ГЛАВА ТРЕТЬЯ.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ
Для развития вашего бизнеса необходимо определить, какие задачи должны быть решены, и найти для этого подходящих исполнителей. Первый шаг, который необходимо сделать для того, чтобы определить потребности компании в людских ресурсах, - это проанализировать виды работ, из которых складывается деятельность компании, и требования к людям, которые будут их выполнять.
В отношении каждой вакансии необходимо решить, какую работу будет выполнять соответствующий сотрудник, как он будет ее выполнять и почему она должна быть выполнена. В этом и заключается определение потребностей компании, выстраивание задач в порядке приоритетов и исключение тех, решение которых не является обязательным и не дает ощутимых результатов. Затем вы объединяете родственные задачи и приступаете к созданию вакансий.
Какие физические действия должен выполнять сотрудник на той или иной должности, какие интеллектуальные задачи решать? Должен ли человек, занимающий ту или иную должность, заниматься сбытом, осуществлять руководство, наводить порядок или водить автомашину?
Как выполнить работу наилучшим способом? Требует ли поставленная задача составления сотрудником отчета на компьютере или заполнение ежедневника?
Для чего должна быть выполнена та или иная работа? Ответ на этот вопрос дает объяснение, с какой целью сотруднику вменяется та или иная обязанность. Например, благодаря заполненному ежедневнику директор не забудет о назначенных встречах, совещаниях.
Результаты начального анализа задач затем используются для разработки должностной инструкции. Должностная инструкция содержит перечень обязанностей сотрудника, которые он должен выполнять на своем рабочем месте. Иногда в ней содержится описание физических действий, которые должен выполнять сотрудник, перечень специального оборудования и инструментов, которыми он будет пользоваться, содержится краткое руководство по выполнению перечисленных обязанностей и требования, которым он должен соответствовать. Если вы, будете вести записи, это поможет вам получить более четкое представление о работе, которую предстоит выполнять на той или иной должности, и о том, какими качествами должен обладать человек, который ее займет.
Помимо того, что должностная инструкция дает вам и будущему сотруднику четкое представление о его/ее обязанностях, и используется в процессе подбора кадров, она находит и другое применение:
Перемещения и продвижение - облегчает определение квалификации и опыта, необходимых для качественного выполнения работы, так как Вам необходимо сопоставить способности, профессионализм работника и характер работы, которую ему необходимо выполнять.
Оценка результатов работы - если руководящий состав не имеет четкого представления о том, что должны делать сотрудники на своих рабочих местах, то будет трудно определить критерии оценки их работы. Должностная инструкция становится инструментом выработки четких критериев оценки.
Вознаграждение - важно установить зависимость между квалификацией, результатом работы, размером оклада и сравнительной пользой сотрудников, занимающих разные должности в компании.
Отношения между сотрудниками - информация, содержащаяся в должностной инструкции, снимает напряжение между сотрудниками, которое нередко возникает по поводу того, какие обязанности и кто именно должен выполнять. Должностная инструкция поможет вам быстро решить возникший спор.
Должностная инструкция, как правило, содержит:
1. Название должности
2. Подразделение или отдел компании
3. Лицо, которому подчиняется сотрудник
4. Перечень лиц, с которыми необходимо поддерживать рабочие контакты
5. Предлагаемые программы обучения
6. Объем выполняемой работы, в чем она состоит и из каких основных элементов
7. Основные направления, на которых должны быть достигнуты результаты, включая критерии оценки
8. Описание человека, идеально подходящего на данную должность
Подсказка - При составлении должностной инструкции начинайте предложения с глаголов в повелительном наклонении, например: устраняет, приводит в порядок, готовит, выполняет и. т. п. Редко у кого (особенно это относится к рабочим) хватает терпения прочитать должностные инструкции, составленные в форме повествования, поэтому старайтесь дать краткие и исчерпывающие формулировки.
Образец должностной инструкции.
