Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

Содержание

1. ВведениетАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж2

2. Неформационное обеспечениетАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж3

3. Понятие информации, ее свойства и характеристикитАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж12

4. Особенности использования информации о состоянии внешней среды и управляемого объекта в организационных системах управления с обратной связьютАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж18

5. Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управлениятАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж.24

6. Возможности использования новых информационных технологий в системах организационного управлениятАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж.30

7. ЗаключениетАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж 37

8. Список литературытАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАжтАж37

1. Введение

Время, в которое мы живем, тАФ эпоха перемен. Наше общество осуществляет исклюВнчительно трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необВнратимую перестройку. В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике тАФ от административно-командной систеВнмы к рынку, в жизни отдельного человека тАФ превращение его из ВлвинтикаВ» в самоВнстоятельного субъекта хозяйственной деятельности. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменеВнния нас самих.

С легкой руки американцев это английское слово стало известно сегодня практиВнчески каждому образованному человеку. В упрощенном понимании, менеджмент тАФ это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент тАФ по-русски ВлуправлениеВ» тАФ функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. МенедВнжмент тАФ это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров тАФ это определенВнная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению. Значимость менеджмента была особенно ясно осознана в 30-е годы. Уже тогда стало очевидным, что деятельность эта превратилась в профессию, область знаний тАФ в самостоятельную дисциплину, а социальный слой тАФ в весьма влиятельную общеВнственную силу. Растущая роль этой общественной силы заставила заговорить о Влреволюции менеджеровВ», когда оказалось, что существуют корпорации-гиганты, обладающие огромным экономическим, производственным, научно-техническим поВнтенциалом, сопоставимым по мощи с целыми государствами.

Однако роль менеджеров не ограничивается присутствием лишь в огромных многоуровневых и разветвленных корпоративных структурах управления. В зрелой рыночной экономике не менее важен и малый бизнес. По количеству тАУ это более 95 % всех фирм, по значению тАУ это наибольшая приближенность к повседневным нуждам потребителей и в то же время полигон технического прогресса и других нововведений. Умело управлять в малом бизнесе тАУ значит выжить, устоять, вырасти. Как это сделать тАУ тоже вопрос эффективного менеджмента.

2. Неформационное обеспечение.

Информационное обеспечение системы менеджмента - одно из важВннейших обеспечивающих функций, качество которойявляется опредеВнляющим фактором обоснованности принимаемогорешения и эффективВнности функционирования системы.В динамике информационное обеспеВнчение как процесс входит в понятиекоммуникация. Поэтому сначала расВнсмотрим это понятие по источнику.

Коммуникаций - это обмен информацией, на основе которого руВнководство получает информацию, необходимую для принятия эффекВнтивных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том. что делаем, - смысл может быть утрачен.

К примеру, в 1982 г. и еще раз в 1985 г., когда фирма ВлДжонсон энд ДжонсонВ» установила, что некоторые капсулы ВлТилеолаВ» ядовиты, высшему руководству фирмы пришлось наладить эффективные коммуникации с такими группами, как средства массовой информации и потребители, Управление санитарного надзора за качеством пищевых продуктов и медикаментов и дистрибьюторы. Пришлось также наладить связи с руководителями среднего звена, которые стояли во главе лабораторий и заводов в разных странах мира. Эти руководители, в свою очередь, установили связь с руководителями более низких уровней и контролерами, подотчетными им. Наконец, руководство фирмы ВлДжонсон энд ДжонсонВ», вероятно, оповестило о своих проблемах всех сотрудников фирмы. Сочетание таких средств коммуникации, как совещания, служебные записки, телефонные переговоры, формальные отчеты, видеоленты и беседы с глазу на глаз, позволили в конечном счете охватить многих работников фирмы.

