Организация делопроизводства в государственном учреждении

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнавать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Считается, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) повлекла за собой появление письменности, как способа изложения информации.

С развитием письменности документы помимо государственного значения стали способом общения и передачи информации.

Современное делопроизводство находится на стадии развития. Применение для усовершенствования делопроизводства новейших достижений научной мысли в сфере коммуникаций (телефон, факс, Интернет) привело к снижению излишних документов и затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

1. Организация документооборота

Все формы управленческой деятельности находят отражение в документах.

В составе входящей и исходящей документации выделяются следующие группы документов:

документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других органов государственной власти;

документы, поступившие из органов местного самоуправления;

документы территориальных федеральных органов исполнительной власти;

обращения граждан;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов областного Собрания депутатов и органов местного самоуправления;

документы из подведомственных организаций;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных исполнительным органам;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран;

другие группы документов.

Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и следующие операции с документами:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение;

распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

регистрация поступающих документов;

рассмотрение документов руководством исполнительного органа и вынесение резолюций;

передача документов исполнителям (доведение документов до исполнителей);

организация обработки и передачи отправляемых документов;

регистрация и прохождение внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота.

К нерегистрируемым документам (документам, не подлежащим регистрации), относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях:

пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, открытки, рекламные извещения, плакаты;

планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

учебные планы, программы; статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры, информационные сводки и прогнозы, сводки и информации, присланные для сведения; документы по бухгалтерскому учету, коммерческие предложения;

материально-техническому обеспечению, плановые финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

прейскуранты, каталоги, проспекты с научно-технической информацией;

печатные издания (периодические), книги, техническая литература;

корреспонденция с пометкой ВлличноВ», адресованная работникам;

документы без подписи.

Организация документооборота должна основываться на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

организация предварительного рассмотрения поступивших документов;

исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа;

однократность регистрации поступивших и отправляемых документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование;

регламентация операций по обработке, передаче, рассмотрению и согласованию документов.

Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

2. Унифицированная система документов

Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся: прогнозирование, планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчет финансирования, материально-техническое обеспечение. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений и организаций.

Совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению составляет систру документации.

С унифицированной системой документации сталкивается любой работник управленческого аппарата.

Основными принципами и основаниями для разработки унифицированной системой документации являются:

1) создание общей модели построения документов тАУ заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

2) единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления тАУ обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, выработки терминологии и условных сокращений;

3) комплексность унификации тАУ унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения, учитывать психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4) информативность тАУ включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.;

5) сокращение числа видов документов тАУ достигается за счет совершенствования методов управления, например, в исключении многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

6) стабильность требований к документам тАУ достигается за счет установления государственных и отраслевых стандартов для использования форм документов в течение длительного времени;

7) сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации тАУ составляются и в надлежащем порядке утверждаются классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, т.е. стандартизированы;

8) экономичность тАУ достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение.

3. Состав документов

В деятельности государственных учреждений создается комплекс организационно-распорядительных документов: распоряжения, приказы, решения коллегии, протоколы, акты, докладные, объяснительные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), служебная переписка.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства государственных учреждений с контрагентами и регулирование обязательств оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности государственных учреждений создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, справки, отчеты и другие виды.

В установленных законодательством случаях государственными учреждениями издаваться акты совместно с органами власти и другими государственными учреждениями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол, положение).

4. Служебная переписка

Служебная переписка тАУ различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия:

деловое (служебное) письмо тАУ документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи;

телеграмма тАУ документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

телефонограмма тАУ документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

факсограмма тАУ получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

электронное письмо (электронное сообщение) тАУ документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

В государственных учреждениях служебные письма готовятся:

как ответы на обращения вышестоящих органов;

как ответы на обращения организаций и граждан;

как инициативные письма.

Служебные письма печатаются на бланках в соответствии с правилами оформления служебных писем.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, могут заверяться печатью исполнительного органа. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит ВлОтметка о конфиденциальностиВ».

