Дiловодство, його законодавче та нормативно-методичне регулювання

Змiст

Вступ

1. Законодавче регулювання дiловодства

2. Нормативно-правове регулювання дiловодства

3. Нормативно-методичне регулювання дiловодства

Список використаноi лiтератури

Вступ

В даний час регламентацiя документування, органiзацii i технологii документацiйного забезпечення управлiння ведеться в декiлькох напрямках: законодавче регулювання, стандартизацiя, розробка нормативних i нормативно-методичних документiв загальнодержавного дii.

Вищоi правовоi значимiстю мають закони Росiйськоi Федерацii. Федеральний закон Росiйськоi Федерацii ВлПро iнформацiю, iнформатизацii i захисту iнформацiiВ» закрiпив обов'язковiсть документування iнформацii, встановив ряд термiнiв (iнформацiя, iнформатизацiя, iнформацiйнi ресурси, документована iнформацiя та iн.), врегулював вiдносини, що виникають при створеннi та використаннi iнформацiйних технологiй, встановив обов'язковiсть надання iнформацii державним органам. Федеральний закон ВлПро бухгалтерський облiкВ», вказавши, що бухгалтерський облiк здiйснюiться шляхом суцiльного, i документального облiку всiх господарських операцiй, спецiальною статтею (ст.9) визначив правила первинних облiкових документiв. У нiй пiдкреслюiться, що всi господарськi операцii, що проводяться органiзацiiю, повиннi оформлятися виправдувальними документами. Цi служать первинними облiковими документами. При цьому закон допускаi створення первинних i зведених облiкових документiв на паперових та машинних носiях iнформацii. В останньому випадку органiзацiя повинна виготовляти копii таких документiв на паперових носiях для iнших учасникiв господарських операцiй, а також на вимогу органiв, що здiйснюють контроль.

Про обов'язковiсть документування говориться i в iнших законодавчих актах. Так, Цивiльний кодекс Росiйськоi Федерацii визначив правовi основи не тiльки дiяльностi юридичних осiб, але i ii документування. Наприклад, ст.184 i 185 визначають, що комерцiйне представництво здiйснюiться на пiдставi договору, укладеного в письмовiй формi, та довiреностi, тобто письмового уповноваження, що видаiться однiiю особою iншiй.

У рядi статей встановленi вимоги до складу iнформацii (змiсту) документiв i iх оформлення, Так, ст.52 ЦК РФ мiстить вимогу до змiсту статуту та установчого договору, на пiдставi яких дiють юридичнi особи; ст.185 i 186 визначають реквiзити такого документа, як доручення; в ст.878 визначено формуляр чека i т.д.

Федеральнi закони ВлПро акцiонернi товаристваВ» та ВлПро товариства з обмеженою вiдповiдальнiстюВ» поряд з правовими нормами створення, реорганiзацii, лiквiдацii товариств значну увагу придiляють порядку документування iх дiяльностi, правилами складання та оформлення низки документiв.

Стаття 89 закону ВлПро акцiонернi товаристваВ» та ст.50 закону ВлПро товариства з обмеженою вiдповiдальнiстюВ» визначають обов'язки товариств щодо зберiгання документiв. Закон встановив обов'язковiсть зберiгання документiв товариств ходiння iх виконавчих органiв. Товариства вiдповiдають впорядкованiсть документiв, повиннi проводити роботу з iх збереження вiдповiдно до вказiвок i рекомендацiй архiвних органiв Росiйськоi Федерацii.

Ця норма тiсно пов'язана з вимогами Основ законодавства Росiйськоi Федерацii про Архiвний фонд Росiйськоi Федерацii i архiвах, якi встановили, що в Архiвний фонд Росiйськоi Федерацii входять документи, що знаходяться на ii територii, незалежно вiд форми власностi органiзацiй, в яких вони утворилися. Тому багато документiв установ, органiзацiй та пiдприiмств пiсля закiнчення певного термiну повиннi передаватися на зберiгання до державних архiвiв у порядку, визначеному нормативними документами.