Руководитель 50-90% всеговремени тратитна коммуникации. Руководительзанимается этим чтобы реализовать своироли вмежличностных отношениях, информационномобмене и процессахпринятия решении пофункциям управления.Обмен информацией представляет однуиз самыхсложных проблем на любом уровнеиерархии.

В обмене информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель - лицо,генерирующее идеи или собирающее инфорВнмацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственноинформация, закодированная спомощьюсимволов.

3. Канал - средствопередачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначенаинформация и котоВнроеинтерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получательпроходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап являетВнся одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полВнностьюутрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:

1. Зарождение идеи.

Пример. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: ВлНеудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмоти этапа тАУ Влне начинайте говорить, не начав думатьВ».

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Процесс обмена информацией как система с обратной связью и шуВнмом показан на рис.1.

Предлагается следующаяструктура информации:

1) по объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, паВнраметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.:

2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента - инфорВнмация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;

3) по форме передачи - вербальная (словесная) информация и неверВнбальная;

4) по изменчивости во времени - условно-постоянная н условно-переменная (недолговечная);

5) по способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная. письменная и др.;

6) по режиму передачи - в нерегламентируемые сроки, по эапросу и принудительно в определенные сроки:

7) по назначению - экономическая, техническая, социальная, органиВнзационная и др.;

8) по стадии жизненного цикла объекта по стадии маркетинга (НИОКР, организационно-технологической подготовке производства н т.д. до списания);

9) по отношению объекта управления к субъекту - между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные комВнмуникации.

Идея классификации информации используется при еекодировании.

Основныетребования к качеству информации:

- своевременность;

- достоверность (с определенной вероятностью);

- достаточность;

- надежность (с определенной степенью риска);

- комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара- условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкуВнрентов н т.д.);

- адресность;

- правоваякорректность информации

- многократностьиспользования;

- высокая скорость сбора, обработки и передачи;

- возможность кодирования;

- актуальность информации.

К примеру, представители разных отделов в школе бизнеса периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения. Подобным же образом в больнице обслуживающий и врачебный персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроле за издержками, новых методах лечения и т.п. В сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмене информацией о продукции.

Вопросы организации массива и потоков информации, технологии ее переработки и моделирования изложены по работе В.Г.Версана.

Организация массива информации.Информационный массив - это упорядоченная по определенным признаком совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих возВндействий.

Цель создания массива информации - повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильВнного ее распределения по уровням управления в соответствии с характеВнром решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

- прямое обращение потребителей к хранимой информации и возВнможность многократного ее использования:

- наиболее полноеудовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях:

- оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

- предохранение информации от искажений.

Организация потоков информации.Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.

Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублиВнрование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обесВнпечить рациональный обмен информацией между органами управления.

Информационный поток характеризуется адресностью (наличием исВнточника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.

По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты. слова, сообщения, знаки. буквы, листы к др.).

Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

Заключительным этапом формирования информационного обеспечеВнния является организация технологического процесса переработки информации,включающая:

- формирование документооборота;

- определение состава операций по переработке информации, выполВннение которых будет проводится с помощью средств механизации и автоВнматизации;

- выбор состава комплекса технических средств по переработке инВнформации. используемой при решении управленческих задач.

При проектировании документооборота необходимо обеспечивать: наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решения информации, четкую ее адресность, определение источников и потребителей информации:

- организацию рациональных потоков информации за счет устранеВнния дублирования документов и показателей, содержащихся в документах;

- минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;

- эффективный контроль за сроками исполнения документов;

- максимально возможное использование средств механизации и авВнтоматизации документооборота;

- унификацию форм документов.

Технологический процесс переработки информации должен включать механизацию операций по переработке информации. Операции дифференВнцируют на рутинные и творческие. К рутинным относятся операции, свяВнзанные с сортировкой, заполнением, размножением документов и т.д. К творческим - операции по переработке информации, результатом выполВннения которых является управленческое решение.