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем учреждения. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании сроков исполнения поручений, обращений и исчисляются в календарных днях:

с даты подписания тАУ документы, поступившие из вышестоящих органов, и внутренние документы;

с даты поступления тАУ документы, поступившие из других организаций, обращения граждан.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

документы с конкретной датой исполнения тАУ в указанный срок;

документы, имеющие пометку ВлСрочноВ», тАУ в 3-дневный срок;

документы, имеющие пометку ВлОперативноВ», тАУ в 10-дневный срок;

остальные документы тАУ в срок не более месяца;

депутатские запросы тАУ в течение 30 дней со дня регистрации;

парламентские запросы тАУ в течение 15 дней со дня регистрации;

протесты прокуратуры тАУ в течение 10 дней;

запросы уполномоченного по правам человека тАУ в течение 15 дней;

обращения граждан тАУ в течение 30 дней со дня регистрации.

Если последний день срока исполнения документов приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Исходящее служебное письмо, подписанное руководителем, отправляется адресатам, его копия, завизированная исполнителем (исполнителями), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Документы, направляемые в федеральные органы законодательной, исполнительной, судебной власти, подписываются, как правило, руководителями исполнительных органов в пределах их компетенции.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителями структурных подразделений (подведомственных учреждений) в пределах их компетенции.

5. Бланки документов и реквизиты

документооборот реквизит переписка служебный

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его реквизитов (элементов). Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, он определяется назначением документов, например, протокол, акт, приказ. Для реквизита с постоянной информацией выделяется необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Для бланков распорядительных документов (распоряжение, приказ) устанавливается следующий состав реквизитов: герб субъекта РФ; наименование исполнительного органа, наименование государственного учреждения; вид документа; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Для бланков писем устанавливается следующий состав реквизитов: герб субъекта РФ; наименование исполнительного органа, наименование государственного учреждения; справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты); место для проставления даты и регистрационного номера; место для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма должностного лица устанавливается тот же состав реквизитов, что и для письма исполнительного органа, но дополнительно включается реквизит ВлДолжность лица, подписавшего документВ», а для бланка письма структурного подразделения тАУ реквизит ВлНаименование структурного подразделенияВ».

В бланках исполнительных органов и их структурных подразделений (подведомственных учреждений) все наименования пишутся в именительном падеже и в строгом соответствии с уставами или положениями. Закрепленное в уставе или положении сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного наименования.

Краткое наименование могут помещать на своих документах только подведомственные учреждения, если выше в бланке указано полное наименование учредителя. Образцы бланков исполнительных органов, их структурных подразделений и подведомственных учреждений утверждаются распоряжением исполнительного органа.

Бланки исполнительных органов, их структурных подразделений и подведомственных учреждений могут изготавливаться с использованием компьютерной техники. Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям и лицам.

При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате управленческой деятельности, необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов. Государственный герб могут помещать на своих бланках только организации, имеющие на это специальное разрешение от вышестоящего министерства (ведомства). Воспроизведение изображения герба должно точно соответствовать утвержденному черно-белому изображению и помещаться на верхнем поле документа над серединой реквизита Влнаименование министерства или ведомстваВ».

Автором служебного документа является организация, предприятие, учреждение, причем наименование автора дается с указанием подчиненности сверху вниз: Влнаименование министерства (ведомства)В», Влнаименование учреждения (организации)В», Влнаименование структурного подразделенияВ».

Наличие в бланке документа адреса организации предполагает переписку, ответ на документ. Адрес включает в себя: почтовый индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телефона, факса, электронный адрес; на части тиража бланков, предназначенных для гарантийных и подобных финансовых писем, указываются банковские реквизиты.

Вид документа означает совокупность документов, выполняющих однородные функции. Он дает первое общее представление о назначении документа, его форме, характере информации. В практике работы государственного учреждения чаще всего используются следующие виды документов: распоряжение, приказ, протокол, справка, извещение, выписка, акт и другие. Для каждого из видов бланков допускаются угловой и продольный варианты расположения реквизитов. Вид документа может впечатываться в общий бланк машинописным способом, а может быть изготовлен заранее типографским способом.

В государственных учреждениях для документов постоянного применения (например, справок, актов, договоров и т.п.) бланки могут быть изготовлены с трафаретным текстом и пропусками для заполнения переменной информацией.

С развитием компьютерных технологий различные виды документов заводятся в базу данных в виде шаблонов и именно в таком виде чаще всего используются в государственных учреждениях.