Закон ВлПро мови народiв Росiйськоi ФедерацiiВ» (в редакцii вiд 24 липня 1998р.) (ст.16) визначаi обов'язковiсть ведення дiловодства на територii Росii росiйською мовою.

У Федеральним законi ВлПро основи державноi служби Росiйськоi ФедерацiiВ», присвяченому правовим засадам органiзацii державноi служби i положенню державних службовцiв, регламентуiться порядок документування проходження державноi служби, оформлення трудового договору i обов'язковiсть ведення особовоi справи.

Постановою уряду Росiйськоi Федерацii в 1997р. затвердженi ВлПравила пiдготовки правових актiв федеральних органiв виконавчоi влади та iх державноi реiстрацiiВ». У Правилах зазначений процес пiдготовки проекту нормативно-правового акта, його погодження, пiдписання, затвердження, оформлення, строки пiдготовки. Визначено також порядок його державноi реiстрацii в Мiнiстерствi юстицii РФ (внесення до Державного реiстру нормативних правових актiв та присвоiння йому реiстрацiйного номера). При порушеннi вимог, викладених у Правилах, документ не набираi чинностi.

Законодавчими актами Росiйськоi Федерацii регулюються вимоги до документiв, що пересилаються за допомогою рiзноманiтних засобiв зв'язку (пошта, телеграф, факсимiльнi i електроннi повiдомлення), вимоги до захисту iнформацii на рiзних стадiях ii створення та зберiгання, наданню документам офiцiйностi (юридичноi сили). У них також мiстяться засади регулювання процесiв iнформатизацii. 3акону встановлено право власностi на окремi документи i масиви документацii, категорii iнформацii за рiвнями доступу до неi.

Ряд правових актiв мiстить норми, якi необхiдно враховувати при складаннi та оформленнi управлiнських документiв. До таких актiв належать, наприклад, закон РФ Вл0 товарних знаках, знаках обслуговування i найменуваннях мiсць походження товарiвВ», який визначаi порядок реiстрацii емблеми пiдприiмства, що помiщаiться на бланку; постанову Уряду РФ ВлПро впорядкування виготовлення, використання, зберiгання та знищення печаток i бланкiв з вiдтворенням державного герба Росiйськоi Федерацii В»i iн

Таким чином, у чинному законодавствi мiститься значна кiлькiсть обов'язкових для виконання норм, правил i вимог до документування рiзних напрямiв дiяльностi державних та недержавних органiзацiй, до оформлення тих чи iнших видiв документiв, iх змiстом i структурою тексту. Фахiвець у галузi дiловодства зобов'язаний знати чинне законодавство краiни i стежити за його змiнами, так як цi знання становлять одне з найважливiших професiйних якостей, без якого неможливо займатися дiловодством на сучасному рiвнi.

1. Законодавче регулювання дiловодства

У Росiйськiй Федерацii регламентацiя документування та порядку роботи з документами розвиваiться, перш за все, в напрямку законодавчого регулювання. Паралельно приводяться у вiдповiднiсть з мiнливим законодавством державнi стандарти нормативно-методичнi документи загальнодержавного дii.

Вищоi правовоi значимiстю мають закони Росiйськоi Федерацii. Правовi акти несуть владну функцiю i обов'язковi до застосування в тiй областi дiяльностi, на яку вони поширюються. Законодавча регламентацiя документування i роботи з документами знаходиться в даний час в Росiйськiй Федерацii в стадii становлення.

Про обов'язковiсть документування йдеться i в рядi iнших законодавчих актiв. Цивiльне законодавство регулюi правове становище юридичних i фiзичних осiб у процесах пiдприiмницькоi дiяльностi, а також документування рiзних вiдносин, що виникають мiж ii учасниками. Основу цивiльного законодавства становить Цивiльний кодекс Росiйськоi Федерацii (далi - ГКРФ), який визначив правовi основи дiяльностi юридичних осiб; i взаiмовiдносин юридичних i фiзичних осiб, пiдстави прав власностi.