На основе рассмотренных требовании методика проектирования сиВнстемы менеджмента должна определять:

- задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;

- исполнителей задач;

- информацию, необходимую для выполнения задач и функций

управления;

- режим передачи информации, используемой в решении управленчеВнских задач;

- объемы поступающей органам управлений информации в соотВнветствии с составом решаемых задач;

- порядок и формы представления информации, необходимой для

управления;

- время, затрачиваемое органами управления на переработку инфорВнмации;

- задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации и механизации (ЭВМ, микроВнпроцессоры. средства телекоммуникации, электронные пишущие машинВнки, терминальные устройства и Др.).

Для проектирования систем управления В.Г.Версан предложил графическую информационную модель. Движение информации в этих моделях от источника к потребителю, операции ее переработки, зафиксиВнрованные графически, позволяют на этапе анализа комплексно представить весь информационный процесс, выявить дублирование, лишние опеВнрации и документы, неточности в распределении работ между исполнитеВнлями и т.д.

Пример заполнения карты носителя информации (см.строку З):

1 - наименование носителя информации;

2 - шифр документа, относящегося к группеорганизационно-распоряВндительной документации;

3 - "5" - шифр головной организации(источника формирования доВнкумента),

"IS" - шифр дирекции НИИ - потребителядокумента;

4 - время переработки документа;

5 - "0,5" - условный объем информационного сообщения в знаках, "I" - информационное сообщение несет один документ;

6 - документ поступает в институт 1 раз(или; 7 - документ по периоВндичности поступления является срочным(Ср),

V - по источнику формирования документ является внешним (В).

Информацию в графической операционнойинформационное модели разбивают на пары "операция - документ' и рассматривают каждую как логически законченную часть исследуемого процесса. Такое деление поВнзволяет исследовать состав информации, порядок се движения и способы переработки в непосредственной связи с задачами управления.

Порядок построения графической операционной информационной модели следующий.

Для исследуемого процесса управления! Прежде всего необходимо определить цели и сформулировать критерии достижения выявить входную и выходную информацию. Затем внутри исследуемого процесса выделяют операции по переработке информации. С помощью пар "Операция - документ" осуществляется следующая последовательность технологической переработки информации доя каждой операции:

- формируется цель;

- определяются критерии выполнения операции (как правило, для операции, предшествующей контрольной операции):

- устанавливается ответственный исполнитель и исполнители;

- определяется входная и выходная информация (выходной документ ОП1 является входным документом для ОП1+1 или направляется в накоВнпитель);

- устанавливаются обратные связи.

3. Понятие информации, ее свойства и характеристики

Информация - это знания, сведения, данные, получаемые и накапливаемые в процессе развития науки и практиВнческой деятельности людей, которые могут быть испольВнзованы в общественном производстве и управлении как фактор увеличения объема производства и повышения его эффективВнности.

Понятие "информация" может быть истолковано как некоВнторая совокупность сведений (сообщений), определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи. Такое определение подчеркивает огромное многоВнобразие содержания информации, которая проявляется в самых разнообразных физических, экономических и социальных явлеВнниях. Информация увеличивает знания и углубляет интеллект. В первоначальном смысле термин информация означал сведения вообще. С развитием общей теории систем этот терВнмин хотя и сохранил свое первоначальное значение, однако конкретизировался и стал употребляться в более точном смысВнле - для обозначения сведений, знаний наблюдателя о системе и среде ее функционирования. В более общем случае, когда наблюдателю целесообразно рассматривать систему как совоВнкупность подсистем или элементов, информацией о системе являются сведения об организации, структуре, параметрах сисВнтемы в целом и отдельных подсистем (элементов) в рамках целого.

Информация о системе получается наблюдателем в резульВнтате активного эксперимента либо наблюдения системы, а в случае абстрактных систем - путем логического вывода.

