже рассмотренных реакций, однако особое ударение делается на отражение тона говорящего, на его чувства. Мы выражаем собеседнику сочувствие. Единственное, чего не следует делать, это заявлять: ВлЯ знаю, что вы чувствуетеВ». Чаще всего это только огорчает говорящего, который, может быть, и сам не знает толком, что чувствует. Лучше, если вы просто назовете (обозначите) выражаемые чувства. Например:
- ВлВы чувствуете себя раздраженным (обиженным, огорченным и т. д.)В»
- ВлВы вроде бы огорчены..В»
- ВлВы переживаете..В»
- ВлПредставляю, как вам тяжело ..В»
- ВлБедняга, тебе так досталось ..В»
В заключение рассказа о рефлексивном слушании позволю себе две рекомендации.
1. Как правило, сигналы рефлексивного слушания применяются в сочетании друг с другом.
2. Любой новый навык, пока он не освоен, кажется искусственным, неуклюжим. Это относится и к рефлексивному слушанию. Практика и терпение тАФ вот факторы, которые позволяют сделать рефлексивное слушание органической частью вашего повседневного стиля общения. Потраченное время обязательно окупится.
Не менее важным компонентом искусства общения является умение задавать вопросы. Оно требует, чтобы вы владели речью, были чутки к коммуникативным проявлениям партнера (особенно к невербальным), отличали правдивые ответы от уклончивых. Умение задавать вопросы играет чрезвычайно важную роль в любой деловой беседе. Убедитесь сами, ведь спрашивать тАФ это:
а) обеспечивать ВлвзаимопроницаемостьВ», то есть делать свою систему ценностей проницаемой для партнера, одновременно проясняя его систему;
б) приобретать сведения, выражать сомнение, критически мыслить, обнаруживать собственную позицию, оказывать доверие собеседнику, интересоваться сказанным, проявлять терпимость и показывать, что вы готовы уделить разговору необходимое время;
в) проявлять интерес к личности собеседника. Пренебрегать вопросами, не задавать их в свое время - значит, открывать путь догадкам и всевозможным умозрительным построениям, создавать впечатление о других, приписывая им те или иные качества, достоинства и недостатки. Отказываясь или не умея при помощи вопросов выяснить намерения партнеров, мы невольно строим предположения, а затем подгоняем поведение партнеров под нами же выдуманную схему. Из-за этого достаточно часто возникают недоразумения и конфликты.
Как овладеть умением задавать вопросы? Для этого надо пройти следующие этапы:
1) овладеть правилами построения внутреннего диалога;
2) овладеть основными видами вопросов во внешнем диалоге.
Познакомимся сначала с диалогом внутренним. Его основой является вопрос. Качество и уместность вопросов, приходящих к нам в голову, их точность и последовательность в значительной степени определяют эффективность большинства предпринимаемых действий. Внутренний диалог имеет преимущество перед внешним: он продуцирует вопросы, предшествующие действию.
Как научиться строить внутренний диалог? Во-первых, нужно помнить, что цель диалога (и внутреннего, и внешнего) сводится к анализу какой-либо проблемы. Для всестороннего, системного охвата ситуации требуется соответствующий набор вопросов. Таких наборов (вариантов) существует два.
Вариант 1. Еще античная риторика знала семь классических вопросов, способных упорядочить внутренний диалог
- Что? тАФ Кто? тАФ Какими средствами? тАФ Где? тАФ Почему ? тАФ Как ? тАФ Когда ? Этот последовательный ряд позволяет охватить всю проблемную ситуацию для ее словесно-логического анализа.
Вариант 2. Другой вариант анализа проблем тАФ набор из шести вопросов, список которых выглядит так:
1.Факты. (Каковы факты, относящиеся к данной ситуации?)
2.Чувства. (Что я чувствую по отношению к ситуации в целом? Что могут чувствовать другие?)
3.Желания. (Чего я хочу в действительности? Каковы желания других?)
4.Препятствия. (Что мешает мне? Что мешает другим?)
5.Время. (Когда и что следует делать?)
6. Средства. (Какие средства имеются у меня и других для решения этой проблемы?)
Для того чтобы организовать внутренний диалог, вы можете использовать любой из предложенных вариантов и с его помощью проанализировать несколько трудных для вас ситуаций, требующих каких-либо действий. Когда возникает проблема, нужно обязательно проанализировать ее с помощью вопросов и только затем начинать действовать. Собственно говоря, организация внутреннего диалога есть не что иное, как организация собственного мышления. Для пояснения этого я хотел бы сказать следующее. Мысли приходят в голову без всяких усилий, и сам факт их наличия еще не означает, что мы мыслим. Мышление есть усилие, доводящее наши мысли до ясности. Внутренний диалог есть средство, помогающее нам эти усилия осуществлять.