Ряд законодавчих актiв мiстить норми, якi враховуються при складаннi та оформленнi документiв. Так, ст.16 Закону РФ вiд 25.10.1991 №1807-1 "Про мови народiв Росiйськоi Федерацii" визначаi: "на територii Росiйськоi Федерацii офiцiйне дiловодство в державних органах, органiзацiях, на пiдприiмствах i в установах ведеться росiйською мовою як державною мовою Росiйськоi Федерацii. Офiцiйне дiловодство в республiках ведеться також на державних мовах даних республiк ".

У Росiйськiй Федерацii розроблена нацiональна система стандартизацii, яка визначаi порядок розробки та використання стандартiв i об'iднуi всi державнi стандарти, якi дiють на територii Росii. Законом встановлений статус стандарту, принципи стандартизацii, види документiв по стандартизацiя та принципи iх застосування. Принципова вiдмiннiсть сучасних стандартiв полягаi в iх рекомендацiйному характерi - стандарти застосовуються на добровiльнiй основi. Вiдповiдно до закону встановленi наступнi категорii документiв у галузi стандартизацii:

тАв нацiональнi стандарти;

тАв правила стандартизацii, норми i рекомендацii в галузi стандартизацii;

тАв загальноросiйськi класифiкатори технiко-економiчноi та соцiальноi iнформацii;

тАв стандарти органiзацiй.

У числi нацiональних стандартiв дii цiлий ряд стандартiв встановлюють правила оформлення документiв.

У 1990-i рр. створена правова основа зберiгання документiв. В Основах законодавства Росiйськоi Федерацii про Архiвний фонд Росiйськоi Федерацii i архiвах складу Архiвного фонду РФ включаi двi частини: державну i недержавну. Державна частина формуiться з документiв федеральних органiв державноi влади, а також установ, органiзацiй i пiдприiмств, вiднесених до федеральноi власностi. Недержавну частина Архiвного фонду РФ складають архiвнi фонди та архiвнi документи, що знаходяться у власностi громадських об'iднань та органiзацiй, релiгiйних об'iднань i органiзацiй, а також у приватнiй власностi. Вiднесення документiв до складу архiвного фонду Росiйськоi Федерацii здiйснюiться органами i установами Федеральноi архiвноi служби Росii (Росархiв) разом з власником цих документiв на пiдставi угоди (договору) пiсля експертизи, iх цiнностi. Росархiв вiдповiдно до Положення про нього маi право отримувати вiд органiзацiй незалежно вiд iх вiдомчоi пiдпорядкованостi необхiднi матерiали про роботу архiвiв i про органiзацiю документiв у дiловодствi.

Таким чином, законодавче регулювання найрiзноманiтнiших аспектiв роботи з документами мiститься в цiлому рядi правових актiв. У чинне законодавство включено значну кiлькiсть обов'язкових для виконання норм, правил i вимог до документування рiзних напрямiв дiяльностi державних та недержавних органiзацiй, до оформлення тих чи iнших видiв документiв, до iх змiсту i структурi тексту.

Поряд iз законодавчою регламентацiiю норми роботи з документами зачiпаються в цiлому рядi указiв Президента, постанов i розпоряджень Уряду РФ. Цi пiдзаконнi акти встановлюють норми роботи з документами, якi не знайшли вiдображення в законодавчих актах.

Характерною рисою сучасностi i створення законодавчоi основи збору, обробки, використання, збереження i передачi iнформацii. Це свiдчить про докорiнну змiну державноi полiтики в сферi формування iнформацiйних ресурсiв. Разом з тим помiтно змiнюiться ставлення в суспiльствi до органiзацii iнформацiйних ресурсiв. Управлiнцi проявляють все бiльшу зацiкавленiсть до проблем законодавчого регулювання i забезпечення iх дiяльностi. Практичнi працiвники найрiзноманiтнiших управлiнських систем приходять до усвiдомлення того, що iнформацiя i документ як ii носiй, пронизуючи всi аспекти управлiння, надають безпосередню i цiлеспрямований вплив на результативну роботу у всiх галузях людськоi дiяльностi.