Информацию об объекте можно рассматривать как отобраВнжение этого объекта в некоторой материальной системе, котоВнрое может существовать независимо от самого объекта и незаВнвисимо от того, будет ли эта информация кем-либо и когда-либо использована. Однако если информация как некоторое отображение может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, о ее потребительской стоиВнмости можно только с учетом человека, который эту информаВнцию потребляет, и того процесса, где она используется. Таким образом, качество информации определяется адекватностью даваемого ею отображения реальной действительности, а ее эффективность - возможностями ее использования в практичеВнской деятельности, в принятии решений.

Информация об объекте существует в виде данных о нем. Данные представляют собой набор конкретных значений колиВнчественных и качественных параметров, характеризующих объект.

Пока данные не организованы соответствующим образом и не используются для какой-либо цели, они не являются инВнформацией. Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое прагматическое значение. С точки зрения приняВнтия решений, можно считать, что информацией являются данВнные, используемые в процессе принятия решений или в связи с осуществлением тех или иных действий, оказывающие влияние на поведение системы.

Однако введенное понятие ничего не дает для построения количественной теории информации, в основе которой должно лежать указание на способ ее измерения.

Введение количественной меры информации является весьВнма сложной задачей. Одна и та же информация может вызывать различные эмоции и представлять разную ценность для разных людей. Иногда краткое сообщение из одной - двух фраз несет неизмеримо больше информации для конкретного индивидууВнма, чем текст из многих страниц. Из двух книг равного объема мы можем извлечь совершенно различную информацию.

Любое сообщение, с которым мы имеем дело в теории инВнформации, представляет собой совокупность сведений о некоВнторой системе. Очевидно, что если бы состояние системы было известно заранее, не было бы смысла передавать сообщение. Сообщение приобретает смысл только тогда, когда состояние системы заранее неизвестно, случайно.

Примером неопределенной ситуации является опыт с неВнсколькими возможными исходами. Неопределенность ситуации заключается в том, что до проведения опыта мы не знаем в точности, какой из возможных исходов будет реализован. ИнВнформация, относящаяся к данному опыту, уменьшает его неопВнределенность. Количество информации при этом есть мера уменьшения неопределенности ситуации. Если все исходы равВнновероятны, то неопределенность ситуации зависит только от числа исходов, причем неопределенность тем больше, чем больше число исходов.

Как уже было сказано, информацию об объекте можно расВнсматривать как отображение этого объекта в некоторой материВнальной системе, которое может существовать независимо от самого объекта и независимо от того, будет ли эта информация кем-то и когда-то использована. Однако, если информация как некоторое отображение может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, о ее потребительВнской стоимости можно только с учетом человека, который эту информацию потребляет, того процесса, где она используется.

Это вызвано тем, что различное понимание того или иного слова может сильно изменить смысл передаваемого сообщения. В процессе кодирования и передачи содержания сообщения какая-либо его часть может быть утеряна. Например, письменВнные замечания руководителя не могут в точности отразить то, что он чувствует и думает, сталкиваясь с некоторой ситуацией. Поэтому личная беседа руководителя с подчиненными может помочь разъяснить им тот или иной спорный вопрос. Но даже в этом случае интонация и выражение лица руководителя могут значительно изменить смысл рассматриваемых сообщений. Графическая иллюстрация расширяет возможности для уточнеВнния сообщения, так как "лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать".

Правильно зашифрованное и переданное сообщение может быть понято по-разному. Люди читают, видят и слышат, как правило, то, что они хотят читать, видеть и слышать. ВосприВнятие человеком окружающей среды зависит от многих фактоВнров, в частности от общей суммы накопленного им опыта. РаВнбота администрации окажется неэффективной, если она не буВндет следить за тем, чтобы передаваемая ею информация восВнпринималась точно, и не будет стремиться, по возможности, минимизировать влияние субъективного подхода к восприятию сообщений среди подчиненных и других лиц. Правильное поВннимание сообщений облегчается в том случае, если имеются средства и время для осуществления проверки с помощью обВнратной связи.