Название должности: СОТРУДНИК ОТДЕЛА ОБУЧЕНИЯ ЦЕНТРА ПОДДЕРЖКИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА
Подразделение: Отдел обучения
Подчинение: Директор программы обучение
Контакты: Лица, обеспечивающие обучение в США
Персонал проекта
Будущие учащиеся
Сотрудники регионального офиса
Объем выполняемой работы
Сотрудник работает в отделе обучения, обеспечивает связь с клиентами и сотрудниками, отвечающими за обучение за рубежом. Он должен уметь ладить с людьми и быть хорошим организатором. Сотрудник отдела обучения выполняет административные и представительские функции.
Основные направления, на которых должны быть достигнуты результаты
Перечень направлений, на которых от сотрудника ждут результатов работы. Краткое описание каждого направления.
Процесс обучения за рубежом - Это основной участок, по которому судят о работе данного сотрудника. Для того чтобы обеспечить обучение людей за рубежом, нужно хорошо поработать отнюдь не только на одном участке Разработаны проверочные листы на правильность выполнения всех необходимых процедур, заполнения многочисленных документов (визовых анкет, медицинских форм, анкет участников программы). Сотрудник отдела обучения должен обеспечить ими региональные центры и следить, чтобы слушатели и сотрудники ЦПП на местах заполняли их правильно и своевременно с соблюдением всех требований Академии развития образования. Для этого необходимо держать постоянную связь с региональными центрами и их сотрудниками. Часто все это приходится делать в сжатые сроки.
Критерии оценки:
• количество программ, завершенных в срок и в соответствии с установленным порядком
• количество ошибок или жалоб, по которым не были приняты меры к исправлению
• заполнение документов и файлов на всех участников без ошибок
Инструктаж - Перед отъездом в США слушатели проходят инструктаж. В настоящее время разрабатывается форма его проведения. От сотрудника требуется помощь в организации мест его проведения, подготовки материалов и ознакомления с ними участников. Иногда для проведения инструктажа будут приезжать специалисты из США для освещения технических вопросов. Следовательно необходимо решать весь комплекс организационных проблем связанных с их приездом.
Критерии оценки:
• количество завершенных программ
• количество ошибок или жалоб, по которым не были приняты меры к исправлению
Разработка программы - Иногда обучение за рубежом проводится для конкретных групп слушателей (например, для руководителей мебельных фабрик или инкубаторов предпринимательства), а не для предпринимателей вообще. В этом случае вам могут поручить помочь региональным отделениям разработать программу обучения. Вы будете помогать руководителю отдела обучения собирать необходимую информацию. Руководитель отдела несет ответственность за разработку программы, а вы отвечаете за то, чтобы у него была вся необходимая информация.
Критерии оценки:
• время, затраченное на решение конкретных вопросов и сбор информации
Портрет идеального сотрудника
Идеально подходит на данную должность человек, обладающий следующими качествами:
• Способность работать в коллективе - время от времени работать придется с разными людьми. Это может быть коллектив учебного отдела Центра Поддержки Предпринимательства, иногда придется работать с сотрудниками его региональных филиалов и преподавателями из за рубежа.
• Брать на себя инициативу и работать самостоятельно - иногда будет очень сложно получить ответы на интересующие вас вопросы. Могут возникнуть трудности в установлении связи с участниками. Вам нужно будет самому искать пути преодоления этих проблем.
• Административные способности - очень важно вести подробные записи того, что вы делаете каждый день. Вы также должны уметь выверять каждую деталь и быть уверенным в правильности заполнения всех форм и файлов.
• Ориентироваться на качественное обслуживание клиентов - быть готовым помочь региональным отделениям и отдельным участникам, даже если их требования иногда кажутся неразумными. Здесь должно помочь чувство юмора.
• Спокойно реагировать на возникающие трудности - нам нужен человек, который привык не жаловаться, а решать возникающие проблемы. Вам нужно научиться не говорить “нет”, стремиться продвигать наши услуги на рынке.
• Общительность - основное качество для поддержания хороших деловых отношений с клиентами и коллегами и для достижения результатов, которых требует работа на данной должности.
< Назад
Вперед >
Содержание