2. Нормативно-правове регулювання дiловодства

законодавча архiв документ

На основi та на виконання федеральних законiв, указiв i розпоряджень Президента Росiйськоi Федерацii, постанов i розпоряджень Уряду РФ федеральними органами виконавчоi влади видаються нормативнi правовi акти. До нормативних правових актiв постановою Уряду РФ вiднесенi постанови, накази, розпорядження, правила, iнструкцii, положення. Нормативно-правовi акти видаються також з iнiцiативи федеральних органiв виконавчоi влади в межах iх компетенцii.

Постановою Уряду РФ затвердженi правила пiдготовки правових актiв федеральних органiв виконавчоi влади та iх державноi реiстрацii, де визначено процес пiдготовки проекту нормативно-правового акта, його погодження, пiдписання, затвердження, оформлення, строки пiдготовки i встановлено Порядок його державноi реiстрацii (внесення до Державного реiстру нормативних правових актiв та присвоiння йому реiстрацiйного номера) у Мiн'юстi Росii. При порушеннi вимог, викладених у правилах, документ не набираi чинностi.

Типова iнструкцiя призначена для федеральних органiв виконавчоi влади, однак, служби дiловодства органiзацiй будь-яких форм власностi i напрямiв дiяльностi можуть використовувати ii як нормативну основу при створеннi системи дiловодства конкретноi органiзацii.

Методика i технологiя зберiгання документiв у дiловодствi в архiвi розроблена також архiвними органами. У загальних рисах вона склалася в серединi 1960-х рр. З 1987 р. багато рокiв дiяли Основнi правила роботи вiдомчих архiвiв, якi представляли собою базовий нормативно-методичний визначав правила зберiгання документiв в дiловодствi (оперативне зберiгання) i у вiдомчому архiвi. У 2002р. Федеральна архiвна служба Росii пiдготувала новий нормативний документ, що встановлюi корми i технологiю роботи архiву органiзацii. Цей норматив не змiнюi кардинальним чином ситуацiю, i дiючу багато рокiв технологiю зберiгання документiв, тобто певна спадкоiмнiсть в порiвняннi з Правилами 1987 зберiгаiться. Проте перегляд основних правил був необхiдний у Зв'язку iз змiнами, по-перше, правових основ архiвноi справи в РФ, по-друге, практично повсюдним впровадженням у дiловодство iнформацiйних технологiй, а також з урахуванням того, що виникла маса органiзацiй рiзних органiзацiйно-правових форм. Основнi правила роботи архiвiв органiзацiй мiстять цiлий ряд роздiлiв, спрямованих на регламентацiю зберiгання документiв у дiловодствi органiзацiй.

Серед них:

тАв вимоги до номенклатури справ, iх види, порядок складання, узгодження, затвердження, заповнення, ведення i зберiгання;

тАв правила формування справ у дiловодствi;

тАв органiзацiя i порядок проведення експертизи цiнностi документiв у дiловодствi;

тАв пiдготовка справ до передачi в архiв: оформлення справ (нумерацiя, пiдшивка, оформлення обкладинки i т. д.), складання та оформлення описiв, передача справ в архiв;

тАв порядок видiлення документiв до знищення;

тАв оформлення знищення документiв з простроченим термiном зберiгання;

тАв порядок передачi справ з дiловодства в архiв. Дуже iстотнi змiни в Основних правилах (у порiвняннi з редакцiiю 1987р.) пов'язанi з експертизою цiнностi документiв. Крiм управлiнськоi документацii (в основному на паперових носiях) до Правил включенi нормативно-методичнi основи експертизи цiнностi електронних документiв.