Дата документа является обязательным реквизитом. Она ставится в момент подписания и является одновременно датой отправки документа. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой исполнительным органом государственной власти. Для писем регистрационный номер чаще всего складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре (куда подшита копия отправляемого документа) и порядкового номера отправляемого документа. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

На бланках писем выделяется место для ссылки на индекс и дату входящего документа. Место для этого реквизита отведено только в бланке письма, так как он предполагает переписку, ответ на посланное письмо. Ссылка на индекс и дату инициативного документа тАУ один из важнейших поисковых признаков, позволяющий при получении ответного письма определить, в какое структурное подразделение направить его на исполнение, а также найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Этот реквизит должен полностью соответствовать реквизиту из инициативного документа.

В настоящее время почти все организации имеют постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых такие реквизиты, как название организации и ее адрес, пишутся дважды - на русском и иностранном (чаще всего английском или французском) языках: слева на русском, справа на иностранном.

5.1 Текст документа

Текст документа должен быть кратким, ясным, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) тАУ решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть, если содержание документа не нуждается в пояснении. Например, приказы тАУ распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления тАУ просьбу без пояснения; справки, докладные записки тАУ оценку фактов, выводы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих листах печатаются только номера этих граф.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты. Например:

В распорядительных документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа: ВлприказываюВ», ВлпредлагаюВ», ВлпрошуВ».

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: ВлпостановляетВ», ВлрешилВ».

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа тАУ ВлприказываемВ», ВлрешилиВ».

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа тАУ ВлслушалиВ», ВлвыступилиВ», ВлпостановилиВ».

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция) и содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица (Влотдел осуществляет функцииВ», Влкомиссия установилаВ»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (Влпросим направитьВ», ВлнаправляемВ»);

от первого лица единственного числа (Влсчитаю необходимымВ», Влпрошу выделитьВ»);

от третьего лица единственного числа (Влминистерство не возражаетВ», Владминистрация считает возможнымВ»).

5.2 Подпись тАУ обязательный реквизит любого служебного документа

Под правом подписи понимается полномочие должностных лиц учреждений, организаций и предприятий на подписание исходящих от них документов.

Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об учреждении и структурных подразделениях, а также в должностных инструкциях. Руководители и их заместители подписывают приказы и другие распорядительные документы по учреждению, докладные записки, справки и письма, направляемые в вышестоящие и равностоящие учреждения. Документы, исходящие из структурного подразделения, подписывает руководитель. Непосредственные исполнители в пределах своих полномочий подписывают составленные ими сводки, справки, докладные записки, обзоры, отчеты и т.п.

На документах, принимаемых коллегиальными органами, должны проставляться две подписи тАУ председателя и секретаря.

Документы, связанные с получением денежных средств и товарно-материальных ценностей, тоже должны иметь две подписи: первую и вторую. Право первой подписи обычно принадлежит руководителю организации или его заместителю, а право второй тАУ главному (старшему) бухгалтеру или руководителю финансовой службы.

На договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.

Подпись отделяется от последней строки текста двумя-тремя межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите ВлПодписьВ» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы имени и отчества печатаются без пробела). Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель, при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ.

Не допускается подписывать документы с предлогом ВлзаВ» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Рекомендуется проставлять подпись ручкой с наполнителем синего (фиолетового) цвета.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа руководителями разных организаций первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, без указания должностей. Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии, инициалы должны стоять перед фамилией без пробелов.

Подписывается обычно первый экземпляр документа, оформленный на бланке тАУ он будет подшит в дело, а отсылаются заверенные копии. В случаях, когда документ направляется в вышестоящие и равные учреждения, подписывается каждый экземпляр документа.

6. Согласование, визирование и утверждение документа

Согласование документа тАУ это предварительная оценка проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующему законодательству и другим нормативным актам. Поэтому большинство документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, учреждениями.

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования (внешнее согласование). Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования. Гриф согласования оформляется под реквизитом ВлПодписьВ» ближе к нижнему полю документа.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка ВлЛист согласования прилагаетсяВ».

Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования (визирования). Визирование документа оформляется визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания.

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации (указы, постановления, распоряжения, приказы, решения), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего документа под подписью ближе к нижнему полю.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

Утверждение является способом удостоверения некоторых видов документов, оно санкционирует их содержание и распространяет действие на определенный круг лиц или организаций. Утверждению подлежат положения, уставы, планы, инструкции, штатные расписания, некоторые разновидности актов, протоколов. Такие документы приобретают юридическую силу только после утверждения.