Если информация используется в системах управления, то ее эффективность разумно оценивать по тому эффекту, котоВнрый она оказывает на результат управления.

Одним из первых в отечественной науке исследовал ценноВнстные свойства информации академик АА. Харкевич. ИсходВнным для него было представление об использовании информаВнции в процессе достижения некоторой цели. "Информация ценна, поскольку она способствует достижению поставленной цели. Одна и та же информация может иметь различную ценВнность, если рассматривать ее с точки зрения использования для различных целей".

Ценность информации может быть выражена через прираВнщение вероятности достижения цели. Вероятность же, в свою очередь, понимается как отношение числа благоприятных исВнходов к общему их числу. Ценность информации неоднозначна - она может быть отрицательной в тех случаях, когда при ее использовании увеличивается неопределенность и уменьшается вероятность достижения цели. Такую информацию называют дезинформацией.

Харкевич АА. оговаривался, что предложенная им модель охватывает не все случаи получения и использования информаВнции, что виды информации, вызывающие эмоции, к примеру эстетические, остались вне рассмотрения.

Следует отметить различие в уровне ценности одной и той же информации с точки зрения субъекта и объекта управления. Для субъекта она ценна постольку, поскольку на ее основе возможно побуждение объекта к действию или изменению мнения. Для объекта - постольку, поскольку на ее основе возВнможен выбор пути достижения цели с наименьшими ресурсныВнми затратами или в соответсвии с каким-либо другим критериВнем оптимальности.

Информация - есть особая форма существования материи. Подобно веществу и энергии, информацию можно собирать, обрабатывать, хранить, изменять форму ее представления. ОдВннако у нее есть и некоторые особенности, заключающиеся прежде всего в том, что она может возникать и исчезать.

Информация относится к числу воспроизводимых ресурсов. Процесс ее воспроизводства складывается из этапов производВнства, распространения и использования. Производство (генераВнция) информации есть общественный процесс познания соВнстояния и законов развития природы и общества.

На основе собранных и обработанных данных проводится их анализ, назначением которого является обобщение фактов и установление существенных связей между явлениями. В этом состоит функция фундаментальных научных дисциплин. Далее следуют прикладные исследования, которые конкретизируют информацию о действии фундаментальных законов в опредеВнленных сферах деятельности. Эти результаты используются при реализации конкретных систем управления, при проектироваВннии и конструировании систем различного класса.

Распространение информации необходимо для ее многоВнкратного использования. Оно осуществляется различными споВнсобами (создание специальных информационных систем, обуВнчение, обмен опытом, средства массовой информации, публиВнкации и т. д.).

Использование информации происходит в сфере производВнства и управления. Его результатом являются либо принимаеВнмые решения, либо производимые продукты и услуги.

Выработанная системой информация должна быть отражеВнна на материальном носителе и должна храниться в течение определенного периода времени или "цикла жизни". В связи с этим можно выделить следующие операции:

- Хранение. Информация появляется в результате наблюдеВнния и регистрации некоторого явления. Прежде чем она может быть обработана или использована, она должна храВнниться в какой-либо памяти на материальном носителе.

- Преобразование информации. Хранящаяся информация может быть преобразована в некоторую, более удобную форму для хранения, передачи, обработки, восприятия.

- Передача. Информация непрерывно передается в пространВнстве от источника к запоминающему устройству, на обраВнботку, пользователю для принятия решений и т. д.

- Сортировка, синтез, обработка. Обычно информация поВнступает в случайном порядке. Для уменьшения времени поВниска требуемой информации, ее обработки требуется предВнварительная сортировка по заданным признакам. Нередко требуется объединить, агрегировать ряд отдельных инфорВнмационных элементов для получения полного сообщения. Количественную информацию приходится обрабатывать в целях изменения ее формы или выявления значений, решая уравнения или применяя формульные выражения.

- Использование. После преобразования информации в удобную для использования форму она воспроизводится в виде, необходимом для принятия решений.