До складу Основних правил включенi унiфiкованi форми документiв (номенклатура справ, опис, обкладинка справи, лист - засвiдчував i тощо), якими оформляiться зберiгання документiв у дiловодствi органiзацii та здiйснюiться iх облiк та передача в архiв. Вони мiстять порядок оформлення, затвердження, погодження i i обов'язковими при створеннi конкретноi системи дiловодства.

Також правила мiстять методику роботи з документами в архiвi органiзацii. РЖстотне значення в питаннях органiзацii зберiгання документiв мають термiни зберiгання. Основними нормативними документами, на основi яких визначаються термiни зберiгання документiв, i перелiки iз зазначенням строкiв зберiгання. Розрiзняють типовi та вiдомчi перелiки. Типовi перелiки розробляються i затверджуються Росархивом, вони i нормативним Документом загальноi дii i встановлюють термiни зберiгання документiв, якi виникають в результатi документування однотипних функцiй (наприклад, таких, як органiзацiя системи управлiння, планування дiяльностi, фiнансування дiяльностi, облiк i звiтнiсть, iнформацiйне обслуговування, кадрове забезпечення та iн.)

Органiзацii, що не мають вiдомчих перелiкiв, при визначеннi термiнiв зберiгання своiх документiв користуються типовим перелiком.

Одночасно з розвитком робiт з унiфiкацii та стандартизацii почалися роботи щодо класифiкацii та кодування технiко-економiчноi та соцiальноi iнформацii, створена в даний час система класифiкаторiв i мовою формалiзованого опису даних, якi використовуються у процесах управлiння. Для дiловодних служб особливе значення маi Загальноросiйський класифiкатор управлiнськоi документацii (ОКУД), який представляi собою номенклатуру унiфiкованих систем документацii i унiфiкованих форм документiв. Класифiкатор мiстить найменування видiв документiв i iх коди, якi i iдентифiкаторами форм документiв i обов'язково складаються в бланках. До складу унiфiкованих управлiнських документiв входять такi системи документацii.

Унiфiкована система банкiвськоi документацii:

тАв платiжна документацiя за безготiвковими розрахунками через банки;

тАв документацii по кредитних операцiях банкiв;

тАв документацiя по контролю за витрачанням коштiв на оплату працi та виплати соцiально-трудових ресурсiв;

тАв документацiя за операцiями банкiв, пов'язана з мiжнародними розрахунками;

тАв вихiдна документацiя банкiв;

тАв документацiя за безготiвковими розрахунками через банки - всерединi банкiвськi форми документiв;

тАв документацiя по емiсiйно-касових i бюджетним операцiями банкiв - всерединi банкiвськi форми документiв;

тАв документацiя по контролю за витрачанням коштiв на оплату працi та виплати соцiально-трудових

Унiфiкована система фiнансовоi, облiковоi та звiтноi бухгалтерськоi документацii бюджетних установ та органiзацiй:

тАв фiнансова документацiя;

тАв звiтна бухгалтерська документацiя, бюджетних установ i органiзацiй;

тАв облiкова бухгалтерська документацiя.

Унiфiкована система звiтно-статистичноi документацii:

тАв документацiя за статистикою нацiональних рахункiв та економiчних балансiв;

тАв документацiя за статистикою науково-технiчного потенцiалу та iнновацiйного поступу;

тАв документацiя зi статистики працi;

тАв документацiя по статистицi фiнансiв;

тАв документацiя по соцiальнiй статистицi;

тАв документацiя зi статистики промисловостi;

тАв документацiя за статистикою сiльського господарства i заготiвель сiльськогосподарськоi продукцii;

тАв документацiя за статистикою капiтального будiвництва;

тАв документацiя за статистикою зовнiшньоекономiчних зв'язкiв;

тАв документацiя за статистикою споживчого ринку та його iнфраструктури;

Унiфiкована система облiковоi та звiтноi бухгалтерськоi документацii пiдприiмств:

тАв звiтна бухгалтерська документацiя;

тАв регiстри бухгалтерського облiку;

Унiфiкована система документацii з працi:

тАв документацiя за станом ринку працi;

тАв документацiя по трудових вiдносин;

тАв документацiя по пiдвищенню квалiфiкацii працiвникiв органiв по працi;

тАв документацiя з охорони працi;

тАв документацiя за мiнiмальними споживчими бюджетам;

тАв документацiя за зверненнями до органiв з працi.