Утверждение проводится после подписания документа и имеет два варианта оформления: простое утверждение руководителем посредством подписи или издание распорядительного документа (приказа, постановления). Оба способа удостоверения имеют одинаковую юридическую силу. При любом способе утверждения на утверждаемом документе в правой верхней части его проставляется гриф утверждения, имеющий соответственное оформление.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым документом (указом, постановлением, распоряжением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

6.1 Оттиск печати

Способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе является оттиск печати. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Заверяются документы печатью организации.

Печати бывают гербовые и простые. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 ВлОб упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской ФедерацииВ».

Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 ВлПечати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требованияВ».

Гербовая печать в учреждении должна быть только одна. В практике государственных учреждений оттиск печати с изображением герба проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.п.), а также на договорах, документах, оформляемых для получения денежных средств, товарно-материальных ценностей, на актах выполнения работ, списания, приема-передачи оборудования, дел.

Простые круглые мастичные печати (без изображения герба) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Простые печати могут иметь круглую, квадратную, треугольную, прямоугольную форму. Простыми печатями удостоверяются размноженные экземпляры распорядительных документов, копии документов, отсылаемых из учреждения, пропуска, справки.

Простой печатью заверяют копии документов и выписки из документов, предназначенные для представления в другие организации.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой ВлМПВ» или иным образом.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом (ниже реквизита ВлПодписьВ») оформляется реквизит ВлОтметка о заверении копииВ», включающий: слово ВлВерноВ»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Реквизит ВлОтметка о заверении копииВ» может включать указание о месте нахождения подлинника документа.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): ВлВсего в копии ___ л.В». Допускается заверять отметкой ВлВерноВ» каждый лист многостраничной копии документа.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

6.2 Исполнение документа и отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа включает инициалы и фамилию (или имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (при этом слово ВлисполнительВ» или Влисп.В» не печатается).

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнении документа свидетельствует о том, что работа над документом закончена.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит: из слов ВлВ делоВ»; указания индекса дела, в которое помещается документ; подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения; даты.

Отметка об исполнении может быть дополнена ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, кратким сведениями об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит ВлОтметка об исполнении документа и направлении его в делоВ» проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: ВлНаправлен ответ, дата, номерВ», ВлДан устный ответВ», ВлУчтено при составлении заявкиВ», ВлВопрос решен по телефонуВ» и т. п.

7. Организация работы с документами

Организация работы с документами включает следующие этапы: регистрацию документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование дел, передача дел в архив.

Регистрация документов тАУ это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах. Нормальная работа организации невозможна, когда необходимая информация не может быть быстро найдена. Ни один документ не должен остаться неисполненным, а это достигается путем учета всех документов и контроля исполнения,

Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и электронная. Выбор формы регистрации зависит от размеров и структуры учреждения. Чаще всего применяется смешанная форма регистрации.

Поступающие документы по почте, факсу, электронной почте, через курьеров, регистрируются как ВлвходящиеВ» (за исключением нерегистрируемых документов). Входящие документы при регистрации должны иметь следующие реквизиты: дата получения; регистрационный номер; дата документа; номер документа; количество листов в документе и приложении; вид документа; краткое содержание; автор и текст резолюции; исполнители; срок исполнения; дата фактического исполнения; номер дела, в которое подшит исполненный документ. Регистрационная форма для исходящих документов должны иметь следующие реквизиты: название подразделения, отправляющего документ; исходящий номер; дата документа; адресат; исполнитель; контрольная дата ожидаемого ответа.

При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся: порядковый регистрационный номер внутреннего документа; вид документа; дата документа; количество листов докуме

Вместе с этим смотрят:

РЖнформацiйний менеджмент як ефективна технологiя органiзацii управлiнськоi дiяльностi

Аксiологiчнi проблеми управлiнськоi дiяльностi робiтника освiти в умовах модернiзацii освiтньоi галузi в Украiнi

Американская система менеджмента на предприятии

Анализ ключевых компетенций для успеха в отрасли ООО "Галеон"

Анализ конкуренции в отрасли ресторанного бизнеса