Поговорим теперь о диалоге внешнем. Давно замечено, что для поддержания беседы лучше задавать вопросы, чем произносить монологи. Ясно, что тот, кто спрашивает, является лидером в диалоге. Это тАФ во-первых. Во-вторых, самим вопросом вы показываете, что хотите участвовать в общении и обеспечиваете его течение и углубление. В-третьих, спрашивая, вы выражаете свой интерес к собеседнику, свое стремление установить с ним позитивные отношения. Но все это происходит при условии, что ваша беседа не выглядит как допрос.
Поэтому перед началом деловой беседы подготовьте для партнера по общению серию вопросов. А перейдя к деловой части разговора, задайте ему эти вопросы. Таким образом, вы обеспечите себе некоторое (иногда весьма ощутимое) психологическое преимущество. Поставить перед собеседником точные вопросы всегда лучше, чем изрекать самые блестящие истины. Ведь искусство убеждения состоит в том, чтобы подвести партнера к нужному выводу, а не в том, чтобы навязывать этот вывод силой логики, голоса или авторитета.
В какой форме могут ставиться вопросы?
Вопросы внешнего диалога бывают:
Þ информационными;
Þ зеркальными;
Þ эстафетными.
Информационные вопросы. Это вопросы, построенные так, чтобы вызвать содержательные ответы (мысли, суждения, изложение фактов, позиций и т. д.). Вопросы, рассчитанные только на ответы ВлдаВ» или ВлнетВ», не являются информационными. Их мы называем ВлзакрытымиВ» - ведь целью таких вопросов является получение согласия или отказа собеседника. В закрытых вопросах всегда присутствует элемент принуждения, а это закрывает диалог, затрудняет дальнейшую беседу. ВлВы действительно думаете, что приняли все необходимые меры?В» тАФ вот пример закрытого вопроса. Информационные вопросы не направлены на получение односложных ответов. Они ВлоткрытыеВ». ВлКакие меры вы приняли?В» тАФ вот пример открытого информационного вопроса.
Зеркальные вопросы. Зеркальный вопрос есть повторение с вопросительной интонацией части утверждения собеседника с целью заставить его увидеть сказанное с другой стороны. Зеркальный вопрос позволяет (не противореча собеседнику и не опровергая его утверждений) создавать в беседе новые элементы, придающие диалогу новый смысл.
Вопросы, начинающиеся с ВлПочему?В», не являются зеркальными, ведь они обычно вызывают защитную реакцию, оговорки, поиски мнимых причинтАж Они исключаются из числа зеркальных вопросов.
Как строятся зеркальные вопросы?
1)В любой фразе вашего собеседника есть ключевое слово, выделенное интонационно. Например, во фразе ВлНикогда больше не поручайте мне этого!В» ключевыми словами могут быть и Влникогда большеВ», и ВлмнеВ», и Влне поручайтеВ». Смысл утверждения зависит от ключевого слова. Первое, что вы должны сделать, тАФ это выделить ключевое слово.
2)Вопрос начинается с повторения ключевого слова с вопросительной интонацией.
3)Далее следует позитивное утверждение, заставляющее партнера реагировать.
В приведенных ниже примерах попробуйте определить ключевое слово:
тАФ Никогда больше? Я был бы рад это сделать, но это не всегда возможно..
тАФ Не поручать? Что ж, я подумаю. Но я вам так доверяю и ценю вашу способность брать на себя решение задач..
тАФ Не поручать вам? Но есть ли еще кто-то, кто так же хорошо мог бы справиться?.
Эстафетные вопросы. Это вопросы, направленные на опережение. Они требуют способности схватывать на лету реплики партнера и провоцировать его на дальнейшее раскрытие позиции. Примеры: ВлЭтим вы хотите сказать, что..?В», ВлНаверное, из этого следует, что..?В»
Применение в деловой беседе вопросов всех видов позволяет не только сохранить инициативу в разговоре, но и добиться, цели тАФ выяснить проблему, позиции и согласовать их.
В заключение позволю себе сформулировать несколько выводов, суммирующих все, что было сказано.
ВЫВОДЫ:
1.Деловая беседа является одним из основных
Вместе с этим смотрят:
Cистема роботи шкiльного психолога з профiлактики та подолання проблем статево-рольовоi поведiнки старшокласникiв
Features of evaluation and self-esteem of children of primary school age
Positive and negative values of conformism
РЖндивiдуально-психологiчнi особливостi здiбностей людини
Абрахам Маслоу о потребностях человека