3. Нормативно-методичне регулювання дiловодства

Взаiмовiдносини органiзацiй, установ, дiлове документне спiлкування на всiх рiвнях маi здiйснюватися за iдиними загальноприйнятим правилам. Робота з документами в будь-якiй органiзацii, незалежно вiд ii органiзацiйно-правовоi форми, повинна будуватися на основi законодавчо-правових i нормативно-методичних актiв, що стосуються питань документування i роботи з документами. В даний час в Росiйськiй Федерацii дii ряд загальнодержавних нормативно-правових актiв, що регламентують загальнi правила пiдготовки, оформлення та органiзацii роботи з документами в органiзацiях i установах. Нормативно-методичнi документи з документацiйного забезпечення управлiння розробляються рiзними органами державноi влади та управлiння вiдповiдно до iх компетенцii.

Нормативно-методична база дiловодства - це сукупнiсть законiв, нормативних правових актiв та методичних документiв, що регламентують технологiю створення документiв, iх обробки, зберiгання i використання у поточнiй дiяльностi установи, а також дiяльнiсть служби дiловодства: ii структуру, функцii, штати, технiчне забезпечення та iншi аспекти.

Нормативно-методична база дiловодства регулюi правила оформлення документiв; правила роботи з документами, забезпечення збереження документiв; порядок передачi документiв на архiвне зберiгання; роботу служби дiловодства; впровадження нових iнформацiйних технологiй у роботi з документами; роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу; юридичнi аспекти , пов'язанi з документами, та iншi питання.

Список використаноi лiтератури

1. Державний стандарт Росiйськоi Федерацii ГОСТ Р 51141-98 Дiловодство i архiвна справа. Термiни та визначення (затв. постановою Держстандарту РФ вiд 27 лютого 1998 року 28).

2. Державна система документацiйного забезпечення управлiння (ГСДОУ). Основнi положення. Загальнi вимоги до документiв i служб документацiйного забезпечення. - М.: Головархiв СРСР, 1991.

3. Типова iнструкцiя з дiловодства. Затверджено наказом Росархiву вiд 27 листопада 2000 року 68. - М.: Росархiв, 2001.

4. Дiловодство та архiвна справа. Термiни та визначення. - М.: Держстандарт, 1998.

5. Кузнiцова Т.В. Журналу Дiловодство - 10 рокiв / / Трудове право, 2007, 9

6. Рогожин М.Ю. Довiдник з дiловодства. ЗАТ Юстiцiнформ. 2005.

7. Закон Росiйськоi Федерацii вiд 25 жовтня 1991 р. № 1807-1 ВлПро мови народiв Росiйськоi ФедерацiiВ» (зi зм. РЖ доп. Вiд 24 липня 1998 р.).

8. Андрiiва В.РЖ. Дiловодство. Вид. 6-е, перероб. i доп. - М.: ЗАТ ВлБiзнес-школаВл РЖнтел-Синтез В», 2000, 187

Вместе с этим смотрят:

РЖнтуiцiя в бiзнесi

РЖнформацiйний менеджмент як ефективна технологiя органiзацii управлiнськоi дiяльностi

Аксiологiчнi проблеми управлiнськоi дiяльностi робiтника освiти в умовах модернiзацii освiтньоi галузi в Украiнi

Американская система менеджмента на предприятии

Анализ ключевых компетенций для успеха в отрасли ООО "Галеон"