- Оценка. Значение информации зависит от потребности в ней, достоверности, надежности и своевременности. МасВнсивы информации должны систематически пересматриватьВнся с целью устранения устаревших бесполезных .данных.

- Уничтожение информации может осуществляться после ее многократного использования либо при отнесении ее к классу устаревшей. Уничтожение информации является концом цикла ее жизни.

Рассмотрим некоторые наиболее важные характерные осоВнбенности информации для человеко-машинных систем органиВнзационного управления.

Целевое назначение. Информация имеет определенную цель в момент передачи ее для использования, в противном случае это просто шумы. Одна и та же информация может иметь многоцелевое назначение. Создание новых концепций, установление проблем, решение проблем, принятие решений, планирование, оперативное управление, контроль, поиск - явВнляются основными целями информации в человеко-машинных системах.

Способ и Формат. Основными способами выдачи информаВнции в человеко-машинных системах является визуальный и звуковой. Формат также является общей характеристикой для человека и машины. Люди получают большую часть информаВнции в виде документов определенной формы. Широкое распроВнстранение получили средства удаленного доступа к ЭВМ.

Под документом понимают семантическую информацию, зафиксированную на любом носителе (кроме памяти человека и ЭВМ) и на любом языке с целью использования в системе управления.

Носитель информации - это любая стабильная материальВнная среда, на которой фиксируется информация. Документ моВнжет подвергаться записи, преобразованию, передаче, хранению, сбору, поиску, чтению, использованию. В существующих сисВнтемах управления в основном используют бумажные документы.

Избыточность. Понятие избыточности имеет важное значеВнние при построении систем. В такой системе, где стоимость ошибки в результате неправильного преобразования команд или выхода из строя какого-либо элемента может иметь критиВнческое значение, должно быть предусмотрено создание значиВнтельной избыточности информации.

Увеличение избыточности приводит к увеличению объема сообщения (без увеличения его информативности), а следоваВнтельно, к увеличению времени доставки и ее удорожанию. ПоВнвышение достоверности обнаружением и исправлением ошибок может быть достигнуто, если избыточность вводить в информаВнцию путем передачи значений дополнительных признаков, свяВнзанных с теми, значения которых необходимо передать.

Быстродействие. Скорость передачи и приема информации. определяется временем, необходимым для понимания ситуации на объекте. Скорость работы устройства системы может измеВнряться количеством данных, обрабатываемых или передаваемых

в единицу времени. В системах управления экономическими объектами передача информации может осуществляться с неВнбольшой скоростью, ограниченной пропускной способностью человека. Высокая скорость передачи информации представляВнет интерес для систем, действующих в реальном времени.

Периодичность. Периодичность или частота передачи инВнформации связана с необходимостью принятия решений. На уровнях оперативного управления поступление информации требуется с периодичностью, соответсвующей происходящим реальным событиям. Периодичность передачи или поступления информации оказывает существенное влияние на ее ценность. Редкие сообщения могут потерять всякую ценность и не нести никакой информации. Слишком частое поступление информаВнции может оказаться помехой, отвлекающей внимание и вызыВнвающей перегрузку человека, воспринимающего эту информацию.

Детерминистический или вероятностный характер инфорВнмации. Информация о прошлом является детерминистической. Информация же о будущем всегда содержит элемент неопредеВнленности. Зачастую некоторая информация считается опредеВнленной в том смысле, что считает бесспорным существование некоторого значения той или иной величины (например нормы расхода материалов и т. д.). Однако в этом случае также имеетВнся неопределенность, просто вероятность изменения этой велиВнчины в будущем достаточно мала.

Затраты. Как вещество и энергия, информация характериВнзуется затратами на ее получение. Затраты на информацию опВнределяются тем общественно полезным трудом, который затраВнчивается на сбор, хранение, обработку и поиск информации. Они обычно довольно существенны. Поэтому прежде чем пыВнтаться получить какую-либо информацию, нужно сравнить ее ценность с затратами на получение.

