Понятия: документ, управленческий документ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО РЫБОЛОВСТВУ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ВлАСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТВ»
Институт Экономики
Кафедра ВлИнформационные системы
управления и ИнформатикаВ»
Специальность 350800
ВлДокументоведение и ДОУВ»
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине ВлОрганизация и технология документационного обеспечения управленияВ»
на тему:
ВлПОНЯТИЕ: ДОКУМЕНТ,
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТВ»
Выполнила: студентка
гр. ДФД-31
Байрамалиева А.Ш.
Проверила:
Маркушина А.Н.
АСТРАХАНЬ 2004
СОДЕРЖАНИЕ
Введение-- 3
I. Теоретические основы--- 6
1.1. Понятия ВлдокументВ», Влуправленческий документВ»- 6
1.2. Юридическая сила документа- 9
1.3. Функции документа- 10
1.4. Основные правила составления и оформления документов- 11
II. Требования к составлению и оформлению документов-- 16
2.1. Требования к оформлению реквизитов документов- 16
2.3 Требования к бланкам документов- 29
Заключение-- 32
Список использованной литературы--- 33
Приложения-- 34
ВведениеВ настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуаВнция, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. ДругиВнми словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.
Носителем информации выступает документ.
Организации работы с информацией и документами в экоВнномически развитых странах уделяется большое внимание. НаВнпример, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон ВлОб информации, информатизации и заВнщите информацииВ», которым установлены правовые нормы созВндания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, расВнпространения и представления информации.
Создание законодательной основы использования информаВнции является фактом существенного изменения отношения обВнщества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различВнных структур и в конечном итоге приводят к достижению экоВнномических результатов.
Документы используются в различных областях деятельноВнсти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия ВлдокументВ» многозначно и зависит от того, в какой отВнрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов доВнкумент является прежде всего способом доказательства или свиВндетельства чего-либо, для историка тАФ историческим источниВнком, кибернетика-документалиста тАФ носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фикВнсации и передачи управленческих решений.
Ядро учрежденческой (служебной) документации составляВнют управленческие документы. Именно они обеспечивают упВнравляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являВнются:
организационно-правовая документация;
плановая документация;
распорядительная документация;
информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
отчетная документация;
документация по обеспечению кадрами (по личному состаВнву);
финансовая документация;
документация по материально-техническому обеспечению;
договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учВнреждения.
Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докуменВнтов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. [1]
Все названные вопросы требуют дальнейшего рассмотрения и изучения. Этим объясняется выбор темы курсовой работы, целью которой является систематизация, накопление и закрепление знаний о понятиях ВлдокументВ», Влуправленческий документВ».
Основные задачи курсовой работы:
- изучение понятия ВлдокументВ», Влуправленческий документВ»;
-исследование основных правил составления и оформления документов;
- анализ требований к оформлению реквизитов документов;
- изучение требование к бланкам документов.
Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка использованной при написании работы литературы и приложений к работе.
В первой части работы ВлТеоретические основыВ» изучены изучение понятия ВлдокументВ», Влуправленческий документВ», проанализированы требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, исследованы основные правила составления и оформления документов.
Во второй части работы ВлТребования к составлению документовВ» исследованы специфика требований к оформлению реквизитов документов, бланкам документов.
В заключении подведены основные итоги курсовой работы.
I. Теоретические основыФормирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственВнности, аппарата управления и связано с необходимостью докуВнментально закреплять правовые отношения юридических и чаВнстных лиц. Интернациональные свойства делового письма тАФ следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно тАФ служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективВнность), актуальность (необходимость, новизна, своевременВнность), убедительность (аргументированность), полнота (досВнтаточность информации).
Документирование тАФ регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документироВнвание имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная догоВнворенность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.
Итог документирования тАФ создание документа.
В Федеральном законе ВлОб информации, информатизации и защите информацииВ» закреплено следующее определение поняВнтия ВлдокументВ»:
Документ тАФ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать[1]
Это же определение дано и в государственном стандарте на терВнмины и определения ВлДелопроизводство и архивное делоВ». Для более полной характеристики понятия ВлдокументВ» следует расВнкрыть и понятие ВлреквизитВ».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элеменВнтов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следуюВнщее определение:
Реквизит документа тАФ обязательный элемент оформления официального документа.[2]
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного доВнкумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов устаВнновлены законодательными и нормативными актами. Но в люВнбом случае, как следует из определения, информация, зафиксиВнрованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. ТольВнко тогда она становится документом.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человеВнка любым удобным способом на специальном материале.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем саВнмым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагиВнвают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машиноВнписные) и на машинных носителях, научные, технические, личВнные и официальные и др.
Официальные документы тАФ это документы, созданные юридиВнческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.1
Среди них особую категорию составляВнют служебные (управленческие) документы, которые определяютВнся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учрежВндения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейстВнвие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являВнются основанием для принятия управленческих решений, слуВнжат доказательством их исполнения и источником для обобщеВнний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. [3]
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность тАФ изданием различных распорядительных докуВнментов; планирование тАФ посредством подготовки различных планов; учет тАФ в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль тАФ путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому докуВнменты можно классифицировать в соответствии с их назначениВнем как средства:
регламентации деятельности (уставы, положения, реглаВнменты, правила, инструкции и др.);
распорядительной деятельности (приказы, указания, поВнстановления, решения, распоряжения и др.);
накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
передачи информации (письма, телеграммы, телефоноВнграммы и др.).
Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать инВнформацию и придать ей юридическую силу. Значение латинВнского слова ВлдокументВ» (documentum) тАФ доказательство, свидеВнтельство. В настоящее время бесспорность документа также опВнределяется понятием Влюридическая сила документаВ». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.
Для управленческой деятельности юридическая сила докуменВнтов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфорВнмации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга учаВнстников управленческих действий (органов управления, их струкВнтурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основыВнвают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила документа тАФ это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления[3]
.
Из этого определения следует, что орган управлеВнния или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
соблюдать при его подготовке действующие нормы закоВннодательства;
издавать документы только в пределах своей компетенВнции;
соблюдать действующие в определенное время общегосударВнственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов отноВнсятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утВнверждения.
Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово ВлзаявлениеВ», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подВнпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке орВнганизации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписаВнния организации необходимы не только перечисленные реквизиВнты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенВнных видов документов в действующих правилах оформления разВнработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридиВнческую силу.[4]
В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие и специальные.
Общие функции документа:
- информационная: любой документ создается для сохранения информации;
- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной поВнтребностью;
- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
- культурная: документ тАФ средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, наВнпример, в научно-технической документации находит отражеВнние уровень научного и технического развития общества.
Специальные функции документа:
- управленческая: документ является инструментом упВнравления; этой функцией наделены так называемые управленВнческие документы (плановые, отчетные, организационно-расВнпорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. ПраВнвовую функцию выполняют законодательные и правовые норВнмативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебВнного доказательства это может, быть любой документ;
- функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общеВнства [6].
Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления и оформления документов.
Так, например, юридическая сила документа обесВнпечивается комплексом реквизитов тАФ обязательных элеменВнтов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.
Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах тАУ государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.
На основе законодательных, нормативных и нормативно тАУ методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:
- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
- состав применяемых в аппарате управленческих документов;
- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
- обеспечение юридической силы документа;
- создание условий для оперативного исполнения документов;
возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.[5]
Действующие государственные нормативно тАУ технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.
Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.
Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований[6]
.
01-Государственный герб Российской Федерации;
02-герб субъекта Российской Федерации;
03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04-код организации;
05-код формы документа;
06-наименование организации;
07-справочные данные об организации;
08-наименование вида организации;
09-дата документа;
10-регистрационный номер документа;
11-ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12-место составления или издания документа;
13-гриф ограничения доступа к документу;
14-адресат;
15-гриф утверждения документа;
16-резолюция;
17-заголовок к тексту;
18-отметка о контроле;
19-текст документа;
20-отметка о наличии приложения;
21-подпись;
22-гриф согласования документа;
23-визы согласования документа;
24-печать;
25-отметка о заверении копии;
26-отметка об исполнителе;
27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28-отметка о поступлении документа в организацию;
29-идентификатор электронной копии документа.
Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.
Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его ВлпрохожденияВ» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.
Реквизит 19 Влтекст документаВ» передает основное содержание документа.
Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).
Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое ВлзакрепленоВ» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. [7]
В России совреВнменные требования к оформлению организационно-распорядиВнтельной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 ВлУнифицироВнванные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документовВ»).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроВнизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении 1; образцы бланков документов - в приложении 2.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
II. Требования к составлению и оформлению документов
При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты тАУ это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.
Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-2003 ВлУнифицированные системы документации. Унифицированная система организаВнционно-распорядительной документации. Требования к офорВнмлению документовВ». (Полный перечень реквизитов организационно-распорядительных документов приведен в Приложении 1).
Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОВнСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их соВнстав зависит от назначения документа. [8]
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соотВнветствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской ФедеВнрации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и оргаВннизаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государстВнвенным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. [9]
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
| Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения |
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
| Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А.Лагунину |
или
| АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М.Кочетову |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
| Администрации районов
Московской области |
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
| Главному редактору
Издательского дома
"Медиадом"
Н.В.Семиной |
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
| Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
| Образцову О.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12,
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264 |
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
| УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись _______В.А.Степанов
Дата |
| |
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
| УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Электронные технологии"
Личная подпись _______ Л.В.Кузнецов
Дата |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утвержВндения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
| УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 N 14 |
| или | УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 N 82 |
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
| Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
"ТЕРМИКА" к 05.10.2003
Личная подпись
Дата
|
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоВнначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подраздеВнлений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его
Вместе с этим смотрят:
Cамоорганизация как процесс саморазвития
РЖнновацiйнi процеси на пiдприiмствi
РЖнтуiцiя в бiзнесi
РЖнформацiйний менеджмент як ефективна технологiя органiзацii управлiнськоi дiяльностi
Автоматизация работы отдела планирования компании ООО "Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия"