Организация электронного документооборота в коммерческом банке
ОБЗОРНЫЙ РЕФЕРАТ
Организация электронного документооборота
в коммерческом банке
Данный реферат подготовлен как составная часть учетной политики банка и часть ПРАВИЛ ДОКУМЕНТООБОРОТА коммерческого банка
План обзора:
1. Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций
2. Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций
3. Операции в операционном отделении
4. Обработка документов валютной бухгалтерии
5. Обменные пункты
6. Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия
7. Стратегия технических решений, обеспечивающая работу электронных технологий
Основной задачей организации технологии обработки учетной информации является минимизация затрат на обработку, хранение и доступ к данным аналитического и синтетического учета банка. Для достижения этой цели в настоящее время применяются технологические и программно-технические решения. Рассмотрим общие вопросы решения этой задачи, применяемые в коммерческих банках
1. Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций
В основу технологии положен принцип проведения всех операций клиента бухгалтером, работающим с этим клиентом. Каждому бухгалтеру присваивается определенный номер (номер исполнителя) один или несколько. При открытии счета задается номер владельца этого счета (исполнителя). В дальнейшем доступ исполнителя возможен только для принадлежащих ему счетов. Бухгалтер на своем рабочем месте имеет ряд программных продуктов, позволяющих создавать необходимые документы, как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Документы при вводе группируются в пачки с контролем суммы пачки и возможностью наблюдения за остатком счета.
Поступления принимаются с РКЦ в виде электронной посылки администратором системы (в настоящее время документы только с признаком тАЬЭЛЕКТРОННОтАЭ). Далее они автоматически относятся на счет расхождения с корсчетом, на следующий день они также автоматически становятся на счета клиентов. Остальные документы ,поступившие в банк, вводятся бухгалтером вручную.
При вводе клиентских платежей осуществляется автоматический контроль по справочнику БИК, ключевым разрядам корреспондирующих счетов и полноте ввода информации. При завершении ввода информации администратор системы проводит централизованно обработку введенных документов с формированием и печатью реестров и сводных авизо для предоставления их в РКЦ. Факт завершения в текущем дне ввода информации по клиентским платежам определяется расписанием обработки либо устным распоряжением начальника учетно-операционного отдела. Сверка отпечатанных реестров с первичными документами, предоставленными клиентами осуществляется определенным работником бухгалтерии. По завершении сверки этот работник выдает устное распоряжение администратору системы о подготовке электронной посылки, после чего осуществляется ее отправка по системе электронной доставки в РКЦ.
Ввод документов проходящих по системе клиент-банк происходит под контролем уполномоченного лица, специальным программным обеспечением. Клиент, согласно графика, отправляет электронную посылку в банк. Уполномоченный исполнитель проверяет электронные посылки на достоверность и осуществляет печать нужного количества платежных поручений, которые передает исполнителям, контролирующим счет клиента. Затем проводит экспорт в общий массив электронных документов банка. Подготовка выписок для передачи в системе клиент-банк производится администратором системы по расписанию в автоматическом режиме.
Операции не связанные с клиентскими перечислениями, в течение операционного дня проводятся без ограничения времени ввода документов. В операционный интервал исполнитель имеет возможность видеть и распечатывать лицевые счета по проводимым операциям.
По завершению операционного времени (конец дня) администратор системы проводит общую обработку с выдачей лицевых счетов исполнителям. По завершению сверки лицевых счетов администратор системы осуществляет ряд технологических операций и выдачу аналитической и синтетической отчетности текущего дня. Это документы дня, бухгалтерский журнал, рублевый и валютный балансы, регистры сальдовых остатков, расшифровки кассы, ведомость снятых процентов, ведомость открытых и закрытых счетов. По завершению печати документов производится загрузка в архивы данных и формирование таблиц базы анализа работы банка. После этого все операции в этом дне считаются завершенными. Исправления допускаются только при осуществлении процедуры восстановления дня. Соответственно прекращается работа отделов банка с аналитическим комплексом программ до восстановления всей информации в восстанавливаемом интервале.
Администратор системы в течение операционного дня ведет журнал работы администратора в котором отражены все технологические моменты текущей работы.
По начислению процентов раз в месяц производится снятие накопленных процентов с выдачей ведомости снятых процентов. В ведомости снятых процентов определена корреспонденция счетов зачисления процентов. Снятые проценты зачисляются на счета в автоматическом или ручном режиме. По зачисленным процентам выдается специальная ведомость. После контроля этих ведомостей начальник учетно-операционного отдела выдает распоряжение администратору системы о правильности зачисления процентов. Администратор производит корректировку и экспорт в общий массив документов банка.
Особенности технологии сложившиеся
Для обеспечения отсутствия расхождения внутреннего кор.счета со счетом в РКЦ осуществлен ряд технологических моментов. Всегда одновременно открыты два операционных дня. Текущий сегодняшний и до 13-00 тАУ вчерашний, после 13-00 завтрашний. Платежи, полученные до 12-00, проводятся и отправляются в РКЦ сегодняшним днем, после 12-00 следующим днем. Сверка и обработка поступлений с выдачей лицевых производится только в текущем дне. Электронные поступления текущего дня РКЦ отправляет лишь утром следующего дня, поэтому администратор системы, полученные поступления зачисляет на счета сумм зачисленных на к/с но не проведенные на счета клиентов предыдущего дня (автоматически) и одновременно с этого же счета на р/счета клиентов поступления предыдущего дня также автоматически
2. Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций
Сектор внутрибанковских операций, платежи связанные с перечислениями корреспондентам банка проводит по схеме, описанной в п.1
Кроме осуществления платежей отдел внутрибанковских операций эксплуатирует программное обеспечение по учету заработной платы, учету бензина, склад, расходных и приходных кассовых ордеров, учет основных средств, учет нематериальных активов, счета фактуры. Эти программные комплексы работают автономно. Ввод и контроль входных документов осуществляются внутри соответствующих комплексов. Связь с массивом документов банка осуществляется либо посредством экспорта документов, либо вручную вводом в операционный день банка согласно правилам, определенным в п. 1
Бухгалтер рублевой бухгалтерии, оформляет счета фактуры на своем рабочем месте, общую книгу покупок-продаж формирует программный комплекс сектора внутрибанковских операций. Работник этого сектора имеет возможность печати и просмотра этой книги.
Перенос остатков при красном сальдо на парных счетах осуществляется автоматически в конце дня. Мемориальный ордер по этим проводкам выдается программным путем.
Операция закрытия отчетного периода осуществляется также в автоматическом режиме с формированием отчета о прибылях и убытках по форме 2 ОКУД и выдачей мемориальных ордеров по проведенным операциям.
3. Операция в операционном отделении
Платежи, связанные с клиентскими перечислениями, операционное отделение проводит по схеме, описанной в п.1. Основное отличие заключается в том, что документы группируются в специальные пачки и в электронном виде поступают в головной банк по графику обмена информации. Выписки по счетам, также согласно графика, в электронном виде приходят в операционное отделение. Работа операционного отделения по сберегательным операциям описана в п. 6
4. Обработка документов валютной бухгалтерии
Платежи, связанные с клиентскими перечислениями, валютная бухгалтерия проводит схеме, описанной в п.1. Особенности технологии электронного документооборота в части работы обменных и вкладных операций описаны ниже.
5. Обменные пункты
Документооборот в обменных пунктах складывается из двух частей. Документы, подготовленные в валютной бухгалтерии для обменных пунктов и документы собственно обменных пунктов.
В начале рабочего дня, вместе с инкассацией работник обменного пункта получает подготовленные в валютной бухгалтерии описи сумок и курсы покупки продажи валюты. После заполнения форм начала дня в специальном программном обеспечении, работник обменного пункта осуществляет покупку-продажу валюты, регистрируя каждую сделку. Программное обеспечение оперативно показывает количество купленной и проданной валюты, остаток рублей и валюты, количество совершенных сделок. По окончании работы, кассир обменного пункта выводит журналы и реестры установленной формы и подготавливает дискету с итогом работы обменного пункта. Эта информация передается в валютную бухгалтерию.
Валютная бухгалтерия принимает информацию с обменного пункта и автоматически, программным путем, формирует проводки, экспортируемые в общий массив документов банка. Описи сумок инкассации в валютной бухгалтерии готовятся также программным путем
6. Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия
В основу технологии обработки учетной информации для сберегательных операций положен принцип осуществления программного последконтроля и автономности работы. Открытие счета вкладных операций, начисление и снятие процентов, движение средств по счетам осуществляется непосредственно в сберегательной кассе. По окончанию операционного дня работник сберегательной кассы формирует групповые проводки в общий массив документов и в электронном виде (используя телефонный модем) отправляет их в централизованную бухгалтерию, на специальную машину. Одновременно готовится дискета с аналитической информацией и с инкассацией доставляется в централизованную бухгалтерию. Бухгалтер централизованной бухгалтерии осуществляет контроль и печать сводных мемориальных ордеров по проводкам в операционный день банка со специальной машины.
Аналитическая информация экспортируется в специальный программный комплекс, где осуществляется контроль начисления процентов, архивирование и расчеты специальных форм для нужд кредитного отдела и отдела ценных бумаг. Этот специальный комплекс дублирует все счета, открытые в сберегательных кассах и работает автономно от локальной сети банка. Бухгалтер централизованной бухгалтерии имеет возможность получить дубликат любой формы, прошедшей в сберегательной кассе.
Специальная машина обрабатывает только групповую информацию и имеет включение в сеть банка.
7.Стратегия технических решений, обеспечивающая работу электронных технологий
В основу принятия решений о технической модернизации и доукомплектования средствами вычислительной техники положен принцип ориентации на наличие программного обеспечения и трудоемкости выполняемой работы. В первую очередь модернизируются средства обеспечивающие работу банка в целом, далее отделы и группы, непосредственно обеспечивающие доходность и устойчивость банка. Рабочие места, занятые в технологическом цикле комплектуются средствами вычислительной техники только для выполнения конкретной задачи.
Вместе с этим смотрят:
РЖнвестицiйна дiяльнiсть комерцiйного банку та ii вплив на його фiнансовий стан
РЖнвестицiйна полiтика банкiв в Украiнi
РЖнкорпорацiя та консолiдацiя як первиннi форми систематизацii банкiвського законодавства Украiни
РЖнструменти пiдтримки платоспроможностi та лiквiдностi комерцiйного банку (на прикладi АКБ "Приватбанк")
РЖпотечне кредитування як механiзм залучення фiнансових ресурсiв для пiдприiмницькоi дiяльностi