Ценность информации. Под ценностью информации или ее потребительской стоимостью понимается тот материальный эффект, который дает использование данной информации. С этой точки зрения, можно считать, что ценность информации определяется характером объекта и истинностью сообщений. В значительной степени ценность информации зависит от спосоВнба и скорости ее передачи, периодичности, детерминистичеВнского и стохастического характера, достоверности, надежности, старения и прочих факторов.

Ценность информации для принятия решений определяетВнся, в основном, ценностью самого решения, для принятия коВнторого используется информация, определяемой ожидаемыми

результатами его реализации и степенью влияния информации на принимаемое решение. Изменение ценности информации во времени может происходить скачкомтАФ когда существует криВнтический срок принятия решений, для которых она предназнаВнчена, либо постепенно.

Зависимость между объемом сообщений и ценностью инВнформации обычно имеет нелинейный характер - ценность возВнрастает медленнее, чем объем. Ценность информации может быть отрицательной для пользователя (случаи дезинформации, целенаправленной или случайной). При этом необходимо отмеВнтить, что конкретный ответ на вопрос о ценности информации в реальных условиях производства может быть слишком сложВнным и дорогостоящим.

Если система формирования сообщений и доставки инВнформации будет идеальной с точки зрения достоверности и других факторов, ценность информации будет определяться только функцией ее старения, которая в разнотипных системах имеет различный вид.

Надежность и достоверность. Достоверность информации характеризует, в какой степени эта информация отражает то, что она должна отражать. Надежность характеризует, скорее, технические возможности средств передачи и обработки инВнформации. Информация может быть надежно переданной и обработанной, но исходно недостоверной и наоборот.

Статичность и динамичность. Информация, которая не меВнняется во времени, называется статичной. Примером статичной информации являются постоянные данные типа таблиц физиВнческих констант, справочников, расписаний и пр. ИнформациВней с динамическими характеристиками являются меняющиеся во времени данные, например оперативные данные о ходе проВнизводственного процесса.

Информация, необходимая для эффективного управления, должна удовлетворять ряду требований. Среди основных отмеВнтим следующие: информация должна быть целевой, необходиВнмой и достаточной, надежной и достоверной, своевременной и должна быть представлена в виде, удобном для дальнейшего использования.

На эффективность передачи, усвоения и использования информации влияют различные факторы, в частности языкоВнвые, географические, исторические, социально-политические, гносеологические, ведомственные, экономические, терминоВнлогические, технические. Так, например, полнота и достоверВнность информации в общем случае обратно пропорциональна расстоянию между объектом и субъектом информационного взаимодействия и временному интервалу, разделяющему то или иное событие и сообщение о нем.

Анализ происходящих в мире социально-экономических процессов показывает, что информация стала основным предВнметом труда для значительной части трудящихся самых различВнных областей деятельности (ученые и специалисты, служащие, руководители, госаппарат, конструкторы и т. д.).

Кроме того, происходят существенные качественные переВнмены в характере работы людей, для которых основным предВнметом труда являются материальные объекты. Информация для них - основной источник роста производительности труда.

Указанные обстоятельства обусловливают повышенное вниВнмание к вопросам разработки и использования информационВнного обеспечения в системах организационного управления.

4 Особенности использования информации о состоянии внешней среды и управляемого объекта в организационных системах управления с обратной связью

Система организационного управления может быть опредеВнлена с точки зрения описания элементов и свойств управляюВнщей подсистемы, входных и выходных данных. Однако систеВнмы являются динамичными, и изменения в них совершенно

Вместе с этим смотрят:

Cамоорганизация как процесс саморазвития

РЖнновацiйнi процеси на пiдприiмствi

РЖнтуiцiя в бiзнесi

РЖнформацiйний менеджмент як ефективна технологiя органiзацii управлiнськоi дiяльностi

Автоматизация работы отдела планирования компании ООО "Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия"